การใช้ Fill Handle คือการใช้ Mouse เลือกที่มุมขวาล่างของ Range ที่เลือกไว้แล้วลากไปในทิศทางต่างๆ ซึ่งคนทั่วไปมักจะรู้จักความสามารถของมันไม่กี่แบบเท่านั้น ทั้งๆ ที่ Fill Handle มีความสามารถหลายแบบมากๆ ดังนี้

เทคนิค 1 : คลิ๊กซ้ายแล้วลาก Fill Handle ลงมา

กรณีที่ Excel ไม่คิดว่ามี Pattern (เช่นเป็นเลขช่องเดียว หรือเป็นสูตร หรือ ข้อความที่ไม่มีตัวเลข) :
จะเป็นการ Copy Cells นั่นคือ การ Copy ช่องต้นฉบับลงมา (ไม่ว่าจะเป็นค่า คงที่ หรือ สูตร)

web-fill-1

กรณีที่ Excel คิดว่ามี Pattern (เช่น เป็น Text ที่มีตัวเลข, เป็น เดือน, วันที่, เวลา , อันดับ, เป็นเลขตั้งแต่ 2 ช่องขึ้นไป) :
จะเป็นการ Fill Series หรือใส่เลขไล่ลำดับตาม Pattern ลงมา เช่น Run เลขต่อเนื่องให้

web-fill-2
หากเริ่มพิมพ์เลข 2 ลำดับขึ้นไป (มันเริ่มจะมี Pattern) แล้วลาก Fill Handle มันจะเดาเลขต่อไปให้โดยอัตโนมัติ

web-fill-3

เทคนิค 2 : หากในเทคนิคที่ 1 เรามีการกด Ctrl ค้างไว้ด้วย

จะให้ผลสลับกันจากปกติ นั่นคือ จากเดิมเป็น Copy Cells ก็จะกลายเป็น Fill Series หรือ จากเดิม Fill Series กลายเป็น Copy Cells

กรณีที่เดิม Excel ไม่คิดว่ามี Pattern : จะกลายเป็นการ Fill Series โดยใส่ Series เลข Running ลงไปต่อจากเลขแรก

web-fill-4

กรณีที่เดิม Excel คิดว่ามี Pattern : จะเป็นการ Copy Cells คือ บังคับให้ใช้ค่าต้นฉบับ

web-fill-5

ถ้ากรณีต้นฉบับมีมากกว่า 1 แถว จะเป็น Copy Cells โดยการวางข้อมูลแบบซ้ำ Pattern ไปเรื่อยๆ

web-fill-6

เทคนิค 3 : กดดับเบิ้ลคลิ๊กที่ Fill Handle

จะเปรียบเสมือนการลากลงมาจนเท่ากับบรรทัดสุดท้ายที่มีข้อมูลข้างเคียงอยู่ ถ้ามีช่องว่างระหว่างทางมันจะไม่ Copy ต่อ (ใช้ได้กับเทคนิค 1 คือไม่สามารถกดคู่กับปุ่ม Ctrl หรือ Shift ได้)

web-fill-7

เทคนิค 4 : หากลาก Fill Handle ย้อนกลับขึ้นไป จะเป็นการลบข้อมูลออก

web-fill-8

เทคนิค 5 : หากกด Shift ค้างไว้แล้วลาก Fill Handle ลงมา จะเป็นการแทรก Cell

web-fill-9

เทคนิค 6 : หากกด Shift ค้างไว้แล้วลาก Fill Handle ย้อนกลับ จะเป็นการ Delete Cell นั้นออกไปเลย

web-fill-10

เทคนิค 7 : เราสามารถกดคลิ๊กขวาแล้วลาก Fill Handle เพื่อระบุ Option การ Fill ข้อมูลได้หลายรูปแบบ

web-fill-11

การ Copy Cells กับ Fill Series เราได้มีการเรียนรู้กันไปแล้วในเทคนิค 1 และ 2 ส่วนเมนูที่เหลือ มีผลลัพธ์ดังนี้

  • ส่วนต่อไปนี้ใช้กับข้อมูลทุกประเภท
    • Fill Formatting Only = เป็นการ Copy Format หรือรูปแบบอย่างเดียว ไม่ได้เอาค่าหรือสูตรมาด้วย
    • Fill Without Formatting = เป็นการ Copy ค่าหรือสูตรอย่างเดียว โดยไม่เอา Format มาด้วย
  • ส่วนต่อไปนี้ใช้กับข้อมูลประเภทวันที่เท่านั้น
    • Fill Days = ให้ผลเหมือนการลาก Fill Handle มาตามปกติ ถ้าเริ่มวันเดียวมันก็จะใส่วันถัดไปให้ แต่ถ้าเริ่มต้น 2 วันแล้วสมมติว่าห่างกัน 3 วัน มันก็จะ Fill วันที่ห่างกัน 3 วันให้
    • Fill Weekdays = จะใส่มาให้เฉพาะวันที่ไม่ใช่เสาร์หรืออาทิตย์
    • Fill Months = ใส่วันที่เหมือนต้นฉบับเดิมแต่เปลี่ยนเดือนไปเรื่อยๆ
    • Fill Years = ใส่วันที่และเดือนเหมือนต้นฉบับเดิมแต่เปลี่ยนปีไปเรื่อยๆ
  • ส่วนต่อไปใช้กับข้อมูลประเภทตัวเลข
    • Linear Trend = ให้ผลเหมือนการลากปกติ จะหาผลต่างระหว่างเลขตั้งต้น แล้วใช้ทำนายเลขถัดไป
    • Growth Trend = จะหาผลหารระหว่างเลขตั้งต้น แล้วใช้ทำนายเลขถัดไป
    • Series… = เป็นการระบุแบบ Advance ขึ้นไปอีก เช่น ใส่ได้ว่าให้เริ่มและสิ้นสุดที่เลขไหน (หากมีการ ติ๊กเลือกช่อง Trend ด้วยมันจะหาเลขที่เหมาะกับแนวโน้มที่สุดมาใส่ให้แทน โดยไม่สนใจค่าเดิม)
      web-fill-12

เทคนิคเสริม : การสร้าง Custom List เพื่อให้ Autofill รู้จักรายการแบบฉบับของเราเอง

อย่างที่ผมเคยแนะนำเรื่อง Custom List ไปแล้วใน บทความ รวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น ผมจะขอนำมาสรุปให้ดูอักครั้งในนี้ จะได้สะดวกกันครับ

บางทีเราต้องการให้ Excel สามารถ Auto Fill ข้อมูลให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น A-Z หรือ ก-ฮ แต่เชื่อหรือไม่ว่า Excel ทำไม่ได้ เพราะมันไม่รู้จัก List พวกนี้ (ไม่เข้าใจมันจริงๆ ว่าทำไมแค่นี้ไม่รู้จัก…)

แต่ไม่ต้องกลัวไป เราสามารถสอนให้ Excel รู้จัก List ที่เรากำหนดเองได้ เพื่อให้มัน Autofill และ Sort ตาม List ที่เรากำหนดเป็นด้วย (เลือกได้ใน Sort Option ว่าจะ Sort Order ตาม อะไร)

custom-list

วิธีการสร้าง Custom List

  • ไปที่ File (2010) หรือ ปุ่ม Office Button (2007) ==> Excel Option => Popular => Edit Custom List
  • จากนั้นสามารถใส่คำที่ต้องการลงไปได้เลยในช่อง List entries (แยกคำด้วย Enter) หรือจะ Import จาก Range ที่มีอยู่ก็ได้ครับ (แต่ต้องเป็น Text ที่เป็น Value ไม่ค้างเป็นสูตร)
    • ซึ่งผมแนะนำให้ Import จาก Range จะสะดวกมากครับ
      • อย่างตัว A-Z นี้ผมสร้างจากสูตร =CHAR(เลข Running) เช่น =CHAR(65) คือ A, =CHAR(66) คือ B ไปเรื่อยๆ… แล้วค่อย Paste เป็น Value อีกที

เพียงเท่านี้คุณก็จะสามารถ Autofill รายการอะไรก็ได้ เช่น อาจเป็นชื่อสินค้าของบริษัทคุณเอง ที่อยากให้เรียงแบบเดิมตลอดเวลา คุณก็เอามาไว้ใน Custom List ได้ เป็นต้น

ส่งท้าย

เป็นอย่างไรกันบ้างครับกับเทคนิคที่ผมนำมาฝากในวันนี้ ใครเห็นว่าเกิดประโยชน์ก็ฝากแบ่งปันให้เพื่อนๆ หรือ คนที่คุณรักด้วยนะครับ ซึ่งเทคนิคดีๆ แบบนี้จะมีอยู่ใน หนังสือที่ผมกำลังเขียนอยู่ แน่นอน ใครสนใจรอติดตามได้นะครับ จะแจ้งข่าว ใน Facebook เป็๋นระยะๆ (ตอนนี้เขียนจะเสร็จแล้ว น่าจะวางแผงได้ไม่เกินเดือนมีนาคมนะ)