ใน Excel นั้น เราสามารถทำให้ข้อมูล 2 ช่องที่แท้จริงแล้วข้างในเป็นข้อมูลตัวเดียวกัน แสดงผลออกมาต่างกันได้ (เหมือนเวลาเราเปลี่ยนเคสมือถือ ข้างในก็ยังเป็นเครื่องเดิม แต่คนที่มองเห็นจะรู้สึกว่าเป็นคนละเครื่องอัน ประมาณนั้น)

วิธีการคือ ต้องกำหนด “รูปแบบ” (Format) ของทั้งสองช่องให้ไม่เหมือนกัน ยกตัวอย่างเช่น

ในช่อง A1, A2, และ A3 มีเลข 2.345 ทั้งคู่

  • ช่องแรกกำหนดรูปแบบเป็น General ก็จะเห็นเป็น 2.345
  • ช่องที่สองกำหนดเป็น Number ที่มีทศนิยม 2 ตัวแหน่ง จะเห็นค่าเป็น 2.35 แทน (แต่ค่าที่แท้จริงของช่องนั่นก็ยังเป็น 2.345 อยู่นะครับ)
  • ช่องสุดท้ายกำหนดรูปแบบเป็นวันที่และเวลา เราจะเห็นค่าเป็น 2/1/1900  8:16:48 (แต่ค่าที่แท้จริงของช่องนั่นก็ยังเป็น 2.345 อยู่นะครับ… ใครงงว่าทำไมเป็นแบบนี้ สามารถไปอ่านได้ที่ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา )

นี่คือความสามารถของการเปลี่ยนหรือกำหนด Format ที่ทำให้ค่าเดียวกัน แสดงผลไม่เหมือนกันได้

การกำหนด Format เบื้องต้น

3_number_format_box

ซึ่งปกติการกำหนด Format ทำได้โดยเลือกช่องที่เราต้องการ จากนั้นเลือกแถบ Home => ในช่อง Number สามารถเลือก Drop Down Format ต่างๆ ที่โปรแกรม Excel ได้ทำไว้ให้แล้ว เช่น General, Number, Currency, Date, Text, และอีกมากมาย ให้ลองกดเล่นดูนะครับ ปกติแล้ว Format พวกนี้จะเอาไว้ใช้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขนะครับ

การกำหนด Format แบบขั้นสูง (Custom Format)

วันนี้ผมจะมาเน้นเจาะลึกถึงการกำหนด Format แบบ Advance ที่เรียกว่า Custom Format กันครับ วิธีใช้งาน คือ

  1. ให้เลือกช่องที่ต้องการ จากนั้นคลิ๊กขวา => Format Cell => Custom หรือ เลือกช่องที่เราต้องการ จากนั้น กด Ctrl+1 => Custom
  2. จากนั้นไปตรง Type: แล้วพิมพ์รูปแบบที่ต้องการได้เลยครับ…

แล้วไอ้รูปแบบที่ต้องพิมพ์ลงไปคืออะไรล่ะ?? ผมกำลังจะบอกวิธีให้ครับ

Syntax หรือวิธีการเขียน Custom format

ให้ดูตารางข้างล่างประกอบด้วย ค่าที่แท้จริงของทุกช่องคือ 43210.525 นะครับ

excel custom format summary

  • General ค่าที่ออกมาก็จะเหมือนเดิม (เหมือนกับตอนที่พิมพ์ลงไป ยกเว้นจะแสดงไม่พอ)
    • เช่น 43210.525
  • 0  คือ การใส่ตัวเลข โดยเลข 0 จะถูกแสดงออกมาแม้ไม่จำเป็น
    • ดังนั้นหากเราใส่ Custom format ว่า 00000000.0000000 มันจะเห็นเป็น 00043210.5250000 (ยังเห็น 0 อยู่แม้จะไม่จำเป็น เช่น 0 ก่อนเลข 4 จริงๆ ไม่ต้องใส่ก็ได้ เช่นเดียวกับ 0 หลังเลข 5 ตัวสุดท้าย
  • # คือ การใส่ตัวเลข โดยเลข 0 จะถูกตัดทิ้งหากไม่มีค่า
    • ดังนั้นหากเราส่ Custom format ว่า ########.####### มันจะเห็นเป็น 43210.525 (0 ก่อนเลข 4 ไม่ต้องใส่ก็ได้ เช่นเดียวกับ 0 หลังเลข 5 ตัวสุดท้าย )
  • ? คือ การใส่ตัวเลข โดยเลข 0 จะถูกแทนด้วยช่องว่างหากไม่มีค่า
  • . (จุด) จะบอกตำแหน่งของทศนิยมว่าอยู่ตรงไหน (ปัดเศษ)
    • เช่น 0.00 (หลังจุดมี 2 ตัว = ทศนิยม 2 ตำแหน่ง ) ค่าจะจะแสดงเป็น 43210.53 (ปัดขึ้น)
  • ใส่ comma ตามหลัง 1 ตัวเลขหายไป 3 หลัก (หารพัน)
    • ใส่ comma ตามหลัง 2 ตัวเลขหายไป 6 หลัก (หารล้าน)
    • เช่น 0.##, จะได้ว่า = 43.21
  • หากจะใส่ Text ร่วมใน Custom Format ด้วย (เช่นเป็น Label หรือเป็น หน่วยการนับ) ให้ใส่ในเครื่องหมายคำพูด
    • เช่น “ผมมีเงิน” #,##0.00 “บาท” จะได้ว่า ผมมีเงิน 43,210.53 บาท (ค่าที่แท้จริงยังเป็นตัวเลข ที่เอาไปบวกลบคูณหารได้อยู่)
    • ยกเว้น ตัว $ – + / ( ) : space ไม่ต้องใส่เครื่องหมายคำพูดครอบก็ได้
  • เรื่องของวันที่ และ เวลา
    • วันที่ d m y ใส่ได้หลายรูปแบบมาก
    • ค่าที่แท้จริง Custom Format การแสดงผล
      3/5/2013 d 3
      3/5/2013 dd 03
      3/5/2013 ddd ศ.
      3/5/2013 dddd ศุกร์
      3/5/2013 m 5
      3/5/2013 mm 05
      3/5/2013 mmm พ.ค.
      3/5/2013 mmmm พฤษภาคม
      3/5/2013 mmmmm
      3/5/2013 yy 13
      3/5/2013 yyyy 2013

      เวลา  

      • h ชั่วโมง
      • mm นาที
      • ss วินาที
      • ถ้าใส่

        เครื่องหมาย

        [ ] เวลาใส่ลงไปแล้วจะหมายถึงให้ใช้ค่าแบบที่เกินเวลาปกติได้ เช่น

         

        • [h] จะเกิน 24 ชม. ได้
        • [m] จะเกิน 60 นาทีได้
        • [s] จะเกิน 60 วินาทีได้  
      • AM/PM ใส่เพื่อให้เป็นระบบ AM/PM ถ้าไม่ใส่จะเป็นระบบ 24 ชม.
      • ค่าที่แท้จริง Custom Format การแสดงผล
        41397.756 h:mm:ss AM/PM 6:08:38 PM
        41397.756 h:mm:ss 18:08:38
  • ใส่ Format โดยกำหนดสีได้ ด้วย Code [ ] นำหน้าเข้าไป 
  • [BLACK], [BLUE], [CYAN], [GREEN], [MAGENTA], [RED], [WHITE], [YELLOW], [COLOR 1-56]
    • เช่น [blue]0.00 ค่าที่ได้จะเหมือนกับใส่ Format 0.00 แต่ตัวอักษรจะเป็นสีฟ้าแทน
  • เราใส่ Format ค่าโดยให้ขึ้นอยู่กับตัวเลข ว่าเป็นเลขบวก เลขลบ หรือ เลขศูนย์ ให้มี Format ต่างกันได้ด้วย
    • ใส่โดยคั่นด้วยเครื่องหมาย ; โดยมีรูปแบบดังนี้
      Formatเลขบวก;Formatเลขลบ;Formatเลขศูนย์ 
    • เช่น [Color43]0.00;[Red]-0.00;[blue]0.00
  • เราใส่ Format ให้ต่างกันได้ 3 ชั้น โดยไม่เกี่ยวกับค่า บวก ลบ ศูนย์ได้ด้วย
    • มีรูปแบบดังนี้
      [เงื่อนไขแรก]formatแรก;[เงื่อนไขที่สอง]formatที่สอง;formatอื่นๆ

      • [Red][<-400](-0.00);[yellow][=-200](-0.00);[blue]0.00 แปลว่า
      • หากน้อยกว่า -400 ให้ เป็นสีแดง format (-0.00)
      • หากเท่ากับ -200 ให้เป็นสีเหลือง format (-0.00)
      • นอกนั้นให้เป็นสีฟ้า format 0.00 

Download => excelcustomformat (.xls)

คู่มือละเอียดดูได้ที่ => http://office.microsoft.com/en-001/excel-help/create-a-custom-number-format-HP010342372.aspx

หวังว่าเพื่อนๆ คงเข้าใจการทำงานของ Custom Format มากขึ้นแล้วนะครับ

หากเราใช้ตัว Custom Format นี้เป็นแล้ว เราสามารถนำไปประยุกต์ได้อีกมากมาย โดยเฉพาะกับการแสดงค่าในกราฟครับ ไว้จะกลับมาแสดงให้ดูอีกทีตอนพูดเรื่องกราฟนะครับ