co-create
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


 

Table คืออะไร?

Table (ชื่อเก่าใน Excel 2003 เรียกว่า List) เป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาใช้กับการทำงานกับข้อมูลในลักษณะ Database โดยเฉพาะ ซึ่งทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก เพราะมันได้รวบรวมเครื่องมือและความสามารถหลายๆ อย่างเอาไว้มากมาย เช่น การขยายขอบเขตข้อมูลอัตโนมัติ (Dynamic Range), การใส่สูตรอัตโนมัติ, การ Filter & Sort, การใส่รูปแบบสีสลับแถวเพื่อให้สังเกตข้อมูลที่อยู่บรรทัดเดียวกันง่ายขึ้น, การสรุปข้อมูลแบบอัตโนมัติ เป็นต้น  ซึ่งเดี๋ยวจะอธิบายต่อไป

โดยความสามารถที่เพิ่มมานี้ต้องแลกกับ Layout ที่ไม่ Flexible เหมือนกับ Range ปกติ เพราะต้องอยู่ในรูปแบบตารางที่มีหัวตารางชัดเจนเท่านั้น

การสร้าง Table

เราสามารถสร้าง Table ได้ด้วยวิธีดังนี้

  1. เลือกช่องของข้อมูลที่ต้องการ
  2. กด
    [Insert] –> Tables –> Table (Ctrl+T) หรือ
    กด [Home] –> Styles –> Format as Table ก็ได้
ก่อนจะทำเป็น Table หลังทำเป็น Table
 table-pre  table-1

การตั้งชื่อให้ Table

สามารถตั้งชื่อ Table (เพื่อเอาไว้อ้างอิงง่ายๆ ในอนาคต) ได้โดย
คลิ๊กที่ Table แล้ว [[Design]] –> Properties –> Table Name: แล้วกรอกเลย (ปกติจะเป็น Table1)

ข้อดีของการใช้ Table

รูปแบบสวยงาม

การใส่สีกลับแถว สามารถช่วยให้ดูง่ายว่าข้อมูลบรรทัดไหนเป็นบรรทัดเดียวกัน จะมองหัวตารางเสมอ เวลาเลื่อนข้อมูลไปดูไกลๆ เช่น ลงข้างล่าง (หัวตารางจะขึ้นมาแสดงแทนชื่อคอลัมน์ A B C ตามปกติ)

always-header

รวมเครื่องมือ Filter และ Sort ไว้ให้โดยอัตโนมัติ

ไม่ต้องมานั่งใส่ Auto Filter เองให้เมื่อย เจ้า Table ทำให้เองครับ

filter

เลือกข้อมูลได้ง่าย

สามารถเลือกข้อมูลทั้งแถว (ใน Table เรียกว่า Record) หรือทั้งคอลัมน์ (ใน Table เรียกว่า Field) ก็สามารถเลือกได้อย่างง่ายดาย วิธีการคือ เลื่อนเม้าไปที่ขอบ Table (ขอบบน เลือก Field / ขอบซ้าย เลือก Record) จะปรากฏเป็นรูปลูกศรสีดำทึบขึ้นมาให้กดได้อย่างสบายๆ ครับ

สามารถกด Tab เพื่อเลื่อน Cursor ไปด้านขวาเรื่อยๆ พอหมดคอลัมน์ใน Record นั้น ก็จะเลื่อนไปยังคอลัมน์แรกของ Record ใหม่ให้เองได้ด้วยครับ

เพิ่มข้อมูลได้ง่าย

เวลาจะเพิ่มข้อมูล เพียงกดเลือกไปที่แถวที่อยู่ใต้ Table/หรือทางขวาของ Table แล้วพิมพ์บางอย่างลงไป  เมื่อใส่ข้อมูลเสร็จ Table มันจะขยายมารองรับให้เอง หรือจะใช้วิธีกดปุ่ม Tab หลังจาก Cursor อยู่ช่องขวาล่างสุดก็ได้ครับ

tab

ขยายช่วงการอ้างอิงให้โดยอัตโนมัติ (Dynamic Range)

ข้อนี้เป็นคุณสมบัติที่ผมว่าเจ๋งที่สุดของ Table เพราะมันทำให้เราสบายขึ้นมากเวลาจะอ้างอิงข้อมูลมาที่ตารางที่ต้องการ โดยไม่ต้องกลัวว่าจะมีข้อมูลเพิ่มขึ้นหรือลดลง

เช่น ตอนแรกตารางสมมติว่าชื่อ Table1 คลุมพื้นที่แค่ A1:E10 ซึ่งคุณใช้ชื่อ Table1 ไปอ้างอิงในสูตรต่างๆ เช่น Vlookup หรือเอาไปใช้ในเครื่องมืออื่น เช่น PivotTable ไปแล้ว แต่ต่อมามีการเพิ่มข้อมูล ทำให้ตารางใหญ่ขึ้นเป็น A1:H20 คุณก็ไม่ต้องไปแก้ Reference ในสูตร หรือในเครื่องมือที่สร้างไว้แล้วอีกเลย พูดง่ายๆ ว่าข้อมูลจะเพิ่มจะลดก็ไม่กลัว สะดวกมากๆ ครับ

สรุปข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ

ต้องการ SUM, AVERAGE หรือจะ Function อะไรก็กำหนดได้ทั้งนั้น โดยจะสรุปอยู่ท้ายตารางโดยอัตโนมัติ แม้จะมีข้อมูลใหม่เพิ่มก็จะยังอยู่ใต้สุดของ Table เสมอ เพียงแค่ติ๊กเลือกให้แสดง Total Row

total-row

จากนั้นเลือกวิธีสรุปที่ต้องการในแต่ละคอลัมน์จาก Dropdown

total-row-2

ใส่สูตรให้โดยอัตโนมัติ

ใส่สูตรแค่ทีเดียว เมื่อใส่ข้อมูลบรรทัดถัดไป สูตรจะถูก Copy ลงมาให้โดยอัตโนมัติด้วยสูตรเดียวกัน แต่จะเป็นวิธีอ้างอิง Reference อีกแบบ ซึ่งจูดในส่วนถัดไปอีกที

auto-copy-formula

 

การใส่สูตรและการอ้างอิงข้อมูลใน Table

การใส่สูตรใน Table สามารถเลือกใส่สูตรในอีกรูปแบบหนึ่ง เรียกว่า Structure Reference ได้ (เรายังสามารถใส่สูตรแบบ Cell Reference ปกติที่เราศึกษามาก่อนหน้านี้ได้อยู่ แต่ต้องพิมพ์เอง)  ซึ่งการเขียนสูตรแบบ Structure Reference มีข้อดีคือ ทำให้อ่านสูตรแล้วเข้าใจได้ง่าย เนื่องจากใช้หัวตารางเป็นตัวอ้างอิง และสะดวกในการอ้างอิงแบบ Dynamic Range ซึ่งเป็นจุดเด่นของ Table ด้วย

การอ้างอิงแบบเต็มรูปแบบ

สิ่งที่ผมกำลังจะบอกต่อไปนี้ ไม่ต้องจำ เพราะคุณสามารถ กด = แล้วจิ้มสิ่งที่ต้องการได้เลย ซึ่งเป็นเทคนิคเดียวกับตอนที่เรียนรู้เรื่อง Cell Reference ปกติในบทแรกๆ ครับ

TableName[[#Column Specifier],[Column Header]] โดยที่แต่ละส่วนมีความหมายดังนี้

  • TableName คือ ชื่อตาราง
  • [#Column Specifier]คือตัวที่ระบุว่าจะเอาส่วนไหนของTableกลับมา โดยเลือกได้
    • [#Headers] หมายถึง เฉพาะส่วนของ Column Header
    • [#Data] หมายถึง ตัวข้อมูลจริงๆ
    • [#Totals] หมายถึง ส่วนของ Total Row ที่ทำหน้าที่สรุปข้อมูล
    • [#All] หมายถึง ส่วนทั้งหมด คือ ทั้ง Header, Data, และ Totals รวมกัน
    • [#This Row] หมายถึงการอ้างอิงสิ่งที่อยู่ในแถวเดียวกัน
  • [Column Header] คือ ชื่อของ Column ที่เราต้องการจะอ้างอิง

การลดรูปการอ้างอิง

  • เราสามารถลดรูป โดยไม่ระบุ [#Column Specifier] ได้ ซึ่งจะหมายถึงการอ้างอิงไปที่ [#Data] โดยปริยาย ซึ่งจะทำให้เหลือเพียง TableName[Column Header] เท่านั้น
  • นอกจากนี้ใน Excel Version 2010 ขึ้นไป เราสามารถลดรูป [#This Row] เหลือเพียงเครื่องหมาย @ ซึ่งทำให้รูปแบบเหลือเพียง TableName [@Column Header] เท่านั้น
  • ยิ่งถ้าอ้างอิงในตารางเดียวกันก็จะเหลือแค่ [@Column Header] เท่านั้นเอง  

ตัวอย่าง

Table Name : SalesTable

ให้สังเกตดูเส้นประ ว่ากำลังอ้างอิงส่วนไหนอยู่นะครับ

อ้างอิง Data ทั้งหมด(กดเลือกที่มุมซ้ายบนของ Table ได้เลย)

alldata

อ้างอิง Table ทั้งหมด (ต้องกดเลือก All Data แล้วพิมพ์เพิ่มเอา)

อาจไว้ใช้ในสูตรพวก VLOOKUP หรือ INDEX ในส่วนของตารางอ้างอิงได้

alltable

อ้างอิง Header ทั้งหมด

อาจเอาไว้ใช้ในสูตรพวก MATCH ในสูตรของ Lookup_array ได้

all-header

อ้างอิง Header เดียว

one-header

อ้างอิง Data ในคอลัมน์เดียว

one-data

อ้างอิง Total ในคอลัมน์เดียว

one-total

อ้างอิง Data ในหลายๆ คอลัมน์ต่อเนื่องกัน

multiple-data

อ้างอิง Data ในหลายๆ คอลัมน์ไม่ต่อเนื่องกัน

multiple-data2

อ้างอิง Data จากคอลัมน์อื่นในแถวเดียวกัน

มักจะใช้ในการเขียนสูตรใน Table เอง อย่างที่พูดไว้ตอนแรกว่าใส่สูตรแค่บรรทัดเดียว แล้ว Table จะใช้สูตรนั้นกับทุกๆ บรรทัดเองโดยอัตโนมัติ

same-row

 

ข้อจำกัดของการใช้ Table

เราไม่สามารถทำการ Share Workbook ที่มีการใช้ Table ได้ ซึ่งเรื่องการ Share Workbook จะมีอธิบายภายหลังครับ

การแปลง Table กลับเป็น Range ปกติ

ในบางสถานการณ์คุณอาจรู้สึกไม่ชอบเจ้า Table นี่เท่าไหร่ เพราะไม่ Flexible ในการใส่สูตร หรือแก้ไขข้อมูลมากนัก ไม่ต้องห่วงครับ! คุณสามารถแปลงมันกลับเป็น Range ปกติแบบดั้งเดิมได้

ให้ไปที่คลิ๊กที่ Table แล้ว [[Design]] –> Tools –> Convert to Range เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย