Function Auditing

ความผิดพลาดเป็นเรื่องธรรมชาติ

พอเราเริ่มเขียนสูตรไปแล้ว ผมรับรองเลยว่าคุณจะต้องเจอ Error ในรูปแบบต่างๆ โดยเฉพาะคนที่เริ่มเขียนสูตรใหม่ๆ ด้วยวิธีการพิมพ์ใน Formula Bar ยิ่งอาจเจอ Error สูงมาก ซึ่งคนที่ไม่เคยเจอ Error เลยใช่ว่าจะเก่งเสมอไปนะครับ มันสามารถตีความได้ว่ายังเขียนสูตรไม่เยอะหรือไม่ยากพอต่างหาก ดังนั้นขอให้มองว่าการเจอ Error เป็นสิ่งที่ดีครับ เพราะหากเราเขียนสูตรแล้ว Error แล้วเราแก้ไขมันได้ นั่นเท่ากับเราได้เรียนรู้อะไรบางอย่างแล้วล่ะ หรือที่เรียกกันว่า “ผิดเป็นครู” นี่แหละ เอาล่ะ แล้วมันจะ Error ในรูปแบบไหนได้บ้าง แล้วจะแก้ไขได้ยังไง มาดูกันครับ

รูปแบบของ Error ใน Excel

รูปแบบของ Error ความหมายและแนวทางแก้ไข
#VALUE! มี 2 กรณีหลักๆ คือ1.เราใส่ข้อมูลผิดประเภทลงไป เช่น ใส่ Text ลงไปใน Argument ที่จะต้องเป็น Number  เช่น =LEFT(“inwexcel”,“abc”) เป็นต้น2.ใส่ข้อมูลเป็น Range ลงไปใน Argument ที่ควรจะใส่ Cell เดียว เช่น =LEN(A1:C1) เป็นต้น ซึ่งถ้าต้องการจะทำแบบนี้ จะต้องใช้สูตรแบบที่ Advance กว่าปกติที่เรียกว่า Array Formula แทน ซึ่งเราจะมาเรียนรู้กันบทท้ายๆ เลยครับ
#NAME? เกิดขึ้นเพราะเราระบุชื่อ Function หรือ Defined Name ที่ไม่มีอยู่จริง
#NUM! ตัวเลขที่ใช้มีปัญหา เช่น มีค่าน้อยหรือมากเกินไป
#DIV/0 เกิดจากการหารด้วยช่องที่มีค่าเป็น 0 หรือเป็น Blank
#REF! ใส่ Cell Reference ที่ไม่มีตัวตน มักเกิดจากการไปลบ Cell/Row/Column หลังจากใส่สูตรไปแล้ว
#N/A หากข้อมูลไม่เจอ มักเกิดกับ Function พวก Lookup ข้อมูลต่างๆ
#NULL! เกิดจาการใช้ Reference Operator ที่เป็นแบบ Intersect (หาส่วนที่ซ้อนทับกัน) โดยใช้เครื่องหมาย ช่องว่าง แต่ปรากฏว่าไม่มี Range ที่ Intersect กันเลย บางที Error นี้อาจเกิดจากการไม่ได้ตั้งใจพิมพ์เครื่องหมาย space ลงไปก็ได้
######## จริงๆ แล้วอันนี้ไม่ใช่ Error ครับ เพียงแต่ข้อมูลมันยาวเกินกว่าที่จะแสดงให้เห็นใน 1 ช่องได้ เราจะต้องยืดความกว้างคอลัมน์ให้กว้างขึ้น หรือเปลี่ยนรูปแบบ Number Format ให้ตัวเลขมันสั้นลง (เช่นใส่ comma ต่อท้าย ให้กดลงทีละหลักพัน) ถึงจะมองเห็นครับ

(more…)

By Sira Ekabut, ago
สารพันปัญหา Excel

แนวทางแก้ไขเวลา Excel เอ๋อ ไม่ยอมคำนวณค่าในสูตร

เมื่อ Excel เอ๋อ… หลายๆครั้งเวลาเพื่อนๆทำงานใน Excel อาจพบกับอาการที่ Excel เอ๋อๆ อาจมีหลายอาการ เช่น การคำนวณไม่ยอม Update เช่น ค่าที่อ้างอิงเปลี่ยนไปแล้ว แต่ค่าในผลลัพธ์ไม่ยอมเปลี่ยน มีการค้างเครื่องหมายเท่ากับไว้เลย เช่น =30*5 ดันไม่ยอมคำนวณออกมาเป็น 150 แต่ขึ้นค้างเป็น =30*5 อยู่อย่างนั้น วิธีแก้ไขอาการ Excel ไม่ Update ค่า ลองกด F9 เพื่อ Re-Calculate ดูก่อน เพราะบางทีเราอาจไปเผลอตั้งค่าให้ Excel ทำ Read more…

By Sira Ekabut, ago