เราอาจใช้ Excel เพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน

การใช้งาน Excel ของแต่ละคนนั้นย่อมไม่เหมือนกันและมีความแตกต่างกันไป ยกตัวอย่างเช่น

  • เน้นสูตรคำนวณซับซ้อน
  • จัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย
  • เก็บข้อมูลคนที่ต้องร่วมงานด้วยบ่อยๆ
  • เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล หาความสัมพันธ์บางอย่าง
  • อาจเน้นทำกราฟ หรือทำแผนภูมิ
  • บางคนใช้ Excel ในการวาดรูปก็มี!

ดังนั้นการที่เราทำงานแต่ละแบบนั้น ย่่อมมีเครื่องมือที่ต้องใช้แตกต่างกันไป การที่เราเลือกเครื่องมือที่เราใช้งานบ่อยๆ มาให้อยู่ในที่ที่เข้าถึงง่าย กดใช้งานง่าย มันย่อมทำให้ราทำงานได้เร็วขึ้นอีกมาก วันนี้ผมเลยจะมาแนะนำให้เพื่อนๆใช้เครื่องมือ Quick Access Toolbar (QAT) ที่สามารถทำให้เราทำงานได้เร็วขึ้นอีกมากมาย

Quick Access Toolbar อยู่ตรงไหน ใช้งานยังไง?

อยู่ตำแหน่งซ้ายบนของหน้าจอ วิธีใช้มี 2 แบบ คือ

  1. ใช้เม้าคลิ๊กปุ่มต่างๆที่มีให้เลือก
  2. หรือจะกด Keyboard ปุ่ม ALT+ ตัวเลข 1, 2, 3, 4…เอาก็ได้ (แล้วแต่ว่าเรียงลำดับเครื่องมือไว้แบบไหน)

จะเห็นว่าเราเข้าถึงคำสั่งพวกนี้ได้เร็วกว่าปกติมาก เพราะกดทีเดียวก็จะใช้งานได้เลย ไม่ต้องกดเข้าไปในแถบต่างๆ เหมือนปกติ ดังนั้นคำสั่งไหนที่เราใช้บ่อยๆ เราสามารถเอามาเพิ่มลงใน QAT นี้ได้ด้วย

วิธีการเพิ่มคำสั่งใน Quick Access Toolbar

มี 2 วิธีหลักๆ คือ

  1. Add จากปุ่มที่เห็นอยู่แล้วบน Ribbon โดย
    • คลิ๊กขวาเลือกปุ่มที่อยู่ใน Ribbon ที่เราอยากจะ add ลงใน QAT
    • แล้วกดคำว่า Add to Quick Access ToolbarQAT add from ribbon
  2. กด Add More Command โดยตรงที่ QAT (วิธีนี้สามารถเพิ่มคำสั่งแปลกๆ ใหม่ๆ ที่ปกติ Excel ไม่มีให้เลือกใน Ribbon ได้ด้วย)
    • ให้กดตรงปุ่มสามเหลี่ยมด้านขวาของ QAT
      QAT more command
    • จากนั้นกดเลือกคำสั่งที่ต้องการในเมนูกลุ่มต่างๆ
      • ถ้าเลือก Commands not in the Ribbon จะเห็นแต่อันที่ไม่มีให้เลือกใน Ribbon ปกติ (เจ๋งไปเลย!)
      • ถ้าไม่รู้จะเลือกอันไหน ลองดู All Commands จะเห็นเมนูทั้งหมด
    • แล้วกด Add >> จากนั้นกด OK
      QAT add more command

 เครื่องมือเจ๋งๆ ที่แนะนำให้ Add เข้า QAT

นอกเหนือจากพวก Save, Undo, Redo ที่มีอยู่แล้ว เราแนะนำให้ Add Menu เหล่านี้เข้าไปครับ (ที่ใส่ * คือไม่มีใน Ribbon ปกติ)

  • ปุ่มที่คุณใช้บ่อยๆ (แล้วแต่การใช้งานของแต่ละท่าน คุณเองยอมรู้ดี)
  • ปุ่มที่ปกติต้องกดเข้าไปลึกๆ 2-3 ชั้น เช่น Conditional Format แบบต่างๆ
  • Filter : เอาไว้เปิด/ปิด Filter ได้อย่างรวดเร็ว
  • Lock Cells : เอาไว้กำหนดว่า Cell ไหนจะถูก Protect บ้างเวลากด Protect Worksheet
  • Print Preview & Print : ก็ Print Preview นี่แหละ
  • Record Macro ให้ add คู่กับ Use Relative References : เอาไว้ช่วยอัด Macro
  • Sort Ascending : เรียงจากน้อยไปมาก
  • Select Objects : เอาไว้เลือก object ต่างๆ ที่ไม่ใช่ cell ปกติ
  • * Select Visible Cells : เอาไว้เลือกช่องที่ไม่ถูก Filter หรือ ไม่ถูก Hide ไว้
  • * Speak Cells : เอาไว้ให้ excel พูดคำที่อยู่ในช่องออกมา
  • * Speak Cells on Enter : เอาไว้ให้ excel พูดคำที่อยู่ในช่องออกมา ทุกครั้งหลังจากเรากด Enter (ไว้กันพิมพ์ผิด)

Tips : ถ้า Add ปุ่มไปเยอะแล้วกลัวรกเกินไป แนะนำให้กดปุ่มสามเหลี่ยมบน QAT แล้วเลือก Show Below the Ribbon จะมีที่เยอะกว่าครับ

สำหรับเรื่อง QAT ผมขอจบเท่านี้ก่อนครับ ถ้าเพื่อนๆ เจอเครื่องมือเจ๋งๆ ที่ซ่อนอยู่ใน More Command ของ QAT อย่าลืมเอามาแชร์กันบ้างนะครับ ^^