“ผมเสียดายแทนจริงๆ ที่หลายคนทำงานหนักโดยไม่จำเป็น… ใช้เวลาในการทำงานเยอะโดยไม่จำเป็น รู้หรือไม่ว่าหากคุณฝึก Excel มากขึ้นอีกนิดแล้วล่ะก็ คุณจะเก่งและสามารถทำงานได้เร็วขึ้นมาก!”

นี่คือประโยคเริ่มต้นในคำนำของ หนังสือ Excel Level Up! ที่ผมเขียนไว้ ซึ่งเป็นเรื่องที่ผมเน้นมากมาโดยตลอด และมันคือวัตถุประสงค์ของการทำ inwexcel ออกมาเลยล่ะ!

แล้วทำไมผมต้องเน้นนักเน้นหนาเรื่องการลดเวลาในการทำงาน?

ก็เพราะเวลาเป็นหนึ่งในทรัพยากรที่ค่าที่สุดนั่นเอง! แถมเวลาคุณจะยิ่งมีค่าเยอะมากขึ้นเรื่อยๆ ตามกาลเวลาด้วย…
ยิ่งคุณรวยมากขึ้น เวลาก็จะยิ่งมีค่ามากขึ้นไปเรื่อยๆ จนถึงขนาดมี Joke ที่บอกว่า ถ้า บิล เกตส์ ทำเงินตกพื้น $1,000 เค้าก็ไม่จำเป็นต้องก้มเก็บ เพราะว่ารายได้เค้ามากถึงวินาทีละ $250 นั่นเอง (แป๊ปเดียวก็ได้คืนแล้ว!)

ดังนั้นเวลาของ Bill Gates จึงมีคุณค่าอยู่ที่ $250 ต่อวินาทีนั่นเอง…

คุณค่าจริงๆ ของคนเรานั้นมากกว่าค่าจ้างนะ

สมมติว่ามีคนจ้างคุณทำงานด้วยเงิน ชม.ละ 100 บาท แปลว่าคุณค่าที่คุณสร้างให้นายจ้างได้จริง จะต้องมากกว่า 100 แน่นอน เพราะถ้าจ้างแล้วไม่กำไร เค้าจะจ้างทำไม? อีกไม่นานคงต้องเลิกจ้างแล้วล่ะ… ดังนั้นเวลา 1 ชม. ของคุณย่อมมีคุณค่ามากกว่า 100 บาทที่เป็นค่าจ้างของคุณจริงมั้ยครับ?

ผมจึงขอเรียกค่าจ้างของคุณ ว่าเป็นคุณค่าขั้นต่ำของคุณแล้วกัน

แล้วเวลาของคุณมีค่าขั้นต่ำเท่าไหร่ล่ะ?

คุณค่าเวลาของพวกเรา โดยเฉพาะมนุษย์เงินเดือน ก็จะคิดจากค้าจ้างซึ่งเป็นรายได้ต่อเดือน
สมมติว่า ผมเงินเดือนประมาณ 22,000 บาท จะคิดเป็นรายได้ต่อชั่วโมงดังนี้

สมมติทำงาน 22 วัน/เดือน x 8 ชม./วัน = 22,000/22/8 = 125 บาท / ชม. หรือ คิดใน Excel ได้ดังนี้

your-time-value-1fix2

ซึ่งจะเห็นว่า ไม่มีอะไรซับซ้อน การคำนวณแบบนี้ใครๆ ก็ทำได้จริงมั้ยครับ?… แต่ถ้าคุณอยากจะทำตารางสรุปผลให้เห็น รายได้ต่อชั่วโมง เมื่อระดับเงินเดือนเปลี่ยนไปล่ะ?

ถ้าการคำนวณไม่ซับซ้อนมาก เราอาจเขียนสูตรให้อยู่บรรทัดเดียวกัน แล้วลาก Copy สูตรลงมาได้แบบนี้

your-time-value-2

ซึ่งยิ่งถ้าข้อมูลมีหลาย Step ก็จะเปลืองที่ค่อนข้างมาก

ดังนั้น วันนี้ผมมีวิธีทำอีกแบบนึงมาเสนอ นั่นก็คือ ใช้เครื่องมือ Data Table มาช่วยนั่นเอง

การใช้เครื่องมือ Data Table พื้นฐาน

ก่อนอื่นให้เตรียมข้อมูลลักษณะแบบนี้ครับ มี 2 จุดที่สำคัญ คือ

  1. ใส่ค่าที่จะทดลองเปลี่ยนค่าไปเรื่อยๆ เช่น ในที่นี้คือ ผมลองเปลี่ยนระดับเงินเดือนต่างๆ กัน
  2. ใส่ค่าผลลัพธ์ที่ต้องการเอามาแสดงผล ในที่นี้คือ รายได้ต่อชั่วโมง ซึ่งตรงนี้ให้ กด = แล้ว Link ไปที่ช่องผลลัพธ์ที่คำนวณไว้แล้ว ได้เลยครับ (ในที่นี้ =B4)

your-time-value-3

  • จากนั้นให้ลากคลุมช่อง B7:C14 ให้คอลัมน์ซ้ายสุดคลุมช่วงเงินเดือน แถวบนสุดเริ่มที่ค่าผลลัพธ์คือแถว 7
  • จากนั้นไปที่ Data –> Data Tools –> What-if Analysis –> Data Table…

your-time-value-4fix

ที่นี้เราจะลองเปลี่ยนระดับเงินเดือน ซึ่ง เรียงกันอยู่ในรูปแบบคอลัมน์ ดังนั้นเราต้องใส่ค่า เงินเดือน ลงใน Column Input Cell นั่นเองครับ ซึ่งเงินเดือนที่เป็นค่า Input จริงๆ อยู่ที่ช่อง B1 ครับ

ดังนั้นให้ไปที่ช่อง Column input cell แล้วไปจิ้มที่ B1 ได้เลย จากนั้นกด Ok เลยครับ!

your-time-value-5

จะเห็นว่าผลลัพธ์ออกมาได้ตามที่เราต้องการเลยครับ!

สังเกต จะเห็นว่าสูตรมี { } ครอบ แสดงว่าเป็น Array ครับ ซึ่งเราจะไม่สามารถลบช่องใดช่องหนึ่งทิ้งได้ ถ้าลบต้องลบทั้ง C8:C14 เลยครับ

สรุปแล้ว Data Table คืออะไร?

มันก็คือเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ แสดงผลลัพธ์การคำนวณเมื่อข้อมูล Input เปลี่ยนแปลงไปหลายๆ ค่า ซึ่งเรียกเท่ๆ ได้ว่า “Sensitivity Analysis” นั่นเอง

แล้วถ้าอยากได้ผลลัพธ์มากกว่า 1 ตัวล่ะ?

กรณีนี้ถือว่าเป็นกรณีที่ Input ที่เปลี่ยนเล่นยังมีตัวเดียว คือ เงินเดือน แต่อยากได้ผลลัพธ์มากกว่า 1 ตัว
เช่น อยากได้รายได้ชั่วโมงด้วย และค่า OT ด้วย (สมมติคือ 1.5 x รายได้ต่อชม.)

your-time-value-6fix

แบบนี้เราก็สามารถจัด Data Table ใหม่ ให้มี Output 2 ตัวได้ครับ

your-time-value-7

จากนั้นลากคลุม B9:D16 แล้วสร้าง Data Table โดยให้ เงินเดือน B1 เป็น Column Input Cell เหมือนเดิม

your-time-value-8

จากนั้นกด Ok ได้เลย

your-time-value-9

ทีนี้ถ้าเกิดว่าอยากให้เปลี่ยน Input เล่น 2 ตัวล่ะ

เช่น ผมจะเปลี่ยน เงินเดือน และ ชม.ทำงานต่อวัน ซึ่งเราจะใช้ Data Table แบบใส่ Input 2 ตัว คือทั้ง Column input cell และ Row input cell นั้นเอง ซึ่งแบบนี้ปกติจะแสดงผลลัพธ์ได้แค่ตัวเดียว ในที่นี้ผมเลือกที่จะแสดงรายได้ต่อชั่วโมงอย่างเดียวนะครับ

your-time-value-10

ซึ่งเวลาเลือกช่องที่จะเปลี่ยนค่าเล่น มีหลักการจำดังนี้

  • ชม.ทำงาน (B3)  เรียงตัวเป็นแถว เราเลยใส่ไว้ใน Row Input Cell
  • เงินเดือน (B1) เรียงตัวเป็นคอลัมน์ เราเลยใส่ไว้ใน Column Input Cell

กด ok สิ่งมหัศจรรย์ก็จะเกิดขึ้น!

your-time-value-11

เห็นมั้ยครับ ว่าเราเห็นผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลงระดับ รายได้ต่อชั่วโมง เมื่อเงินเดือนและชั่วโมงในการทำงานเปลี่ยนไปอย่างชัดเจนเลย!

ผมลองปรับ Format ให้เป็น Currency แล้วใส่ Conditional Formatting เข้าไปจะยิ่งเห็นชัดเลยครับ ว่า ถ้าเราลดเวลาการทำงานลงได้ คุณค่าของเวลาเราจะมากขึ้นขนาดไหน!

your-time-value-12

เห็นแบบนี้แล้ว อย่าลืมลดเวลาในการทำงานลงพร้อมกับรักษาคุณภาพของงานไว้ให้ได้นะครับ รับรองชีวิตรุ่งแน่นอน!

ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือที่จะช่วยลดเวลาการทำงานคุณได้ก็คือ Excel ที่อยู่ในคอมพ์ที่คุณใช้นี่แหละ
ใช้ Excel ให้เต็มประสิทธิภาพครับ แล้วจะไม่มีอะไรฉุดคุณอยู่อีกต่อไป!

จริงๆ แล้ว Data Table ยังทำอะไรได้อีกเยอะ!

เราเอาไปประยุกต์ใช้ได้หลายเรื่องมากๆ เช่น ผมทำงานธนาคาร ผมก็ทำตารางแบบนี้ออกมาได้เลย ว่า ถ้าลูกค้ากู้ 1,000,000 บาท ผ่อน xx งวด ดอกเบี้ย yyy% จะผ่อนเดือนละเท่าไหร่เป็นต้น ซึ่งผมเชื่อว่าคุณเองก็คงมีสิ่งที่เอาไปประยุกต์ใช้ได้แน่นอน ลองหาดูนะครับ

แต่ Data Table ไม่ได้ทำได้เพียงเท่านี้!! เดี๋ยวบทความถัดๆ ไป ผมจะมาบอกวิธีว่า ถ้า Input มีมากกว่า 2 ตัวจะทำยังไง? รวมถึงจะแสดงผลลัพธ์มากกว่า 2 ตัวโดยที่มี Input มากกว่า 1 ตัวยังไงด้วย ห้ามพลาดเด็ดขาด!!