ข้อมูล 4 ประเภท

ไม่ว่าเราจะเขียนสูตร หรือ พิมพ์ข้อมูลลงไปใน Cell ….
ผลลัพธ์ของมัน สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทข้อมูลใหญ่ๆ ด้วยกัน คือ

  1. Number ตัวเลข สามารถเอามาคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้
    • ตัวเลขปกติทั่วไป 10, 2.3, 1/2, 1.234E+03
    • ตัวที่อาจไม่เหมือนตัวเลข แต่จริงๆเป็นตัวเลขอย่าง เช่น วันที่และเวลา คือ ตัวเลขที่เปลี่ยน Format ไป
      • วันที่ เช่น 31 Jan 2013
        • Excel จะมองวันที่ เป็นจำนวนเต็ม เช่น
        • เลข 1 คือ วันที่ 1 เดือน 1 ปี คศ. 1900
        • เลข 2 คือ วันที่ 2 เดือน 1 ปี คศ. 1900
      • เวลา เช่น 16:30
        • Excel จะมองเวลา เป็นจุดทศนิยม โดย เที่ยงวันคือ 0.5 เป็นต้น
      • รายละเอียด อ่านได้ที่ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) ใน Excel
    • ธรรมชาติจะอยู่ ชิดขวาของ Cell โดยอัตโนมัติ
  2. Text ตัวอักษร เอาไว้แสดงผลข้อความ ไม่ได้เอาไว้มาคำนวณ
    • ตัวหนังสือจริงๆ เช่น ช้าง, ม้า, cow, sid110, I love my pen
    • ตัวหนังสือที่หน้าตาเหมือน Type อื่น เช่น 123 จริงๆ สามารถเป็นตัวหนังสือก็ได้ ถ้าพิมพ์ว่า ‘123
    • ธรรมชาติจะอยู่ ชิดซ้ายของ Cell โดยอัตโนมัติ
    • แปลว่า บางช่องเราอาจเห็นว่าเป็นตัวเลข แต่จริงๆ เป็น Text ก็ได้ วิธีดูคร่าวๆ คือ หากมันถูกจัดชิดซ้าย โดยที่เราไม่ได้ไปเป็นคนกำหนดจัดซ้ายเอง มันจะเป็น Text, ถ้าชิดขวาจะเป็นตัวเลข)
    • เราสามารถกำหนดให้เวลาพิมพ์ข้อมูลลงไป แล้วบังคับให้ผลลัพธ์เป็น Text ได้ โดย
      • วิธีที่ 1 : ใส่เครื่องหมาย ‘ นำหน้า เช่น ‘001234 มันจะออกมาเป็น 001234 ที่เป็น Text
      • วิธีที่ 2 : เปลี่ยน format ของ Cell เป็น Text ก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อมูล
  3. Logic ตรรกะ มีอยู่ 2 อย่างคือ
    • TRUE เกิิดเมื่อมีการเปรียบเทียบค่าแล้วเป็นจริง เช่น ใส่สูตรว่า =10>3
    • FALSE เกิิดเมื่อมีการเปรียบเทียบค่าแล้วเป็นเท็จ เช่น ใส่สูตรว่า =5<2
    • ธรรมชาติจะอยู่ กึ่งกลางของ Cell โดยอัตโนมัติ
  4. Error ข้อผิดพลาด
    • ธรรมชาติจะอยู่ กึ่งกลางของ Cell โดยอัตโนมัติ
    • ความผิดพลาดมีหลายสาเหตุด้วยกัน การที่เรารู้ความแตกต่างของมัน จะทำให้เราเข้าใจ และแก้ไขข้อบกพร่องได้อย่างถูกต้องมากขึ้นครับ
      ประเภท ERROR ความหมาย ค่าทดสอบที่แสดงออกมาจากการใช้ฟังก์ชัน
      ERROR.TYPE
      #NULL!  เกิดจากการใช้ Intersection Operator (ช่องว่าง) แล้วปรากฎว่าการ Intersect นั้นออกมาเป็น Set ว่าง เช่น =SUM(A10:A20 C10:C20) (ช่วง 2 อันไม่มีช่องซ้ำกันเลย) 1
      #DIV/0!  เกิดจากการคำนวณที่มีการหารด้วย 0 2
      #VALUE!  เกิดจากการใส่ค่า Input ลงไปในสูตรผิดประเภทข้อมูล
      เช่น =IF(“แมว”,1,0) จะผิด เพราะ ตรง “แมว” จริงๆ ต้องเป็นตรรกกะ ที่ถูกคือ = IF(A3=”แมว”,1,0) จึงจะไม่ Error
      3
      #REF!  เกิดจากการที่ไม่สามารถอ้างถึง Cell ได้ ซึ่งอาจเกิดจากการ Delete Cell, Column หรือ Row ไปจนช่องนั้นหายไป 4
      #NAME?  มีการอ้างถึงชื่อ Cell หรือ Function ที่ไม่มีอยู่จริง 5
      #NUM!  มีการใส่ค่าตัวเลขที่มากเกินกว่า Excel จะรับไหว หรือ อาจเกิดจากการที่ Excel ทำการคำนวณ Trial & Error ค่า (Iterative) แล้วไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ตอนใช้สูตร IRR 6
      #N/A  เป็น Error ที่เจอบ่อยมาก เช่น หาข้อมูลด้วยการ Lookup ไม่เจอ, อาจเกิดจากใส่ Input ลงสูตรผิดหรือเกิน (ซึ่งการ Lookup ไม่เจอ ไม่ใช่แปลว่าเขียนสูตรผิด) 7
      #GETTING_DATA 8
      Anything else #N/A

       

วิธีตรวจสอบประเภทข้อมูล

โดยเราสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราสนใจอยู่ในประเภทไหนได้ง่ายๆ มี 3 วิธี คือ

ดูด้วยตา

ลองเลือกข้อมูลแล้ว Clear Format ทิ้ง

  • หากเป็น Number จะอยู่ชิดขวาของช่อง
  • หากเป็น Text ปกติจะอยู่ชิดซ้ายของช่อง
  • หากเป็น Logic จะเป็นคำว่า TRUE FALSE อยู่กึ่งกลางช่อง
  • หากเป็น Error มักมีเครื่องหมาย # หรือ ! และ อยู่กึ่งกลางช่อง

ใช้ Function =TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ) 

ผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นรหัสตัวเลข ซึ่งมีความหมายดังนี้

  • 1 = Number (ตัวเลข)
  • 2 = Text (ตัวอักษร)
  • 4 = Logic (ตรรกกะ) :
  • 16 = Error (ผิดพลาด)
  • 64 = Array (อาเรย์) **** เป็นการใส่ข้อมูลหลายๆ ค่าใน Cell เดียว ซึ่งขอไม่พูดถึึง ณ ตอนนี้ครับ

ใช้ฟังก์ชั่นกลุ่ม IS….

ซึ่งจะให้ผลลัพธ์เป็น TRUE/FALSE

  • ISNUMBER เช็คว่า ใช่ตัวเลขหรือไม่?
  • ISTEXT เช็คว่า ใช่ตัวเลขหรือไม่?
  • ISNONTEXT เช็คว่า ไม่ใช่ตัวหนังสือหรือไม่?
  • ISLOGICAL เช็คว่า ใช่ตรรกกะหรือไม่?
  • ISERROR  เช็คว่า error หรือไม่?
  • ISFORMULA  เช็คว่า ใช่สูตรหรือไม่?

ทำไมเราต้องเรียนรู้ประเภทของข้อมูลใน Excel?

  • หากเรารู้ว่าข้อมูลที่เรากำลังใส่เป็นข้อมูลแบบไหน เราจะสามารถใช้สูตรได้พลิกแพลงมากขึ้น โดยเรารู้ว่าเราต้องใส่ Input ลงไปในสูตรในแต่ละ Argument (แต่ละช่อง Input) ให้ถูกประเภท ตามที่แต่ละสูตรต้องการ เช่น
    excel formula arguement

    • สูตร =LEFT(ข้อความ,จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ) จะเห็นว่า จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ จะต้องเป็นข้อมูลที่เป็น Number (ตัวเลข) เท่านั้น แปลว่า หากเรามีสูตรที่ได้ผลลัพธ์เป็นตัวเลข เราก็สามารถผสมสูตรนั้นลงไปในช่อง “จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ” ได้เช่นกัน
  • เราจะเข้าใจการทำงานของ Excel มากขึ้น เช่น เราจะเข้าใจว่า ทำไมเวลาเอาวันที่มาลบกันแล้วจะได้ออกมาเป็นช่วงเวลาระยะห่างของสองวันได้ (เพราะ Excel มองว่าวันที่คือตัวเลขตัวหนึ่งนั่นเอง)

เมื่อคุณอ่านบทความนี้จบแล้ว ก็น่าจะมีพื้นฐานเกี่ยวกับประเภทข้อมูลใน Excel กันแล้วล่ะ ในตอนต่อๆ ไปเราจะได้มาเรียนรู้วิธีการใช้สูตร (Formula) กันครับ


Comments

  1. […] อ่านได้ที่ ประเภทของข้อมูลบน Excel และ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date […]