มีคนถามผมมาว่า เราจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานใส่ข้อมูลซ้ำกันใน Excel ได้อย่างไร??

ผมคิดว่าเป็นคำถามที่มีประโยชน์มาก เลยจะมาแชร์เทคนิคกันครับ เทคนิคนี้จะใช้ฟังก์ชั่น COUNTIF กับ Data Validation มาช่วยครับ

ทำตามขั้นตอนนี้เลยนะครับ

  1. ลาก Select Range กำหนดพื้นที่ตามต้องการ โดยใน Range นั้นจะเป็น Zone ที่ห้ามมีข้อมูลซ้ำกัน
    • จะใหญ่แค่ไหนก็ได้ จะเป็นคอลัมน์เดียว หรือแถวเดียว หรือหลายคอลัมน์ หลายแถวก็ได้ครับ
    • สมมติผมกำหนดเป็น B2:G10
  2. ไปที่ Ribbon Data => Data Validation => Data Validation…
  3. ในแถบ Setting ส่วนของ Allow เลือก Custom
  4. ใส่ในแถบ Formula ดังนี้
    • =COUNTIF(พื้นที่ที่ห้ามซ้ำ โดยให้ lock cell ด้วย ,ช่องซ้ายบนของพื้นที่ห้ามซ้ำ)=1
    • นั่นคือ =COUNTIF($B$2:$G$10,B2)=1
    • สิ่งที่มันทำ คือ จะนับว่า ในช่วงที่กำหนด มีคำที่ตรงกับช่อง B2 กี่อัน ซึ่งเราบังคับว่ามีได้แค่อันเดียว (ไม่นับช่องว่าง) ถ้ามันมีหลายอันมันก็จะขึ้นเตือนทันที
    • สังเกตว่าช่วงที่กำหนดจะ Lock cell ไว้เพื่อไม่ให้เลื่อน แต่ ช่องซ้ายบนของพื้นที่ห้ามซ้ำ ห้าม lock cell นะครับ เพราะเราต้องการให้มันเลื่อนไปครอบคลุมทั้งพื้นที่
      prevent-duplicate-entry
  5. ในแถบ Error Alert ใส่ Title และ Error Message ตามต้องการ
    • ในที่นี้ ผมใส่ Title ว่า ห้ามใส่ข้อมูลซ้ำ และ Error Message ว่า ห้ามใส่ข้อมูลซ้ำในพื้นที่ที่กำหนด
  6. กด Ok เป็นอันจบ

ต่อไปหากลองใส่ข้อมูลให้ซ้ำกัน มันก็จะขึ้นเตือนแล้วครับ !!

prevent-duplicate-entry2