Function คืออะไร?

ฟังก์ชั่น (Function) ถ้าจะพูดให้เข้าใจง่ายๆ ก็คล้ายๆ กับ สูตรสำเร็จรูป ที่มีหน้าที่ทำสิ่งต่างๆ ที่กำหนดไว้ตามแต่ฟังก์ชั่นนั้นๆ ซึ่งฟังก์ชั่นนั้นช่วยทำให้ชีวิตเราง่ายขึ้นมากมาย ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราอยากหาค่าเฉลี่ยของข้อมูลในช่อง A1 ถึง A5 หากไม่ใช้ Function มาช่วยเราก็ต้องเขียนสูตรแบบนี้ = (A1+A2+A3+A4+A5)/5 แต่ถ้ามีฟังก์ชั่น แล้ว เราก็สามารถเขียนแค่ =AVERAGE(A1:A5) เท่านั้นเองก็จะได้คำตอบเดียวกัน แต่ง่ายกว่ามาก

แต่ถ้าเป็นการคำนวณที่ซับซ้อนกว่านี้ เช่น หาค่าผ่อนบ้านแบบตัวอย่างที่แล้ว หากคุณไปนั่งเขียนสูตรเองนี่เหนื่อยตาย แต่ถ้าเปลี่ยนมาใช้ฟังก์ชั่นแทน คุณแค่เขียนสูตร =PMT(ดอกเบี้ยต่องวด,จำนวนงวด,ยอดเงินกู้) ก็หาคำตอบได้อย่างง่ายดาย นี่แหละครับความสำเร็จรูปซึ่งเป็นข้อดีของฟังก์ชั่นล่ะ!

pmt-formula

การทำงานของฟังก์ชั่น (Input –> Function –> Output)

function-concept

ฟังก์ชั่น ทำงานคล้ายๆ โรงงานการผลิตสินค้า ที่ต้องการ Input เข้าไปเป็นวัตถุดิบ แล้วมันจะผลิตผลลัพธ์ที่เป็น Output ออกมาให้ตามหน้าที่ของมัน โดยที่ Function แต่ละตัว สามารถมี Input (เรียกอีกชื่อ ว่า Argument) ได้หลายตัว และอาจเป็นข้อมูลคนประเภทกันก็ได้

รูปแบบการสั่งงานฟังก์ชั่น

ฟังก์ชั่น จะมีรูปแบบการสั่งงาน โดยแต่ละ Argument จะถูกคั่นด้วยเครื่องหมาย comma (,) ดังนี้ครับ

= ชื่อฟังก์ชั่น ( Argument1, Argument2, Argument3,… )

บางฟังก์ชั่นก็มีจำนวน Argument น้อย บางฟังก์ชั่นก็อาจจะมีจำนวน Argument เยอะ ซึ่งยิ่งมี Argument มากก็ยิ่งมักจะมีลูกเล่นเยอะ และมีความซับซ้อนมากกว่าฟังก์ชั่นที่ Argument น้อยๆ ครับ

เดี๋ยวผมจะยกตัวอย่างให้ดู แต่ตอนนี้ยังไม่ต้องสนใจว่าแต่ละอันเขียนยังไงนะครับ ให้ดูเฉยๆ ว่าฟังก์ชั่นแต่ละตัวอาจมีจำนวน Argument ไม่เท่ากัน ยิ่งเยอะยิ่งซับซ้อนและใช้งานยากกว่า เช่น

  • ไม่มี Argument เช่น =TODAY() เอาไว้หาวันที่ปัจจุบัน
  • มี 1 Argument เช่น =NOT(logical) เอาไว้กลับค่า TRUE เป็น FALSE (หรือในทางกลับกัน)
  • มี 2 Argument เช่น =LEFT(text,
    [num_chars]) เอาไว้ตัดคำจากทางซ้าย
  • มี 3 Argument เช่น =MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type]) เอาไว้หาค่าที่ต้องการว่าอยู่ลำดับเท่าไหร่
  • มี 4 Argument เช่น =SUBSTITUTE( text , old_text , new_text , [instance_num] ) เอาไว้แทนค่าหนึ่งด้วยอีกคำหนึ่ง

เมื่อคุณเขียนฟังก์ชั่นลงใน Cell ไหนก็ตาม ผลลัพธ์ก็จะถูกคำนวณออกมาใน Cell นั้นๆ เช่นเดียวกับการเขียนสูตรตามปกติครับ (แต่อาจดึงค่าจาก Cell อื่นมาคำนวณได้)

สำหรับคนที่เพิ่งใช้งานฟังก์ชั่นใน Excel ใหม่ๆ อาจจะยังไม่ถนัดการเขียนฟังก์ชั่นลงไปตรงๆ ใน Formula Bar ซึ่ง Excel ก็ไม่ได้ใจร้ายเกินไปครับ เค้าเลยมีวิธีการสั่งงานฟังก์ชั่นโดยที่เราไม่ต้องมานั่งเขียนเองด้วย

นั่นแปลว่าจริงๆ คุณสามารถสั่งงานฟังก์ชั่นได้ 2 แบบ คือ

  1. การใช้งานฟังก์ชั่นโดยใช้เครื่องมือบน Ribbon (เหมาะกับผู้เริ่มต้น เพราะมีตัวช่วยเยอะ)
  2. เขียนสูตรเอง (เหมาะกับผู้ที่ชำนาญแล้ว เพราะวิธีนี้เร็วกว่าเยอะครับ) 

การใช้งานฟังก์ชั่นโดยใช้เครื่องมือบน Ribbon

เราสามารถเลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการได้จากเมนูที่อยู่บน Ribbon ใน [Formulas] –> Function Library

ซึ่งเราเลือกได้ 2 วิธี คือ  1.กดปุ่ม Insert Function  2.เลือกฟังก์ชั่นจาก Function Library

กดปุ่ม Insert Function

เพื่อค้นหาฟังก์ชั่นที่ต้องการ (หรือจะกดปุ่ม fx ที่อยู่ข้างซ้ายของ Formula Bar ก็ได้)

function-insert

ในเมื่อ Excel นั้นมีฟังก์ชั่นให้เลือกอยู่มากมาย การค้นหาฟังก์ชั่นจะช่วยได้พอสมควรเลยล่ะ วิธีการคือให้พิมพ์ลักษณะของฟังก์ชั่นที่ต้องการในช่องค้นหา (Search for a function: )

พอกด Enter มันจะ List ฟังก์ชั่นทั้งหมดที่เกี่ยวกับคำนั้นมาให้ จากนั้นค่อยอ่านคำบรรยายด้านล่างเอาว่าใช้สิ่งทีต้องการหรือไม่

function-search

เลือกฟังก์ชั่นจาก Function Library

จะเห็นว่ามีการแบ่งประเภทฟังก์ชั่นเอาไว้แยกตามหมวดการใช้งาน

function-library

เมื่อเลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการแล้ว มันจะขึ้นตัวช่วยในการใช้ Function นั้นๆ ขึ้นมา (หน้าต่าง Function Argument) โดยที่มันจะบอกว่า Argument ที่ต้องใส่มีกี่ตัว แต่ละตัวต้องการข้อมูลประเภทอะไร

สมมติว่าผมเลือกฟังก์ชั่น LEFT ที่อยู่ใน [Formulas] –> Function Library –>Text

function-arguments

 

อธิบายความสามารถของฟังก์ชั่นโดยรวม

Excel จะอธิบายว่า ฟังก์ชั่น LEFT เอาไว้แสดงบางส่วนของคำที่เราต้องการ โดยนับจากทางซ้ายมือด้วยจำนวนอักขระที่กำหนด เช่น อยากให้แสดงค่า 4 ตัวจากทางซ้าย ของคำว่า ironman ก็จะได้คำว่า iron นั่นเอง

 

อธิบายรายละเอียดแต่ละ Arguments

Text ต้องการข้อมูลประเภท Text (ตัวหนังสือ) ส่วน Num_chars ต้องการข้อมูลประเภท Number (ตัวเลข) ซึ่ง

  • Input ตัวไหนเป็นตัวที่จำเป็นต้องใส่ จะขึ้นเป็นตัวหนา
  • Input ตัวไหนเป็น Optional จะขึ้นเป็นตัวปกติ

จะเห็นว่าฟังก์ชั่น LEFT มี Input ได้ 2 ตัวคือ Text และ Num_chars  ซึ่ง Text เป็นตัวหนา แปลว่าเป็น Input ที่จำเป็นต้องระบุ ส่วน Num_chars เป็น Optional ไม่จำเป็นต้องระบุ

หากลองเอา Mouse กดใน Argument แต่ละช่อง จะมีคำอธิบายรายละเอียดให้ว่าแต่ละ Argument ต้องใส่ค่าอะไรลงไป เช่น

ตอนแรกตอนผมคลิ๊กฟังก์ชั่นขึ้นมา มันจะอธิบาย Argument แรกให้ ซึ่งคือ Text โดยบอกว่า มันคือข้อความที่เราต้องการจะตัดคำออกมานั่นเอง

แต่เมื่อผมลองคลิ๊กที่ช่อง Num_chars บ้าง…

function-arguments2

Excel ก็จะบอกว่า ในช่อง Num_chars คือจำนวนตัวอักษรที่ต้องการให้ Function LEFT ดึงออกมาแสดงให้ และหากเป็นช่อง Optional มันจะบอกด้วยว่าถ้าเราไม่ใส่ค่าอะไรลงไป มันจะใช้ค่าอะไรเป็นค่า Default เช่น ในกรณี Num_chars ของ LEFT นี้จะเป็นเลข 1 (ดึงออกมา 1 ตัวอักษร)

ซึ่งถ้ายังไม่แน่ใจอีกว่า Function ใช้งานยังไง ให้กด Help on this function ที่อยู่มุมซ้ายล่างได้เลย จะมีตัวอย่างเป็นรูปให้ดูด้วย

ตัวอย่างการสั่งงาน

ผลลัพธ์ที่อยากได้ : อยากให้ Excel แสดงข้อความ 4 ตัวอักษรจากทางซ้าย ของคำว่า ironman

วิธีสั่งงาน : เนื่องจากอยากได้ข้อความ “ทางซ้าย” ผมจึงต้องใช่ฟังก์ชั่น LEFT โดยใส่ในแต่ละ  Argument ดังนี้

function-ribbon-example

  • Text : ใส่คำว่า ironman (ช่องนี้ต้องการ Data ประเภท Text) มันจะใส่ “” ครอบให้เอง
  • Num_chars : ใส่เลข 4 (ช่องนี้ต้องการ Data ประเภท Number)

เมื่อ OK จะได้ผลลัพธ์เป็นคำว่า iron ตามต้องการ

ซึ่งจะเห็นว่าใน Formula Bar มีสูตรขึ้นมาว่า =LEFT(“ironman”,4) ซึ่งเราสามารถพิมพ์สูตรแบบนี้ลงไปตรงๆได้ เช่นเดียวกับวิธีที่จะแนะนำถัดไป  นั่นคือ วิธีการสั่งงานโดยพิมพ์สูตร นั่นเอง 

สั่งงานโดยพิมพ์สูตร Function ลงไปใน Formula Bar โดยตรง

วิธีการคือพิมพ์ = ตามด้วยชื่อ Function ลงไปใน Cell ที่ต้องการให้สูตรแสดงผลลัพธ์ ซึ่งพอเริ่มพิมพ์ไป 1 ตัวอักษร เช่น L มันจะขึ้นชื่อ Function ทุกตัวที่ขึ้นต้นด้วย L มาให้เลือก ซึ่งเราสามารถพิมพ์ต่อไปอีก เช่น =LE มันก็จะกรองฟังก์ชั่นให้แสดงเหลือน้อยลงอีก

Function-Typing Function-Typing2

เราสามารถใช้ปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปเลือก ฟังก์ชั่นตัวที่ต้องการ จากนั้นกด Tab เพื่อเลือกใช้ได้เลย สมมติผมเลือกคำว่า LEFT เหมือนเดิม

function-tooltips

Excel จะแสดงตัวช่วย (Function Tooltip) ที่แสดงวิธีการกรอกฟังก์ชั่นมาให้ดูโดยคั่นแต่ละ Arguments ด้วย comma (,) ซึ่งที่เราสามารถเอา Mouse ลาก Function Tooltip ไปมาได้ หากมันบังช่องที่เราจะมอง

วิธีการอ่าน Argument จาก Function Tooltip

  • Input ตัวไหนเป็นตัวที่จำเป็นต้องใส่ จะขึ้นเป็นตัวหนา
  • Input ตัวไหนเป็น Optional จะมีเครื่องหมาย [ ครอบอยู่ ]

ดังนั้นถ้าผมจะดึง 4 ตัวแรกจากคำว่า ironman ก็ต้องใส่สูตรว่า =LEFT(“ironman”,4) นั่นเอง

Tips : จะเห็นว่า เราต้องใส่เครื่องหมายคำพูด (“ “) ครอบคำว่า ironman อันนี้เพื่อบอก Excel ว่าคำว่า ironman เป็น Text ไม่ใช่ชื่อของ Cell/Range ที่ถูกตั้งเอาไว้ ซึ่งต่างจากวิธีใช้ Ribbon ที่ Excel จะใส่เครื่องหมายคำพูดครอบให้เอง

Tips2 : หากบางท่านอยากให้ Excel ใส่ทุก Argument ลงไปในสูตรให้ก่อนเลย สามารถกด Ctrl+Shit+A ได้ครับ