เรื่องของวันและเวลา

วันที่และเวลาเป็นสิ่งที่เราอาจต้องใช้มันในการทำงานอยู่บ่อยๆ ใน Excel
เช่น หากว่าเราเอาวันที่สองวันมาลบกัน เราก็จะรู้ว่าทั้งสองวันห่างกันกี่วัน???
แต่จริงๆแล้ว Excel มันทำงานยังไงกันแน่?? ทำไมเอาวันเวลามาลบกันได้นะ??

หากเราเข้าใจการทำงานของ Excel เกี่ยวกับวันและเวลาแล้ว เราจะประยุกต์ใช้มันได้มากมายมหาศาลเลย ซึ่งบทความนี้จะเป็นผู้พาคุณเข้าสู่โลกของวันและเวลาของ Excel เองครับ

รูปแบบวันที่ ที่ Excel รู้จัก

กรณีที่ตั้งค่า Regional Setting ใน Control Panel เป็น Thai จะทำให้กรอกเป็น วัน/เดือน/ปี ได้แบบนี้  (ถ้าตั้งค่าเป็นอย่างอื่น อาจต้องกรอกเป็น เดือน/วัน/ปี ซึ่งอาจทำให้เรากรอกผิด เพราะคนไทยไม่คุ้นกับการกรอกแบบนี้)

Excel มองวันและเวลาเป็นตัวเลขธรรมดาๆ

จริงๆ แล้ว Excel ทำงานเกี่ยวกับวันเวลาด้วยแนวคิดที่ง่ายมากๆ ครับ นั่นคือ

วันที่คือจำนวนเต็ม

Excel จะแทนวันที่ 1/1/1900 (1 มกราคม คศ. 1900) ด้วยเลข 1
แล้วมันก็แทนวันที่ 2/1/1900 ( 2 มกราคม คศ. 1900) ด้วยเลข 2..

ทำอย่างนี้ไปเรื่อยๆ (วันเพิ่ม 1 วัน เลขเพิ่ม 1 หน่วย)

จนถึงวันในยุคปัจจุบัน จะได้ตัวเลขประมาณ 4 หมื่นกว่าๆ

 

เวลา คือ ทศนิยม

ทำนองเดียวกัน ถ้าเลขนั้นลงละเอียดถึงระดับของเวลา การแทนเลขจะแทนด้วยทศนิยมแทน
ถ้าหากเวลาผ่านไป 1 วัน เลขจะเพิ่มขึ้น 1 หน่วย
เมื่อเวลาผ่านไป ครึ่งวัน (เช่น ตอนเที่ยงตรง) เลขก็จะเพิ่มขึ้น 0.5 หน่วย นั่นเอง

ดังนั้น หากเราเห็น เลข 1.5 มันคือวันที่  1/1/1900 เวลา 12:00:00 

พอเริ่มเห็นภาพแล้วใช่มั๊ยครับ เรามาลุยต่อกันเลยครับ

 

อยากรู้ว่าวันที่/เวลา มีค่าที่แท้จริงคือเลขอะไร?

ให้ลองเปลี่ยน Format จาก Date => General หรือ Number ดูก็จะรู้ครับ

การคำนวณเกี่ยวกับวันที่

เมื่อเรารู้อย่างนี้แล้ว หากเราเอาวันที่ 2 ช่องลบกัน เราก็จะรู้ระยะห่างของวันทั้งสองได้เลย โดยที่หน่วยออกมาเป็น วัน เช่น

การคำนวณเวลา และการแปลงหน่วย

สมมติเรามีข้อมูลว่า…

เริ่มทำงาน ด้วยวันที่/เวลาในช่อง B1 เสร็จงาน ด้วยวันที่/เวลาในช่อง B2

อยากรู้ว่า ใช้เวลาทั้งหมดกี่นาที ในช่อง B3 ยังไง?

002

 

เมื่อ Excel แทนวันที่ด้วยจำนวนเต็ม ดังนั้น เวลา (ซึ่งคือส่วนหนึ่งของวัน) ก็จะถูกแทนด้วยเลขทศนิยมนั่นเอง เช่น

  • วันที่ 16/10/2016 เวลา 0:00 คือเลข 42659

ทีนี้ถ้าเรากรอกเป็น 16/10/2016  13:25:00 แล้วลองเปลี่ยนเป็น Number จะได้เป็นเลข 42659.5590277778 (ลองเพิ่มทศนิยมดู) ซึ่งจริงๆ แล้วมันก็คือการแปลงวัน+เวลา ชั่วโมงและนาที ให้มีหน่วยเป็น “วัน” นั่นเอง

ดังนั้นถ้าเรามีเวลาเริ่มและจบแล้ว เราจะหาเวลาที่ผ่านไปได้ง่ายมากๆ โดยเอาค่าทั้งสองมาลบกัน

เช่น เอา B2-B1 จะได้ 1.784722222 แบบนี้ ซึ่งจะมีหน่วยเป็นวัน

explain-timedif

ถ้าหากโจทย์ต้องการคำตอบที่หน่วยเป็นนาที เราก็แค่ต้องแปลงหน่วยจากวันเป็นนาที ซึ่งง่ายมากๆ

แค่เพียงเรารู้หลักการของการแปลงหน่วยเท่านั้น นั่นคือ การทำให้หน่วยตัดกันจนให้ได้ผลลัพธ์เป็นหน่วยสุดท้ายที่ต้องการ  โดยการแทนเลข *1 ด้วยอัตราส่วนที่เป็นความจริง เช่น

  • 1 วัน = 24 ชม. หรือ 1 = 24 ชม./วัน
  • 1 ชม. = 60 นาที หรือ 1 = 60 นาที/ชม.

ดังนั้น (B2-B1) วัน คือ

  • = (B2-B1) วัน * 1 * 1 (คูณ 1 ค่าไม่เปลี่ยน ถือว่าทำแล้วค่ายังคงถูกต้อง)
  • = (B2-B1) วัน * 24 ชม./วัน * 60 นาที/ชม.
    โดยที่จะเห็นว่าหน่วยสามารถตัดกันได้ จนเหลือแค่หน่วยนาที

explain-timedif2

  • สุดท้ายจะได้ว่า เวลาที่ผ่านไปเป็นหน่วยนาที คำนวณได้จาก
  • = (B2-B1)*24*60 นาที

เห็นมั้ยครับ? การคำนวณเรื่องวันที่และเวลาไม่ได้ยากอย่างที่คิดเลย แค่ต้องเข้าใจ Concept ของมันเท่านั้นเอง

ใครสนใจเรื่องวันที่และเวลา อย่าลืมอ่านต่อในบทความเรื่อง ฟังก์ชันเกี่ยวกับวันที่และเวลา นะครับ


Comments

  1. […] DATEDIF เป็นฟังก์ชั่นเกี่ยวกับวันที่ ใช้หาว่าวันสองวันที่กำหนด ห่างกันกี่วัน กี่เดือน หรือ กี่ปี (เราเลือกได้) ซึ่งฟังก์ชั่นนี้ใน Excel ไม่มี Help ให้นะครับ แต่ไม่ต้องกลัว ผมกำลังจะแนะนำวิธีการใช้งานให้เอง (หากใครยังไม่รู้ว่า Excel ทำงานกับวันที่ยังไง เชิญอ่าน การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) …) […]

  2. […] ช่องสุดท้ายกำหนดรูปแบบเป็นวันที่และเวลา เราจะเห็นค่าเป็น 2/1/1900  8:16:48 (แต่ค่าที่แท้จริงของช่องนั่นก็ยังเป็น 2.345 อยู่นะครับ… ใครงงว่าทำไมเป็นแบบนี้ สามารถไปอ่านได้ที่ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา ) […]

  3. […] รายละเอียด อ่านได้ที่ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) … […]

  4. […] ใครงงว่าทำแบบนี้ได้ยังไง ไปอ่านความรู้พื้นฐานได้ที่ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) … […]

  5. […] การจะแยกวันที่กับเวลาออกจากกัน ต้องเข้าใจก่อนว่า จริงๆแล้ววันที่คือเลขจำนวนเต็ม เวลาคือเลขทศนิยม (หากยังไม่เข้าใจ ลองอ่านได้ที่นี่ http://www.inwexcel.com/how-date-time-work/) […]

  6. […] ถ้าอยากเรียนรู้เพิ่มเติม อ่านได้ที่ ประเภทของข้อมูลบน Excel และ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) … […]