ในบทความนี้จะพูดถึงเรื่อง สูตร (Formula) และฟังก์ชั่น  (Function) ใน Excel กันนะครับ ลองมาดูว่าทั้งสองคำต่างกันยังไง

ถ้าจะให้พูดสั้นๆก็คือ Function เป็นส่วนหนึ่งของ Formula นะครับ เพราะว่า Formula จะหมายถึงทุกอย่างที่เราพิมพ์ไปหลังเครื่องหมายเท่ากับเลย เรามาดูรายละเอียดกันครับ

Formula หรือสูตรใน Microsoft Excel คืออะไร?

Formula หรือ สูตร คือการสั่งให้ Excel คำนวณค่าบางอย่างที่เราใส่ลงไปก่อนที่จะแสดงผลลัพธ์ของการคำนวณออกมา โดยเราจะใส่ทุกอย่างหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=)

เราสามารถสั่งให้มันคำนวณเลขธรรมดา เช่น =3+5 (จะแสดงผลการคำนวณออกมาเป็นเลข 8) หรือจะเป็นแนวอื่นเช่น อ้างอิงค่าจากช่องอื่น เช่น =B6 + B9 ก็ได้ นอกจากนี้ยังใส่อะไรลงไปได้อีกมากมาย ลองติดตามอ่านได้ครับ

รูปแบบของการใส่สูตรใน Microsoft Excel

การใส่สูตร (Formula) จะต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อบอก โปรแกรม Excel ว่าสิ่งที่จะพิมพ์ต่อไปไม่ใช่ข้อความหรือตัวเลขธรรมดาๆ ทื่อๆ แล้วนะ แต่มันคือสูตรซึ่งเป็นสิ่งที่ Excel ต้องทำการคำนวณผลลัพธ์ออกมานั่นเอง

ใส่อะไรลงไปใน สูตร Excel ได้บ้าง?

excel formula composition

 

สิ่งที่ใส่หลังเครื่องหมายเท่ากับได้ แบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลักๆ คือ

  1. Data คือ การใส่ค่าข้อมูลตรงๆ ที่ไม่ใช่สูตร
  2. Cell Reference คือ การอ้างอิงช่องอื่น
  3. Operator ตัวดำเนินการ
    • Arithmetic Operator เช่น เครื่องหมายคำนวณ +, -, *, /, ^, %
    • Comparison Operator เช่น เครื่องหมายเปรียบเทียบ =, <>, >, <, >=, <=
    • Text Operator เช่น &
    • Reference Operator เช่น ,(comma) :(colon) และ (ช่องว่าง)
  4. Function คือ สูตรสำเร็จรูป

เรามาดูรายละเอียดแต่ละตัวกันครับ

Data

คือข้อมูลประเภทต่างๆ  เช่น ตัวเลข ตัวหนังสือ เป็นต้น

  • มีสิ่งที่ควรระวัง คือ  ข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือ จะต้องใส่เครื่องหมายคำพูด (“) คร่อม เช่น = “ตัวหนังสือ” เป็นต้น ไม่งั้น Excel จะงงว่าเป็นการตั้งชื่อ Cell Reference หรือไม่

Cell Reference

คือ การอ้างอิงไปยังช่องอื่น เวลาค่าในช่องนั้นๆ เปลี่ยนแปลงไป จะทำให้ค่าในช่องที่ใส่สูตรอยู่เปลี่ยนแปลงไปด้วย

  • การอ้างอิงข้อมูลในชีทเดียวกัน
    • ใช้การเขียนว่า = ชื่อ Cell
      เช่น = C4
      โดยอาจมีเครื่องหมาย $ ล๊อคอยู่ด้วย
      เช่น = $F$8 ก็ได้
  • การอ้างอิงข้อมูลข้ามชีท
    • ใช้การเขียนว่า =ชื่อชีท!ชื่อ cell
      เช่น  =Sheet2!C4
  • การอ้างอิงข้อมูลข้ามไฟล์
    • ใช้การเขียนว่า =
      [ชื่อไฟล์]ชื่อชีท!ชื่อ cell
      เช่น =[Book2.xlsx]Sheet2!B11

Operator

หรือ ตัวดำเนินการ มีหลายประเภท ดังนี้

ARITHMETIC OPERATOR ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์

+ (บวก) บวก (3+3)
– (ลบ) ลบ (3–1)
ติดลบ (–1)
* (ดอกจัน) คูณ (3*3)
/ (ทับ) หาร (3/3)
% (percent) Percent คือ หารด้วย 100 เช่น (20%)
^ (ตัวยก) ยกกำลัง (3^2)

COMPARISON OPERATOR ตัวเปรียบเทียบ

ใส่แล้วทำให้เกิดข้อมูลประเภท Logic (ตรรกศาสตร์) คือ จริง (TRUE)  เท็จ (FALSE)

= (เท่ากับ) A1=B1
> (มากกว่า) A1>B1
< (น้อยกว่า) A1<B1
>= (มากกว่าหรือเท่ากับ) A1>=B1
<= (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) A1<=B1
<> (ไม่เท่ากับ) A1<>B1

TEXT OPERATOR ตัวดำเนินการทางตัวหนังสือ

& (เครื่องหมายและ ampersand) เชื่อมข้อความเข้าด้วยกัน

เช่น =”แมว” & “เหมียว” & 10 & “ตัว” จะออกมาเป็นคำว่า แมวเหมียว10ตัว

REFERENCE OPERATOR ตัวดำเนินการของการอ้างอิง

: (colon) Range operator, ใช้อ้างอิงช่องเป็นช่วง จากจุดซ้ายบนถึงขวาล่าง โดยใส่เครื่องหมาย colon (:) เพื่อบอกว่าข้อมูลจากไหนถึงไหน
เช่น =SUM(B3:D6) จะให้ความหมายเดียวกับ =SUM(B3,C3,D3,B4,C4,D4,B5,C5,D5,B6,C6,D6)
, (comma) Union operator, ใช้รวม Reference หลายๆ ตัวเข้าด้วยกัน
สามารถใช้อ้างอิงหลายๆ ช่อง แบบไม่ต่อเนื่องกันก็ได้ เช่น =SUM(C11:C18,B13:B15,E17)
(space) Intersection operator,  ใช้อ้างอิงช่องที่ซ้ำกันระหว่าง Reference ที่เราใส่ลงไปทั้งหมด
เช่น (C22:C29 B24:E26 C25:D27) => ผลที่ได้คือช่วง C25:C26 นั่นเองครับ
โดยที่ ถ้าไม่มีส่วนซ้ำกันเลย จะแสดง Error ออกมาเป็น #NULL!

ลำดับความสำคัญของ Operator

ลำดับ เครื่องหมาย ความหมาย
1 ( ) วงเล็บ
2 : (colon) ตัวเชื่อม Cell Reference
3 (single space)
4 , (comma)
5 เลขติดลบ ( เช่น –1)
6 % เปอร์เซ็นต์
7 ^ เลขยกกำลัง
8 * and / คูณ หรือ หาร
9 + and – บวก หรือ ลบ (คนละอันกับเลขติดลบ)
10 & ตัวเชื่อม text
11 = เครื่องหมายเปรียบเทียบ
< >
<=
>=
<>

Function ในโปรแกรม Microsoft Excel

ฟังก์ชั่น (Function) ทำงานเปรียบเสมือนโรงงานที่ทำหน้าที่รับวัตถุดิบ (input หรือ argument) จากนั้นเอาไปประมวลผลจนออกมาเป็น Output ที่แสดงออกมาใน Cell นั่นเอง โดยแต่ละ Function ก็จะผลิตผลลัพธ์ออกมาไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับว่า Function นั้นเอาไว้ทำอะไร

ประเภทของ Function มีหลายอย่าง แต่ละตัวก็ต้องการจำนวน input ไม่เท่ากัน หากต้องการรู้ว่า Function แต่ละอันต้องการ Input อะไรบ้าง จำนวนเท่าไหร่ ให้เลือกฟังก์ชั่น ที่ต้องการแล้ว มันจะขึ้นตัวช่วยในการใช้ Function นั้นๆ ขึ้นมา (หน้าต่าง Function Argument)

  • โดยที่ Input ตัวไหนเป็นตัวที่จำเป็นต้องใส่ จะขึ้นเป็นตัวหนา
  • ถ้าตัวไหนเป็น Optional จะขึ้นเป็นตัวปกติ

เช่น ผมเลือก Text => LEFT จะขึ้นดังนี้ ( Num_chars เป็น Optional โดย Excel จะใส่ค่า Default ให้)

Function argument

หรือจะพิมพ์สูตร =LEFT ลงไปใน Cell ที่ใช้ทำงานเลย (ขณะเริ่มพิมพ์ =L มันจะขึ้น Function มาให้เลือก ถ้าเลือกได้แล้วกด Tab) มันจะขึ้นตัวช่วยมาในรูปแบบการใส่สูตรที่คั่นแต่ละ input ด้วย comma (,)  เช่น

Input Function by Keyboard

  • ตัวที่เป็นตัวหนาคือ ตัวที่จำเป็นต้องใส่
  • ตัวที่อยู่ใน [ ] คือ optional

เช่น =LEFT(“ironman”,4) จะได้ผลลัพธ์ว่า iron เพราะว่า ฟังก์ชั่น LEFT เอาไว้แสดงตัวอักษรของคำที่เราต้องการตามจำนวนที่เรากำหนดนับจากทางซ้าย เช่น ผมใส่คำว่า ironman เอา 4 ตัวจากทางซ้าย จะได้ คำว่า iron นั่นเอง

ใครสนใจศึกษาเพิ่มเติม ไปดูต่อได้ที่ รวมฮิตสูตรที่ใช้บ่อยๆ

 

Video ประจำตอน (ซีรีส์ใหม่)

Video ประจำตอน 3 : การใส่สูตร (Formula)

Video ประจำตอน 4 : การใช้ Function

Video ประจำตอน (ซีรีส์เก่า)