บทนำ : ทำยังไงถึงจะเก่ง Excel?

co-create
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


 

ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่เนื้อหาของ Excel กันจริงๆ ผมอยากให้คุณอ่านบทนี้และทำความเข้าใจให้ดีซะก่อนครับ หากคุณข้ามไปอ่านเนื้อหาของ Excel เลย คุณอาจจะไม่ได้ประโยชน์จากมันเต็มร้อย เพราะคุณอาจกำลังเรียนรู้อย่างผิดวิธี

เพื่อให้ไม่เสียเวลาของคุณ ผมขอสรุป 10 ขั้นตอนในการที่จะทำให้คุณ Level Up ทักษะการใช้ Excel ของคุณเองได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ครับ

1.    มั่นใจว่าคุณเองก็สามารถเก่ง Excel ได้

ตรงนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก ให้คุณคิดเลยว่า “หากคุณพยายามอย่างแท้จริงแล้ว ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้” ทุกคนล้วนแต่เคยไม่เก่งมาก่อนทั้งนั้น ไม่มีใครเล่นกีฬา เล่นดนตรี ทำงาน หรือใช้เก่งมาตั้งแต่เกิดหรอกครับ แต่คนเราฝึกฝนพัฒนาทักษะกันได้

ยกตัวอย่างกรณีตัวผมเอง ตอนที่ผมกำลังจะสมัครงานใหม่ๆ (เมื่อซัก 5 ปีที่แล้ว) ตอนนั้นผมใช้ Excel ได้แค่ระดับพื้นฐานแบบสุดๆ (แค่ใช้ฟังก์ชั่น SUM เป็น… ใช้ IF พอเป็นบ้าง… เพิ่งหัดใช้ PivotTable… และยังไม่รู้จัก VLOOKUP ด้วยซ้ำ..  VBA นี่เลิกพูดกัน!!)  ผมใช้เวลา 2 อาทิตย์ที่ฝึกจริงจัง ทั้งอ่านหนังสือ ดูคลิปผู้รู้ใน Youtube และลงมือทำ ในการเตรียมตัวให้พร้อมกับการสัมภาษณ์งาน (ในที่สุดผมก็รู้จัก VLOOKUP ฮ่า ฮ่า)… พอได้มีโอกาสเข้ามาทำงานจริง ผมใช้เวลาเพียงแค่ 2-3 เดือน ก็สามารถเรียนรู้ทักษะ Excel เพิ่มขึ้นมาได้มากมาย จนสามารถใช้ VBA (ภาษาคอมพิวเตอร์ ที่สั่ง Excel ทำงานแบบขั้นสูง) สร้างโปรแกรม Excel ที่ปัจจุบันยังใช้กันอย่างแพร่หลายอยู่ในองค์กรที่ผมทำงานอยู่ด้วยซ้ำ นอกจากนี้เริ่มมีเพื่อนๆ ในที่ทำงานมาปรึกษาปัญหา Excel มากมาย

ผมจึงมีความรู้ ประสบการณ์มากพอที่จะมาแบ่งปันความรู้ให้คนอื่นได้เก่งขึ้นบ้างและผมก็ได้เริ่มได้แชร์ความรู้ในโลกออนไลน์ จนมาถึงในปัจจุบัน  บางบทความที่ผม Post มีคน Like เป็นแสนครั้ง (ดีใจน้ำตาแทบไหล) คลิปวีดีโอที่ผมสอน Excel ก็มีคนดูเป็นแสน แม้จะไม่เยอะมากเมื่อเทียบกับวีดีโอบันเทิงอื่นๆ แต่ถ้าเทียบกับเรื่องที่มีสาระความรู้ผมก็มั่นใจว่ามันเยอะอยู่นะครับ จนในที่สุดผมก็ได้กลั่นกรองความรู้สำคัญๆ ให้ตกผลึกจนออกมาเป็นหนังสือเล่มนี้นี่แหละครับ

ทั้งหมดนี้ก็เริ่มมาจากคนที่เคยไม่เก่ง Excel มาก่อนคนหนึ่ง เพราะฉะนั้น จงมั่นใจเถอะว่าคุณก็เก่ง Excel ได้ (ในเวลาไม่นานด้วย) หนังสือเล่มนี้จะช่วยคุณให้เก่ง Excel เอง ไม่ต้องห่วง!!

2.    หาเป้าหมายในการใช้ Excel ของคุณเอง

ผมแนะนำให้หาเป้าหมายก่อนเลยว่าอยากจะใช้ Excel ทำอะไรได้ หรือ จะเก่ง Excel ไปเพื่ออะไร? และต้องทำให้สำเร็จได้ภายในเวลาเท่าไหร่? ยิ่งมีความชัดเจนเท่าไหร่ยิ่งดี อย่างที่กูรูหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า “คุณไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณไม่รู้ว่าคืออะไร”

เป้าหมายมีได้หลายแบบ อาจจะเป็นการทำโปรเจคบางอย่าง หรืออยากลดเวลาการทำงานลง ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรียนรู้เพื่อเอาไปสอนคนอื่นอีกที หรือแม้กระทั่งเพื่อเอาไปอวดเพื่อนๆ ก็ยังได้  หากเรามีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก คุณจะมีเหตุผลในการขยันเรียนรู้และฝึกฝนทันที  เรียกได้ว่า “เป้าหมายที่ดี จะดึงพลังของคุณออกมา” ได้ครับ

ยกตัวอย่างตัวผมเอง (อีกแล้ว) ตอนเข้ามาทำงานใหม่ๆ ได้รับมอบหมายให้ทำโปรเจคที่ต้องใช้ Excel เขียนสูตรซับซ้อน แถมยังต้องใช้ VBA ด้วย ที่สำคัญต้องทำให้เสร็จในเวลา 3 เดือน เพื่อเอาไปให้พนักงานในองค์กรใช้ทั่วประเทศ (คิดในใจ : เฮ้ย!  ยังไม่เคยใช้ VBA มาก่อนเลย!) แต่เนื่องจากผมมีความเชื่อมั่นว่าผมต้องเรียนรู้ได้ อย่างที่บอกในขั้นตอนที่แล้ว ผมก็ยึดโปรเจคนี้เป็นเป้าหมาย ว่าต้องทำให้ได้ภายใน 3 เดือน และพยายามศึกษา Excel มากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งทำให้ผมพัฒนาขึ้นอีกมากมายเลย นี่แหละครับพลังของการมีเป้าหมายที่ดึงพลังในตัวผมออกมาได้เต็มที่

แต่ถ้าใครยังไม่มีเป้าหมายก็ไม่เป็นไร หนังสือเล่มนี้จะมีแนวทางเพื่อช่วยให้คุณหาเป้าหมายในการใช้ Excel ของคุณเอง

 

3.    แบ่งเป้าหมายใหญ่เป็นเป้าหมายย่อยๆ

ผมมีเทคนิคดีๆ ในการจะทำงานใหญ่ให้สำเร็จ นั่นก็คือ เราควรจะแบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายย่อยๆ เสียก่อน หลักการนี้เรียกว่า Divide & Conquer ซึ่งจะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้นมาก (ไม่เชื่อลองดู!)  ทั้งนี้เพราะการแบ่งเป้าหมายจะทำให้เป้าหมายดูไม่ไกลเกินไป และเราจะรู้สึกดีเมื่อได้เห็นความคืบหน้าของตัวเองอย่างชัดเจน รวมถึงการที่เราได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ เราจะมีความสุขเพราะว่าตนเองนั้นฉลาดขึ้น พัฒนาขึ้น

การบรรลุเป้าหมายย่อยๆ ตรงนี้จะเป็นการเพิ่มความเชื่อมั่นในตัวคุณมากขึ้นไปอีก และจะทำให้คุณสามารถลิ้มรสผู้ชนะ ซึ่งพอทำบ่อยครั้ง คุณก็จะไม่กลัวเป้าหมายใหญ่ๆ อีกต่อไป

ดูเนื้อหาทั้งหมด…

บทนำ : ทำไมคุณต้องเก่ง Excel ?

co-create
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


 

Excel คือวิชาที่ใช้จริงในชีวิตการทำงาน

หากคุณได้เข้าสู่ช่วงชีวิตแห่งการทำงานแล้ว คุณจะพบว่าความรู้ที่คุณได้ร่ำเรียนมาทั้งหมดตั้งแต่เด็กจนจบมหาวิทยาลัย มีเพียงส่วนน้อยเท่านั้นจะได้ใช้ในชีวิตจริง (ช่างน่าเศร้า… แต่จริง!) เหตุการณ์นี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับคุณคนเดียว แต่มันเกิดขึ้นกับคนส่วนใหญ่ในโลกนี้เลยล่ะ

ในทางกลับกัน การทำงานจริงนั้นต้องการทักษะหลายอย่างที่มักจะไม่ได้มีสอนกันในโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย เช่น การฟัง การสื่อสาร การเจรจาต่อรอง การสร้างความสัมพันธ์ การบริหารเวลา การทำงานเป็นทีม ความอดทน ความคิดสร้างสรรค์ การค้นหาตัวเอง และหนึ่งในทักษะที่ใช้ในชีวิตการทำงานของคนจำนวนมาก โดยเฉพาะคนที่ต้องทำงานเกี่ยวกับตัวเลข นั่นก็คือ ทักษะการใช้โปรแกรม Excel นั่นเอง

โปรแกรม Excel นี้ไม่ว่าองค์กรที่ไหนๆ ก็มีให้ใช้กันทั่วไปเป็นมาตรฐานเดียวกัน (อาจต่างกันที่ Version บ้าง แต่ก็ไม่ใช่ประเด็นสำคัญ) แต่สิ่งที่ต่างกันจริงๆ คือ ผู้ใช้งานแต่ละคน มีทักษะที่จะดึงประโยชน์ของ Excel มาใช้เป็น “เครื่องทุ่นแรง” ได้ไม่เท่ากัน ถ้ารู้แบบนี้แล้วคุณจะปล่อยให้ตัวเองทำงานหนักกว่าที่ควรไปทำไม? ในเมื่อหากคุณรู้มากขึ้นอีกนิด จะสบายขึ้นอีกมาก!

 

Excel คือเครื่องทุ่นแรง

lever

Excel นั้นเป็นเหมือน “เครื่องทุ่นแรง” (Leverage) ที่จะช่วยให้คุณสบายขึ้น คือ ออกแรงน้อยลงแต่ได้งานเท่าเดิมหรืออาจจะได้งานมากขึ้นด้วยซ้ำ!

คำว่า Leverage มีรากศัพท์มาจากคำว่า Lever หรือ คานดีดคานงัด (ไม่ใช่ขึ้นคานนะ) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถยกของหนักๆ ขึ้นได้ เพียงแค่จัดวางตำแหน่งให้ถูกวิธีเท่านั้น

ใน Excel ก็เช่นกัน หากเราใช้ Excel เป็น มันจะช่วยเพิ่มความสามารถดั้งเดิมของเราเป็นทวีคูณ! ซึ่งจะเห็นว่าผลลัพธ์ที่จะเพิ่มขึ้น ขึ้นอยู่กับ 2 ปัจจัยหลัก ตามความสัมพันธ์ที่ว่า

ผลลัพธ์ = แรงที่เราออก (ทักษะดั้งเดิม)  x  พลังในการทุ่นแรง (ความรู้ความเข้าใจ Excel)

ดังนั้นทั้งสองปัจจัยจึงเป็นสิ่งที่สำคัญทั้งคู่ นั่นคือ ถ้าคุณมีทักษะเดิมที่ดี แต่ไม่รู้จักการนำ Excel มาช่วย คุณก็จะต้องออกแรงเยอะเกินความจำเป็น ในทางกลับกัน หากคุณเก่ง Excel มาก แต่ไม่มีทักษะหรือความรู้อื่นเลย มันก็จะไม่ช่วยอะไร เช่น 0 x 100 ก็ยังคงได้ 0 อยู่ดี จริงมั๊ยครับ?

ในชีวิตจริงนั้น เครื่องทุ่นแรงมีได้หลายตัว เช่น การให้คนอื่นทำงานให้ การยืมเงินคนอื่น การใช้ความรู้จากคนอื่น แต่สิ่งที่กล่าวมานี้ ล้วนแต่ต้องพึ่งพาคนอื่นซะมาก และการให้คนอื่นทำงานให้นั้น หากเราไม่ใช่หัวหน้าเค้า น่าจะทำได้ค่อนข้างยาก

แต่การใช้ Excel มาช่วยไม่ได้เป็นเช่นนั้น มันไม่สามารถขัดใจคุณได้ ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ระดับใดก็ตาม แม้แต่พนักงานใหม่ก็สามารถเป็นเจ้านาย Excel ได้ 100% แค่คุณต้อง “ใช้งานมันให้เป็น” จริงๆ เท่านั้น พูดตรงๆ เลย หากคุณอยู่ในระดับที่ไม่มีลูกน้องหรือลูกทีมที่เป็นคนแล้ว คุณยังจะไม่ยอมใช้ “ลูกน้องที่เป็นเครื่องจักร” ให้เป็นประโยชน์อีกเหรอครับ?

ดูเนื้อหาทั้งหมด…

มาร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” กันเถอะ!

co-create

จากที่ผมได้มีแผนการที่จะพิมพ์ หนังสือคู่มือ Excel ที่ชื่อว่า Excel Level Up! นั้น ตอนแรกก็คิดว่าเนื้อหาน่าจะสมบูรณ์แล้ว แต่ผมพบว่ายังมีจุดที่น่าจะพัฒนาให้ดีขึ้นได้อีกพอสมควรเพื่อให้เกิดประโยชน์กับผู้อ่านมากที่สุด

และจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจหนังสือได้ดีจริงๆ ผมคิดว่า มันก็ต้องให้ผู้อ่านมาร่วมเขียนด้วยสิ! เพราะงั้น ผมจึงมีแผนการที่จะ “นำเนื้อหาที่ผมเขียนไว้ในหนังสือมา Post ให้คุณอ่านกันก่อนเลย

ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ สามารถ post ลงไปได้เลย แล้ว “คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน” ลงไว้ในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย!

สารบัญเนื้อหาในหนังสือ

ดูเนื้อหาทั้งหมด…

รวมสุดยอดเทคนิคการใช้ Fill Handle เพื่อให้คุณทำงานเร็วขึ้น

การใช้ Fill Handle คือการใช้ Mouse เลือกที่มุมขวาล่างของ Range ที่เลือกไว้แล้วลากไปในทิศทางต่างๆ ซึ่งคนทั่วไปมักจะรู้จักความสามารถของมันไม่กี่แบบเท่านั้น ทั้งๆ ที่ Fill Handle มีความสามารถหลายแบบมากๆ ดังนี้

เทคนิค 1 : คลิ๊กซ้ายแล้วลาก Fill Handle ลงมา

กรณีที่ Excel ไม่คิดว่ามี Pattern (เช่นเป็นเลขช่องเดียว หรือเป็นสูตร หรือ ข้อความที่ไม่มีตัวเลข) :
จะเป็นการ Copy Cells นั่นคือ การ Copy ช่องต้นฉบับลงมา (ไม่ว่าจะเป็นค่า คงที่ หรือ สูตร)

web-fill-1

กรณีที่ Excel คิดว่ามี Pattern (เช่น เป็น Text ที่มีตัวเลข, เป็น เดือน, วันที่, เวลา , อันดับ, เป็นเลขตั้งแต่ 2 ช่องขึ้นไป) :
จะเป็นการ Fill Series หรือใส่เลขไล่ลำดับตาม Pattern ลงมา เช่น Run เลขต่อเนื่องให้

web-fill-2
หากเริ่มพิมพ์เลข 2 ลำดับขึ้นไป (มันเริ่มจะมี Pattern) แล้วลาก Fill Handle มันจะเดาเลขต่อไปให้โดยอัตโนมัติ

web-fill-3

เทคนิค 2 : หากในเทคนิคที่ 1 เรามีการกด Ctrl ค้างไว้ด้วย

จะให้ผลสลับกันจากปกติ นั่นคือ จากเดิมเป็น Copy Cells ก็จะกลายเป็น Fill Series หรือ จากเดิม Fill Series กลายเป็น Copy Cells

กรณีที่เดิม Excel ไม่คิดว่ามี Pattern : จะกลายเป็นการ Fill Series โดยใส่ Series เลข Running ลงไปต่อจากเลขแรก

web-fill-4

กรณีที่เดิม Excel คิดว่ามี Pattern : จะเป็นการ Copy Cells คือ บังคับให้ใช้ค่าต้นฉบับ

web-fill-5

ถ้ากรณีต้นฉบับมีมากกว่า 1 แถว จะเป็น Copy Cells โดยการวางข้อมูลแบบซ้ำ Pattern ไปเรื่อยๆ

web-fill-6 ดูเนื้อหาทั้งหมด…

รวมวันหยุดและวันสำคัญของประเทศไทย ในรูปแบบไฟล์ Excel

Thailand holidays วันหยุดไทย

ช่วงนี้เป็นเทศกาลแห่งวันหยุดปีใหม่ ผมเลยถือโอกาสสรุปเอาวันหยุดของประเทศไทยเอาไว้ให้ ในรูปแบบไฟล์ Excel เผื่อว่าใครจะต้องใช้ฟังก์ชั่นพวก NETWORKDAYS หาจำนวนวันทำงาน จะได้ทำได้ง่ายๆ ไม่ต้องไปนั่งหาข้อมูลมาใหม่ครับ

ดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่นี่

ข้อมูลปัจจุบัน (จะแวะมาเพิ่มให้เรื่อยๆ ครับ อย่าลืม Bookmark ไว้นะ)

  • วันหยุดธนาคาร : มีข้อมูลปี 2544-2558
  • วันหยุดราชการ : มีข้อมูลปี 2557-2558

Thai-Holiday-Update-new-201501 (.xlsx)

แนะนำวิธีใช้งาน

  • ในไฟล์มีการแยกชีทเป็นวันหยุดราชการ และวันหยุดธนาคาร ออกจากกันเพื่อความสะดวก
  • ในแต่ละชีท มีการตั้งชื่อ Range เป็น Defined Name เอาไว้แล้ว ว่า “วันหยุดราชการ” และ “วันหยุดธนาคาร”
  • สามารถเอา Range ดังกล่าวไปใช้ใน argument ชื่อ holidays ของ ฟังก์ชั่น NETWORKDAYS หรือ WORKDAY ได้
    • =NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays)
    • =WORKDAY(start_date,days,holidays)