บ่อยครั้งที่เรามีข้อมูลดิบจำนวนหนึ่ง แต่ข้อมูลที่เรากำลังสนใจมันจำเพาะเจาะจงกว่านั้น ดังนั้นการกรองข้อมูลให้แสดงเฉพาะสิ่งที่เราสนใจเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก ซึ่งทำได้ด้วยเครื่องมือ Filter นั่นเอง

excel-advanced-filter

เครื่องมือ Filter (โดยเฉพาะแบบ Basic) ถือว่าเป็นทักษะพื้นฐาน ที่บริษัท/โรงงาน คาดหวังให้คนทำงานเกี่ยวกับ Excel ทำได้ ดังนั้นใครยังไม่เข้าใจหรือยังใช้ไม่เป็น ผมอยากให้ดูวีดีโอชุดนี้ครับ

ไฟล์ประกอบ : inwexcel-filter-practice (.Xlsx)

กรองข้อมูลใน Excel ตอนที่ 1/2 : Filter & Sort

ประเด็นสำคัญ ของ Filter

  • เวลาจะ Filter ข้อมูล ควรเตรียมข้อมูลให้บรรทัดบนสุดเป็นหัวตาราง ไม่ใช่ตัวข้อมูลจริง
  • กด Filter ได้ 2 ที่ คือ
    • ที่ Ribbon Home => บริเวณ Editing เลือก Sort & Filter => Filter
    • ที่ Ribbon Data => บริเวณ Sort & Filter เลือก Filter
  • เวลากด Filter แล้วจะมีปุ่มสี่เหลี่ยมขึ้นมาที่หัวตาราง เราสามารถกดปุ่มนั้นเพื่อเข้าสู่เมนูการกรองข้อมูล
  • เวลากดปุ่มกรองที่คอลัมน์ไหน มันก็จะกรองข้อมูลโดยใช้หลักเกณฑ์จากคอลัมน์ที่เรากำลังกด
    • ถ้าจะคัดกรองค่าแบบเจาะจง เวลากดแล้วมี Check Box อันไหนที่ไม่อยากให้เห็นให้ติ๊กออกได้เลย
    • ถ้าจะคัดกรองค่าแบบกำหนดเงื่อนไข
      • ถ้าข้อมูลเป็น Text จะมีให้เลือก Text Filter ซึ่งเลือกได้ว่าจะเอาช่องที่มีข้อความ xxx, ขึ้นต้นด้วยคำนี้, ลงท้ายด้วยคำนี้ เป็นต้น
      • ถ้าข้อมูลเป็น Number จะมีให้เลือก Number Filter ซึ่งเลือกได้ว่า  เอาค่าที่มากกว่าเท่าไหร่ น้อยกว่าเท่าไหร่ หรือจะแสดง Top10 ของข้อมูลก็ได้ เป็นต้น
  • Filter ต่างจาก Hide ตรงที่หากเรา Copy ไป Paste ที่อื่น ข้อมูลที่ถูกกรองทิ้งจะไม่ถูก copy ไปด้วย (แต่ข้อมูลที่ Hide ไว้ยังถูก Copy ไป)

ประเด็นสำคัญ ของ Sort

หาก Sort จากคอลัมน์เดียว ให้กดที่ปุ่มสี่เหลี่ยมที่หัวตาราง จะง่ายกว่า โดย

  • ถ้าข้อมูลเป็น Text จะมีให้เลือก Sort A->Z และในทิศกลับกัน
  • ถ้าข้อมูลเป็น Number จะมีให้เลือก Smallest to Largest และในทิศกลับกัน

หากต้องการ Sort แบบเป็นลำดับขั้น ให้เลือกที่เครื่องมือ Sort ที่อยู่บน Ribbon ข้างๆเครื่องมือ Filter

  • หัวตารางที่อยู่บนจะถือเป็นหลัก จะเรียงคอลัมนั้นนั้นก่อน แล้วค่อยไปเรียงคอลัมน์ข้่างล่างเป็นลำดับถัดไป

กรองข้อมูลใน Excel ตอนที่ 2/2 : Advanced Filter

Advanced Filter เป็นการกรองข้อมูลชั้นสูง ซึ่งมีความยืดหยุ่นในการกรองข้อมูลมาก สามารถกรองได้ทีละหลายๆเงื่อนไข นอกจากนี้ยังสามารถตัดข้อมูลที่ซ้ำกันออกได้ด้วย

ประเด็นสำคัญ ของ Advanced Filter

  • สามารถใช้เครื่องมือได้ที่ Ribbon Data => บริเวณ Sort & Filter เลือก Advanced
  • เลือก Location ได้ ว่า
    • จะ Filter อยู่กับที่ (Filter the list, in-place) หรือ
    • จะเอาข้อมูลที่กรองแล้ว Copy ออกไปไว้ที่อื่นเลย (Copy to another location แต่ต้องเป็นชีทเดียวกัน)
      • ตรงนี้สามารถไปสร้างหัวตาราง ที่เรียงลำดับและจำนวนอาจไม่เหมือนต้นฉบับได้ เครื่องมือมันจะโปรยข้อมูลลงให้ถูกช่องเอง
  • List Range ให้เลือก Data Source ของเรา
  • Criteria Range ให้เลือกว่าเรามีเงื่อนไขการคัดกรองอย่างไร (ต้องไปสร้างเป็นตารางเงื่อนไขเพิ่ม ดูรายละเอียดได้ในวีดีโอครับ)
  • Unique Records Only เอาไว้ติ๊กหากต้องการกำจัดข้อมูลที่ซ้ำกันออก