Array Formula

แฉ 10 ความลับของ Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน!

Excel นั้นยิ่งใช้ ยิ่งศึกษา ยิ่งพบความน่าพิศวง... เพราะมันมีอะไรหลายอย่างมากๆ ที่ถูกเก็บซ่อนเอาไว้ หรือ ไม่ได้แสดงให้เห็นอย่างเด่นชัดนัก วันนี้ผมจะขอมาแฉ 10 ความลับของ Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน! เอาให้เพื่อนๆ ของคุณงงไปเลยว่าคุณรู้เรื่องพวกนี้ได้ยังไง

1. ใช้ Space เป็นเครื่องหมายเชื่อม Cell Reference ก็ได้

เพื่อนๆ คงรู้จักตัวเชื่อม Cell Reference  อย่าง colon (:) ที่ใช้เชื่อมข้อมูลเป็นช่วง หรือตัว comma (,) ที่ใช้เชื่อม Cell ที่ไม่ต่อเนื่องกัน เป็นอย่างดีอยู่แล้ว แต่ผมพนันเลยว่า หลายๆ คนคงไม่รู้จักตัวเชื่อมที่เป็นช่องว่าง (space) แน่นอน ถ้าเปรียบ comma (,) เป็นตัวเชื่อมในวิชาตรรกศาสตร์หรือเซ็ตแล้ว มันจะคล้ายเครื่องหมาย union เพราะเป็นการเชื่อม Range หลายๆ อันเข้าด้วยกัน แต่เจ้าตัวเชื่อมที่เป็นช่องว่าง (space) นั้น ทำหน้าที่เป็นเครื่องหมาย intersect นั่นคือจะให้ผลลัพธ์ที่เป็นช่องที่ซ้อนทับกัน ของ Range ที่เราเลือกไว้นั่นเอง (Intersection) excel-secret-8 ตัวอย่างเช่น =B1:C15 A7:E8 (มี space คั่น) จะให้ผลเป็น Range B7:C8 ที่ระบายสีตามรูปนั่นเอง (อาจจะเอาไปใช้ต่อได้ เช่น SUM เป็นต้น)

2. อ้างอิงข้อมูลจากหลายชีทด้วย 3D Reference

รู้หรือไม่ว่าเราสามารถอ้างอิง Cell Reference แบบ 3 มิติได้ นั่นคือ เป็นการอ้างอิง Cell Reference แบบทะลุข้าม Worksheet นั่นเอง ทำยังไงมาดูกันครับ excel 3d cell reference แทนที่จะใส่การอ้างอิงไปที่ชีทเดี่ยวๆ ตามการอ้างอิงปกติ (เช่น =Sheet1!B2 ) เราสามารถใส่ชื่อชีทแบบเป็นช่วงได้ โดยใส่ชีทที่เป็นจุดเริ่มต้น ตามด้วยเครื่องหมาย colon (:) และ ตามด้วยชีทที่เป็นจุดสิ้นสุดลงไปได้เลย เช่น =SUM(Sheet1:Sheet3!B2:D4) เพียงเท่านี้ มันก็จะทำการบวกข้อมูลช่อง B2:D4 เริ่มจาก Sheet1 ไปจนถึง Sheet3 นั่นคือจะรวม Sheet1, Sheet3 และ Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระกว่างทั้งสอง Sheet ด้วย! คำว่า "Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระกว่างทั้งสอง Sheet" หมายความว่า หากในอนาคตเรามีการเพิ่ม Sheet แล้วย้าย Sheet นั้นมาอยู่ระหว่าง Sheet 1 กับ 3 นี้ มันก็จะถูกบวกเข้าไปในผลรวมไปด้วย!! ฟังก์ชั่นที่สามารถใช้ 3D-Reference ได้ ดูได้ที่นี่ => http://office.microsoft.com/en-001/excel-help/create-a-3-d-reference-to-the-same-cell-range-on-multiple-worksheets-HP010102346.aspx

3. Paste เป็น Value กับ Format พร้อมกันได้ง่ายๆ

หากเราต้องการ Copy ข้อมูลที่เป็นสูตรเพื่อที่จะมา Paste ลงอีกที่นึงเป็น Value กับ Format พร้อมกัน ปกติเราจะทำได้อย่างมากคือ Paste เป็น Value ทีนึง และ Paste Format อีกทีนึง ไม่สามารถทำพร้อมกันได้ และบางทีก็ชอบมีปัญหาด้วย โดยเฉพาะเวลามี Cell ที่ Merge กันอยู่จะทำให้ Paste ไม่ลง paste-value-format ผมมีเทคนิคเจ๋งๆ มาแนะนำให้ครับ นั่นก็คือ ให้เปิดโปรแกรม Excel อีกอันนึงขึ้นมา (ให้เหมือนเราเข้าโปรแกรม Excel ใหม่อีกรอบ) แล้วสร้างไฟล์ใหม่หรือเปิดไฟล์งานที่ต้องการ Paste ห้ามกด New Workbook หรือ Open Workbook จากโปรแกรม Excel เดิม) จากนั้นค่อยกด Copy จากไฟล์ต้นฉบับ แล้ว Paste ลงไปที่อีกไฟล์นึงไปตรงๆ ไม่ต้องมี Special อะไรทั้งสิ้น เพียงเท่านี้มันจะเป็นการ Paste เป็น Value กับ Format พร้อมกันโดยอัตโนมัติ การทำแบบนี้มีข้อเสียคือ เราจะไม่สามารถ Link หรืออ้างอิงสูตรข้ามไฟล์ในลักษณะนี้ได้ ซึ่งต่างจากการเปิด Workbook ใหม่ หรือ Open File จาก Excel โปรแกรมเดิม (more…)

By Sira Ekabut, ago
Date Functions

เทคนิคการแปลงวันที่จาก พ.ศ. เป็น ค.ศ. แบบง่ายๆ ใน Excel

บางครั้งเวลาเรากรอกข้อมูลใน Excel โดยตั้งใจกรอกเป็นวันที่ 31 มกราคม ปี พ.ศ. 2557 เราก็เลยกรอกลงไปว่า 31/01/2557 แต่สิงที่ Excel เข้าใจ คือ มันจะมองว่าเป็น ค.ศ. 2557 (หรือ พศ. 3100 )ต่างหาก!! ไม่ใช่ พ.ศ. 2557 อย่างที่เราอยากได้ (อันนี้ผิดในแง่ข้อมูลเลยนะครับ ไม่ใช่เรื่องของ Format) convertdate ซึ่งบางคนคิดว่าไม่เห็นเป็นไร เราเข้าใจว่าเป็น พศ. 2557 เองก็ได้ อันนี้เป็นความคิดที่ไม่ถูกต้องครับ เพราะทุกอย่างจะผิดเพี้ยนไปหมด ทั้งวันที่นี้คือวันจันทร์ อังคาร พุธ หรืออะไรก็จะผิดหมด แถมบางปีมี 29 กพ. โผล่มาอีกทั้งๆที่ปีนั้นถ้าอยู่ถูกปฏิทินจะมีแค่ 28 กพ.  ดังนั้นการแก้วันที่ให้ถูกปฏิทินจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก บางทีเราอาจมี Input ทำนองนี้อยู่มากมาย (เช่น Import มาจาก Database อื่นแล้วผิด Format มาเลย) จะไล่แก้ทีละอันก็ใช่เรื่อง... วันนี้ผมเลยมีวิธีแปลงข้อมูลพวกนี้ให้ถูกต้อง โดยแก้ปัญหา  พศ. กับ คศ. แบบง่ายๆ มาให้ครับ จริงๆทำได้หลายวิธีมาก ผมขอแนะนำซัก 2 แบบละกัน

วิธีแรก ใช้ฟังก์ชั่น EDATE มาช่วยครับ (ผมแนะนำวิธีนี้ เพราะง่ายมาก)

สมมติ ในช่อง A1 เป็น 31/01/2557 (excel เข้าใจว่าเป็น คศ. 2557 ) แล้วเราจะแปลงให้เป็น 31/01/2014 โดยใช้สูตรมาช่วย มาดูกันครับว่าทำยังไง วิธีคือ =EDATE(ช่องวันที่,-543*12) เดี๋ยวผมจะอธิบายว่าทำไมเขียนแบบนี้ครับ ก่อนอื่นต้องรู้จักฟังก์ชั่น EDATE ซะก่อนครับ... คร่าวๆคือมันสามารถเพิ่ม/ลด วันเข้าไปในวันที่ที่เรากำหนด โดยมีหน่วยเป็นเดือน โดยไม่สนว่าแต่ละเดือนจะมีกี่วัน เช่นจะมี 28, 29, 30 หรือ 31 วันก็ไม่สน

วิธีการเขียนสูตร EDATE

= EDATE(start_date,months)
เช่น (more…)

By Sira Ekabut, ago
Basic Formula

การแปลงค่าจาก ตัวหนังสือ <=> ตัวเลข

ทำไมต้องแปลงค่า? หากเราใช้ข้อมูลที่มีรูปแบบไม่ตรงตามที่ต้องการ อาจเปิดปัญหาในการใช้สูตร เช่น Lookup ค่าไม่เจอ ก็เป็นไปได้ครับ วิธีแปลงค่า จากตัวหนังสือ => ตัวเลข ใน Excel วิธีที่ง่าย และได้ผลที่สุด คือ เอาไปคูณ 1 ครับ เช่น ในช่อง A1 มีตัวหนังสือว่า 000540 หากจะแปลงไปเป็นตัวเลข และแสดงผลในช่อง B1 ในช่อง B1 ให้เขียนว่า =A1*1 ซึ่งจะได้ค่าเป็น 540 แบบเป็น Number นั่นเอง Read more…

By Sira Ekabut, ago