Microsoft Excel คืออะไร?

Microsoft-Excel-2013-Logo

มันคือโปรแกรมตัวนึงในชุดโปรแกรม Microsoft Office ซึ่ง Excel นั้นเป็นโปรแกรมยอดฮิต มีความสามารถรอบด้าน แต่เก่งมากด้านการวิเคราะห์ คำนวณ และการจัดการข้อมูลในรูปแบบตารางที่เรียกว่า Spreadsheet รวมถึงนำข้อมูลในตารางมาแสดงผลในรูปแบบที่ทำให้เราเข้าใจข้อมูลนั้นลึกซึ้งมากยิ่งขึ้น เช่น สร้างกราฟ หรือจะตารางที่ให้เราลองเปลี่ยนมุมมองไปมาได้อย่างง่ายดายก็ยังได้

excel introduction
หน้าตาของ Microsoft Excel จะเห็นว่าเป็นตารางๆ นี่และครับเรียกว่า Spreadsheet

โดย Excel มีมาแล้วหลากหลาย Version (ล่าสุดที่เริ่มเขียนบทความนี้อยู่ที่ 2013) แต่ทุกอันก็ใช้หลักการเดียวกันหมด เพียงแต่มีนู่นนี่เพิ่มมานิดหน่อยเท่านั้น (จะต่างมากหน่อยก็จาก version 2003-> 2007) หากเราหัด Excel เป็นซัก Version นึงเดี๋ยวก็ใช้เป็นทุก Version ครับ

อย่างที่ชื่อของ Microsoft Office บอกไว้ว่า Office กลุ่มเป้าหมายที่เหมาะกับการใช้โปรแกรมนี้ที่สุดคือคนที่ต้องทำงานออฟฟิศ เรียกได้ว่ายุคหลังๆ เวลาสมัครงาน/สัมภาษณ์งาน ต้องมีการถามเลยว่าใช้ Excel เป็นรึเปล่า? ถ้าใครทำเป็นทำเก่งก็จะได้เปรียบขึ้นมากครับ!! แต่มันไม่ได้หมายความว่าอาชีพอื่นจะใช้ประโยชน์จาก Excel ไม่ได้ อย่างเช่น คนที่เป็นเจ้าของกิจการ ก็สามารถใช้ Excel วางแผนโครงการ ทำงานบัญชี เก็บข้อมูลการซื้อขายสินค้า หรือแม้แต่คุณแม่บ้าน ก็ใช้บันทึกรายรับรายจ่ายได้ เช่นกัน ดังนั้นมันคุ้มค่ามากที่จะลงทุนศึกษาเจ้า Excel นี้ให้ชำนาญมากขึ้น

Microsoft Excel ทำอะไรได้? ต่างจากโปรแกรม Office อื่นๆยังไง?

office-pro-plus-2013-logos-icons

จริงๆ แล้ว จะต้องรู้ก่อนว่า โปรแกรม Office แต่ละตัวมีความสามารถ และมีความถนัดต่างกัน อธิบายสั้นๆ ได้ดังนี้

  • Microsoft Word – เหมาะกับการทำเอกสาร ทำรายงาน (ใช้ผนวกกับ Excel เพื่อทำ Label/จดหมายจำนวนมากได้ เรียกว่า MailMerge)
  • Microsoft PowerPoint – เหมาะกับการนำเสนอ Presentation ใส่ Effect ได้มากมาย (ผนวกให้ Excel ช่วยทำกราฟได้ดีกว่าตัวเองทำ)
  • Microsoft Access – เหมาะกับการทำฐานข้อมูลโดยเฉพาะ สามารถผูกความสัมพันธ์ข้อมูลได้ซับซ้อน (ส่งต่อข้อมูลให้ Excel วิเคราะห์ได้สบายๆ)
  • Microsoft Outlook – เหมาะกับการจัดการอีเมลล์ นัดประชุม วางแผนการทำงาน
  • Microsoft Visio – เหมาะกับการทำ Flow Chart และ Diagram
  • Microsoft Project – เหมาะกับการวางแผนงานในรูปแบบโครงการ วางแผนลำดับงานและทรัพยากร
  • Microsoft Excel – เก่งหลายอย่างมาก แต่เด่นด้านการคำนวณที่สุด เช่น ทำตารางคำนวณ ทำกราฟ วิเคราะห์ข้อมูล รองรับการเขียนสูตรคำนวณที่ซับซ้อน ทำตาราง Pivot Table (นำข้อมูลมาพลิกมุมมอง) ความสามารถอื่นๆที่น่าสนใจ เช่น
    • ทำงานเกี่ยวกับฐานข้อมูลได้ดี เช่น บันทึกข้อมูล กรองข้อมูลตามเงื่อนไข เชื่อมโยงข้อมูล (แต่ไม่เก่งเท่า Access)
    • ทำ Diagram / Flow Chart ได้ดี (แต่ไม่เก่งเท่า Visio)
    • วางแผนโครงการได้ดี เช่น สร้าง Gannt Chart (แต่ไม่เก่งเท่า Project)
    • วิเคราะห์ทางสถิติได้ดี เช่น ค่าสถิติทั่วๆไป ทำ Regression (แต่ไม่เก่งเท่าโปรแกรมทางสถิติโดยเฉพาะ)

Excel ใช้งานยากมั๊ย??

โปรแกรม Excel ออกแบบมาได้ดีมาก จนมือใหม่ก็สามารถเรียนรู้การใช้งานได้ไม่ยากในเวลาอันสั้น แต่ Excel ก็ทำอะไรได้อีกเยอะมากๆ จนแม้แต่คนเก๋าๆ ก็ต้องเรียนรู้กันทั้งชีวิตเช่นกัน!

ถ้าหากลอง Search หาไฟล์งาน Excel ใน Google ดูจะพบว่ามีไฟล์หลากหลายมากครับ ทั้งแบบพื้นๆ ที่คนทั่วไปใช้กัน ไปจนถึงแบบ Advance ที่ระดับเทพ Excel ทั้งหลายเป็นคนพัฒนาขึ้นมา  เช่น ลองหาคำว่า Excel Template, Excel Dashboard, Excel Sample ดูก็ได้ครับ

ตัวอย่างเช่น 

excel-gantt-chart-MF_large

Gannt Chart Template เจ๋งๆ จาก http://www.vertex42.com/ExcelTemplates/excel-gantt-chart.html

แล้วยังไงต่อ?

เมื่อพอรู้จัก Excel แล้ว อ่านอันนี้ต่อได้เลยครับ Excel เบื้องต้น ตอนที่ 1 : เริ่มใช้งานครั้งแรก