ข้อมูลใน Microsoft Excel สามารถแบ่งออกเป็น 5 ประเภทใหญ่ๆ ด้วยกัน คือ

  1. Number ตัวเลข เช่น ตัวเลขปกติทั่วไป 10, 2.3, 1/2, 1.234E+03 หรือตัวที่อาจไม่เหมือนตัวเลข แต่จริงๆเป็นตัวเลขอย่าง 10:21, 21 มกราคม 2526
  2. Text ตัวอักษร เช่น ช้าง, ม้า, cow, sid110, I love my pen
  3. Logic ตรรกะ มีอยู่ 2 อย่างคือ TRUE, FALSE
  4. Error ข้อผิดพลาด เช่น #DIV/0!, #VALUE!, #REF!
  5. Array อาเรย์ เป็นชุดของข้อมูล เช่น {1,2,3;4,5,6}

โดยเราสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราสนใจอยู่ในประเภทไหนได้ง่ายๆ โดยใช้ Function =TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ) 

ผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นรหัสตัวเลข ซึ่งมีความหมายดังนี้

  • 1 = Number (ตัวเลข)
  • 2 = Text (ตัวอักษร)
  • 4 = Logic (ตรรกกะ) :
  • 16 = Error (ผิดพลาด)
  • 64 = Array (อาเรย์)

ทำไมเราต้องเรียนรู้ประเภทของข้อมูลใน Excel?

เนื่องจากการจะใช้ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น การที่เราเข้าใจโครงสร้างข้อมูล และวิธีการทำงานของมัน เป็นเรื่องที่เป็นพื้นฐานสำคัญและมีประโยชน์มากๆ เช่น

  • หากเรารู้ว่าข้อมูลที่เรากำลังใส่เป็นข้อมูลแบบไหน เราจะสามารถใช้สูตรได้พลิกแพลงมากขึ้น โดยเรารู้ว่าเราต้องใส่ Input ลงไปในสูตรในแต่ละ Argument (แต่ละช่อง Input) ให้ถูกประเภท ตามที่แต่ละสูตรต้องการ เช่น
    excel formula arguement

    • สูตร =LEFT(ข้อความ,จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ) จะเห็นว่า จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ จะต้องเป็นข้อมูลที่เป็น Number (ตัวเลข) เท่านั้น แปลว่า หากเรามีสูตรที่ได้ผลลัพธ์เป็นตัวเลข เราก็สามารถผสมสูตรนั้นลงไปในช่อง “จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ” ได้เช่นกัน
  • เราจะเข้าใจการทำงานของ Excel มากขึ้น เช่น เราจะเข้าใจว่า ทำไมเวลาเอาวันที่มาลบกันแล้วจะได้ออกมาเป็นช่วงเวลาระยะห่างของสองวันได้ (เพราะ Excel มองว่าวันที่คือตัวเลขตัวหนึ่งนั่นเอง)

Video ประจำตอน

http://www.youtube.com/watch?v=-eDZG_l3Kzo

เรามาดูรายละเอียดของข้อมูลแต่ละประเภทกันครับ

Number (ตัวเลข)

คือเลขที่เป็นจำนวนจริงทั้งหมด  มีหลากหลายรูปแบบ เช่น

    • จำนวนเต็ม เช่น -1, 0,1,5
    • ทศนิยม เช่น 1.2, 5.65
    • วันที่ เช่น 31 Jan 2013 (Excel จะมองวันที่ เป็นจำนวนเต็มเลขใดเลขหนึ่ง เลข 1 คือ วันที่ 1 เดือน 1 ปี คศ. 1900, เลข 2 คือ วันที่ 2 เดือน 1 ปี คศ. 1900 )
    • เวลา เช่น 16:30 (Excel จะมองเวลา เป็นจุดทศนิยม โดย เที่ยงวันคือ 0.5 เป็นต้น)
    • จำง่ายๆ

Format ของตัวเลขใน Excel

    • จริงๆ แล้ว เลขตัวเดียวกัน สามารถกำหนด Format ให้ Excel แสดงผลออกมาแตกต่างกันได้มากมาย เพียงกดที่ Cell ที่ต้องการแล้วกด Ctrl +1 เพื่อแก้ไข Format หรือ จะกด คลิ๊กขวา แล้ว Format Cells ก็ได้
    • ดูรายละเอียดการกำหนด Format แบบต่างๆ ได้ที่ บทความ แปลงโฉมตัวเลขใน Excel ด้วย Custom Format
  • Tips
    • Format ที่มีประโยชน์มากที่อยากจะแนะนำ เวลามีเลขจำนวนเยอะๆ เช่น 1234567890
      เราสามารถแสดงเลขในหลักล้านได้ โดยให้เลือก Custom Format เลือกรูปแบบที่ต้องการแล้วใส่ comma (,) ตามหลังไปอีก 2 ที มันจะกดเลขลงไป 6 หลัก (ใส่ Comma 1 ที กดไป 3 หลัก) เช่น ใส่ว่า #,##0.00,, จะได้ผลเป็น 1234.57 ครับ
    • Format ที่อ่านแล้ว งงๆ เช่น  Format Scientific ซึ่งมีวิธีอ่านดังนี้
      • 1234 = 1.234E+03 = 1.23 x 10 ยกกำลัง 3 = 1.234 x 1000 นั่นเอง
      • 0.001234 = 1.234E-03 = 1.23 x10 ยกกำลังลบ 3 หรือ
        1.23 หาร 1000 นั่นเอง

Text (ตัวอักษร)

คือ ข้อความต่างๆ ทั้งที่เป็นตัวหนังสือหรือตัวเลข เช่น แมว, BAT, www.siraekabut.com, ผมมีเงิน 0 บาท เป็นต้น

  • แปลว่า บางช่องเราอาจเห็นว่าเป็นตัวเลข แต่จริงๆ เป็น Text ก็ได้ วิธีดูคร่าวๆ คือ หากมันถูกจัดชิดซ้าย โดยที่เราไม่ได้ไปเป็นคนกำหนดจัดซ้ายเอง มันจะเป็น Text, ถ้าชิดขวาจะเป็นตัวเลข)
  • เราสามารถกำหนดให้เวลาพิมพ์ตัวเลขลงไป แต่ต้องการให้เป็น Text ได้ โดยใส่เครื่องหมาย ‘ นำหน้า เช่น ‘001234 มันจะออกมาเป็น 001234 ที่เป็น Text

วิธีแปลงให้ Number กลายเป็น Text ง่ายๆ ด้วย &””

  • เช่น ช่อง A1 มีค่าเป็น 123 ที่เป็นเลข เราจะทำให้เป็น Text ได้ด้วยวิธีจับใส่สูตร =A1&”” เพื่อให้มันใช้ Function & ซึ่งเป็นสูตรเชื่อม Text หลายๆ ตัวเข้าด้วยกัน (ในที่นี้ เชื่อมด้วย text ว่างเปล่า) มันเลยแปลงผลลัพธ์เป็น Text ให้

วิธีแปลงให้ Text กลายเป็น Number ง่ายๆ ด้วย *1

  • เช่น ช่อง A1 มีค่าเป็น 123 ที่เป็น Text เราจะทำให้เป็น Number ได้ด้วยวิธีจับใส่สูตร =A1*1 เพื่อให้มันใช้ Function * ซึ่งเป็น Operator ทางคณิตศาสตร์ ซึ่งเป็นการคำนวณเกี่ยวกับตัวเลข มันเลยแปลงผลลัพธ์เป็น Number ให้

Logic (ตรรกกะ)

ผลลัพธ์มีอยู่ 2 แบบ คือ

  • TRUE (จริง) เช่น
    • =1+2<4 ( TRUE เพราะ 1+2 ได้ 3 ซึ่งน้อยกว่า 4 จริง)
    • =LEN(“แมว”)=3 (TRUE เพราะ คำว่า แมว มี 3 ตัวอักษร โดย LEN เป็นฟังก์ชั่นไว้หาจำนวนตัวอักษรในช่องนั้นๆ )
    • TRUE สามารถแทนด้วยเลข 1 ได้
  • FALSE (เท็จ) เช่น
    • =1>2 (FALSE เพราะ 1 ไม่ได้มากกว่า 2)
    • =AVERAGE(1,2,3)>4 (FALSE เพราะ 1,2,3 เฉลี่ยกันได้ 2 ซึ่งไม่มากกว่า 4)
    • FALSE สามารถแทนด้วยเลข 0 ได้

Error (ความผิดพลาด)

เกิดความผิดพลาดขึ้น มีหลายสาเหตุด้วยกัน การที่เรารู้ความแตกต่างของมัน จะทำให้เราเข้าใจ และแก้ไขข้อบกพร่องได้อย่างถูกต้องมากขึ้นครับ

  • เราสามารถเช็คประเภทของ Error ได้จาก Function ERROR.TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ) ซึ่งผลออกมาดังนี้

    ประเภท ERROR ความหมาย ค่าทดสอบที่แสดงออกมาจาก ERROR.TYPE
    #NULL!  เกิดจากการใช้ Intersection Operator (ช่องว่าง) แล้วปรากฎว่าการ Intersect นั้นออกมาเป็น Set ว่าง เช่น =SUM(A10:A20 C10:C20) (ช่วง 2 อันไม่มีช่องซ้ำกันเลย) 1
    #DIV/0!  เกิดจากการคำนวณที่มีการหารด้วย 0 2
    #VALUE!  เกิดจากการใส่ค่า Input ลงไปในสูตรผิดประเภทข้อมูล
    เช่น =IF(“แมว”,1,0) จะผิด เพราะ ตรง “แมว” จริงๆ ต้องเป็นตรรกกะ ที่ถูกคือ = IF(A3=”แมว”,1,0) จึงจะไม่ Error
    3
    #REF!  เกิดจากการที่ไม่สามารถอ้างถึง Cell ได้ ซึ่งอาจเกิดจากการ Delete Cell, Column หรือ Row ไปจนช่องนั้นหายไป 4
    #NAME?  มีการอ้างถึงชื่อ Cell หรือ Function ที่ไม่มีอยู่จริง 5
    #NUM!  มีการใส่ค่าตัวเลขที่มากเกินกว่า Excel จะรับไหว หรือ อาจเกิดจากการที่ Excel ทำการคำนวณ Trial & Error ค่า (Iterative) แล้วไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ตอนใช้สูตร IRR 6
    #N/A  เป็น Error ที่เจอบ่อยมาก เช่น หาข้อมูลด้วยการ Lookup ไม่เจอ, อาจเกิดจากใส่ Input ลงสูตรผิดหรือเกิน (ซึ่งการ Lookup ไม่เจอ ไม่ใช่แปลว่าเขียนสูตรผิด) 7
    #GETTING_DATA 8
    Anything else #N/A

Array (อาเรย์)

อาเรย์คือสิ่งที่ใช้รวบรวมข้อมูลหลายๆ ช่องเข้าด้วยกันเป็นอันเดียว (Collection of items) ซึ่งมันจะเชื่อมโยงถึงสิ่งที่ผมจะอธิบายในอนาคต เกี่ยวกับการเขียน Array Formula นั่นเองครับ

ซึ่ง Array ใน Excel อาจจะแบ่งได้ 2 ประเภทหลักๆ คือ

Array  1 มิติ

  • มี Row เดียว ( ถือว่าเป็น Array 1 มิติ แบบแนวนอน) จะใช้ตัวแบ่ง item ด้วย comma (,)
    เช่น ={1,2,3} คือ Array 1 แถว 3 หลัก
  • มี Column เดียว ( ถือว่าเป็น Array 1 มิติ แบบแนวตั้ง) จะใช้ตัวแบ่ง item ด้วย semi colon (;)
    เช่น ={1;2;3} คือ Array 3 แถว 1 หลัก

Array 2 มิติ

  • มีหลาย Row หรือ หลาย Column จะใช้ตัวแบ่ง item ทั้ง comma (,) และ  semi colon (;)
  • โดยจะแสดง item ในแถวเดียวกันก่อน คั่นด้วย comma (,) จากนั้นจะขึ้นแถวใหม่ด้วย semi colon (;)
    เช่น ={1,2,3;4,5,6} คือ Array 2 แถว 3 หลัก

เท่านี้ทุกคนก็มีพื้นฐานเกี่ยวกับประเภทข้อมูลใน Excel กันแล้ว ในตอนต่อๆ ไปเราจะได้มาเรียนรู้วิธีการใช้สูตร (Formula) กันครับ