co-create
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


 

ผมเชื่อว่าการ Copy / Paste ข้อมูล เป็นของชอบของหลายๆ คนเลยล่ะ เพราะมันมีช่วยให้คุณทำงานสบายขึ้นมาก แต่จะสบายมากขึ้นกว่าเดิมอีก หากคุณใช้ Feature นี้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

การคัดลอก ตัด แปะ แทรกนั้น สามารถแบ่งเป็น Action mทำที่ต้นทางกับปลายทางได้ดังนี้

copy-paste-concept

Copy vs Cut :  การ Copy ต้นฉบับจะยังคงอยู่ที่เดิม แต่การ Cut ต้นฉบับจะหายไปเลย

Paste vs Insert : การ Paste เป็นการแปะทับลงไปยังเป้าหมายเลย (ข้อมูลเดิมในเป้าหมายหายไป) แต่ Insert เป็นการแทรก (ข้อมูลเดิมในเป้าหมายถูกเลื่อนไปยังที่อื่น)

การคัดลอกข้อมูล (Copy) –> แปะข้อมูล (Paste)

การคัดลอกข้อมูลด้วย Copy & Paste (คัดลอก & แปะ)

  1. คลิ๊กที่ cell/range ต้นทาง กด Ctrl+C เพื่อ Copy หรือคัดลอกข้อมูลเอาไว้
  2. คลิ๊กที่ cell/range ปลายทาง กด Ctrl+V เพื่อ Paste หรือ วางสิ่งที่คัดลอกมา
  3. หากเป็นการ Paste แบบปกติ ข้อมูลจะมาทั้งสูตรและ Format

Tips : หาก Range ปลายทางมีจำนวนช่องที่เอาข้อมูลต้นทางไปลงได้แบบเป็นจำนวน x เท่าพอดีๆ  ข้อมูลจะถูก Copy และ Paste ไปด้วยในลักษณะวนซ้ำ Pattern ไปเรื่อยๆ จนเต็มพื้นที่ แต่ถ้าเลือกปลายทางจำนวนช่องไม่ลงพอดี ก็จะ Paste เท่ากับต้นฉบับเท่านั้น

copy-paste-pattern

 

การ Copy & Paste สูตร กับการเลื่อนตำแหน่งของ Cell Reference

หากคุณลองสังเกตดู เวลาเราเขียนสูตรแล้ว Copy ไปยังช่องอื่น สูตรที่ช่องปลายทางจะไม่เหมือนกับช่องต้นฉบับ เช่น หากในช่อง B1 เขียนสูตรว่า =E1+3 หากเรา Copy สูตรนี้ลงมา Paste ที่ช่อง A7 สูตรมันจะกลายเป็น =D7+3

copy-paste-Relative-cut

 

โดยมันมีหลักการในการเลื่อนของสูตรเวลาถูก Copy ดังนี้

  • หากต้นฉบับเป็นค่าที่เป็น Value (ไม่ใช่สูตร) : ค่านั้นจะถูก Copy มาตรงๆ ไม่เปลี่ยนแปลง
  • หากต้นฉบับเป็นสูตร ที่มีตัวCell Reference : จะมีลักษณะการเลื่อนขึ้นอยู่กับประเภทของ Cell Reference ว่าเป็นCell Referenceแบบใด ซึ่งมีอยู่2ประเภทใหญ่ๆ คือ
    • แบบที่ไม่ได้ Lock ตำแหน่ง Cell Reference และ
    • แบบที่มีการ Lock ตำแหน่ง Cell Reference 

แบบที่ไม่ได้ Lock ตำแหน่ง Cell Reference

เรียกอีกชื่อว่า Relative Cell Reference  คือ การเขียนการอ้างอิงสูตรแบบปกติที่เราเรียนรู้มาตั้งแต่ต้น นั่นคือใส่แต่รหัสคอลัมน์ และ เลขแถว (โดยที่ไม่มีสัญลักษณ์ $ ปนอยู่เลย)

  • ไม่ Lock ทั้ง คอลัมน์ และ แถว เช่น E1
    copy-paste-Relative

เวลา Copy สูตร มันจะเลื่อนไปในทิศทางเดียวกับทิศการ Copy & Paste แบบเป๊ะๆ (เหมือนถูกวิชานินจา Copy การเคลื่อนไหว ประมาณนั้นเลย)

แบบที่มีการ Lock ตำแหน่ง Cell Reference :

คือการเขียนสูตรโดยที่มีสัญลักษณ์ $ มาใส่ไว้ข้างหน้ารหัสคอลัมน์ และ/หรือ เลขแถว ซึ่งถ้ามี $ อยู่หน้ารหัสตัวใด แปลว่ามีการ Lock ตำแหน่ง Cell Reference ตัวนั้นไว้ ดังนั้นจะเกิดขึ้น 3 กรณี คือ

  • Lock คอลัมน์ แต่ไม่ Lock แถว : เช่น $E1 (จินตนาการเหมือนมีกรอบมากั้น ให้วิ่งได้แค่คอลัมน์นั้น)
    copy-paste-Mixed2
  • ไม่ Lock คอลัมน์ แต่ Lock แถว : เช่น E$1 (จินตนาการเหมือนมีกรอบมากั้น ให้วิ่งได้แค่แถวนั้น)
    copy-paste-Mixed1
  • Lock ทั้ง คอลัมน์ และ แถว เช่น $E$1 (เหมือนมีกรอบมากั้นทั้งคอลัมน์และแถว ทำให้วิ่งไปไหนไม่ได้เลย)
    copy-paste-Absolute

เวลา Copy สูตร :

  • หากเครื่องหมาย $ อยู่หน้ารหัสคอลัมน์ (Column) มันจะ Lock คอลัมน์ ไม่ให้เลื่อนไปไหน
  • หากเครื่องหมาย $ อยู่หน้ารหัสแถว (Row) มันจะ Lock แถว ไม่ให้เลื่อนไปไหน 

สรุปแนวทางการใช้งานจริง

การใส่สัญลักษณ์ $ เพื่อทำการ Lock Cell ไม่ให้เลื่อน มีวิธีการใส่ง่ายๆ โดยไม่ต้องมานั่งพิมพ์เอง ซึ่งสามารถใช้วิธีกดปุ่มลัดโดย การกดปุ่ม F4 หลังจากเลือก Cell Reference ในสูตร ซึ่งเมื่อกดซ้ำไปเรื่อยๆ มันจะวนรูปแบบการ Lock ทั้งหมด 4 แบบด้วยกัน สรุปได้ดังนี้

Concept เรื่อง Relative / Absolute/ Mixed Cell Reference นี้สำคัญมาก ต้องทำความเข้าใจให้ถ่องแท้นะครับ เพราะเป็นพื้นฐานในการสร้างงาน Excel ที่ดีในอนาคตเลยทีเดียว

f4-cycle

รูปแบบ ความหมาย ประเภทการ Reference Shortcut
A1 Column : ไม่ LockRow : ไม่ Lock Relative Cell Reference ยังไม่กดF4
(หรือกดหลังจาก $A1)
$A$1 Column : LockRow : Lock Absolute Cell Reference กด F4 1 ที
(นับจาก A1 ปกติ)
A$1 Column : ไม่ LockRow : Lock Mixed Cell Reference กด F4 2 ที
(นับจาก A1 ปกติ)
$A1 Column : LockRow : ไม่ Lock Mixed Cell Reference กด F4 3 ที
(นับจาก A1 ปกติ)

 

การ Paste ในรูปแบบต่างๆ (Paste Special)

paste-special

หากต้องการ Paste ข้อมูลแบบพิเศษ สามารถทำได้โดยเลือก Dropdown จากปุ่ม Paste หรือเลือก Paste Special

  • Paste Formula                 Paste แต่สูตร
  • Paste Value                                Paste แต่ค่าที่คำนวณแล้ว
  • Transpose กลับแนวนอนให้เป็นแนวตั้ง แนวตั้งให้เป็นแนวนอน
  • Paste Special –> Format                Paste แต่รูปแบบ ไม่เอาค่าหรือสูตรมา (Format Painter)
  • Paste Special –> Column Width เป็นการเลียนแบบความกว้างคอลัมน์จาก Cell ต้นฉบับ
  • Operation (Add/Subtract/Multiply/Divide) เป็นการเอาข้อมูลต้นทางไปบวก/ลบ/คูณ/หาร กับข้อมูลปลายทาง

การใช้ Format Painter ช่วย Copy รูปแบบ

สามารถเลือก Cell/Range ต้นฉบับ จากนั้นกด icon Format Painter แล้วค่อยเลือก Cell/Range ปลายทาง

  • Cell ปลายทางมีหลายช่องต่อเนื่องกัน ตอนเลือก Cell หลายทางก็ลากเป็น Range ได้เลย
  • Cell ปลายทางที่มีช่องที่ไม่ต่อเนื่องกัน ให้ทำการ Lock Format Painter ก่อนโดย Double Click ที่ Format Painter จากนั้นค่อยทำการเลือก Cell ปลายทาง สังเกตว่าหากใช้วิธีนี้แล้วจะ Paste Cell หลายทางได้เรื่อยๆ โดยไม่ต้อง Click ที่ Format Painter ใหม่ทุกครั้ง

การตัดข้อมูล (Cut) –> แปะข้อมูล (Paste)

  • เป็นการย้ายข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งเลย ไปแทนที่ช่องปลายทาง (Move)
  • Cell Reference ในสูตรช่องที่ถูก Move นั้นจะยังคงเหมือนเดิม ไม่มีการเลื่อนเหมือนการ Copy
  • หากว่ามีช่องอื่นมาอ้างอิงถึงช่องเดิม เวลามันย้ายไปยังช่องใหม่ สูตรที่เคยอ้างอิงมายังช่องนั้นก็จะปรับให้โดยอัตโนมัติ เช่น เดิมมีการเขียนสูตรในช่อง A2 ว่า =A1+20 หากเรา Cut ช่อง A1 แล้วไป Paste ที่ C3 สูตรในช่อง B2 จะเปลี่ยนไปเป็น =C3+20 โดยอัตโนมัติ

การ Move ข้อมูลด้วย Cut & Paste (ตัด & แปะ)

การ Cut & Paste ทำได้โดย

  1. คลิ๊กที่ cell/range ต้นทาง กด Ctrl+X เพื่อ Cut หรือเตรียมที่จะย้ายข้อมูล
  2. คลิ๊กที่ cell/range ปลายทาง กด Ctrl+V เพื่อ Paste หรือ วางสิ่งที่เตรียมจะย้ายมา

การ Move ข้อมูลด้วยการลาก Mouse

  1. เราสามารถเลือก Range ของข้อมูลที่ต้องการ
  2. จากนั้นเลื่อนเม้าไปที่ขอบของ Range ที่เราเลือกไว้ (มันจะกลายเป็นรูปลูกศรชี้ 4 ทิศ พร้อมกัน)
  3. Click ซ้ายค้างไว้ แล้วลากไปยังเป้าหมายที่ต้องการ แล้วปล่อย Mouse ได้เลย

ซึ่งวิธีนี้มีข้อดีคือ จะเห็นชัดเจนก่อนทำการ Paste ว่า ช่องเป้าหมายจะครอบคลุมถึงแค่ไหน

Tips: ถ้าเปลี่ยนจาก Click ซ้ายค้างเป็น Click ขวาค้างแทน ทันจะมีเมนูขึ้นมาถามว่าต้องการจะ Copy หรือ Move ข้อมูล แถมมีให้เลือกด้วยว่าจะ Copy ในลักษณะไหน

right-click-menu

การแทรกข้อมูล (Insert)

คุณสามารถเลือกได้ว่าจะแทรกข้อมูลหลังจากการ Copy (ต้นฉบับยังอยู่) หรือจากการ Cut (ต้นฉบับหายไปเลย) โดยเมื่อ Insert แล้วสามารถเลือกทิศทางในการเลื่อนได้ด้วยว่าจะให้เลื่อน Cell เดิมไปทางขวา หรือว่าเลื่อนลง

insert-0

สมมติเลือกให้ Shift ไปทางขวา

insert

Cell เดิมก็จะถูกเลื่อนไปทางขวาโดยอัตโนมัติตามลำดับ
(สังเกตว่าเดิมอยู่ C –> D,  D –> E,  E –> F เป็นต้น)

แต่ถ้าต้นฉบับเป็นการ Copy/Cut ทั้งแถว หรือทั้งคอลัมน์ Excel จะไม่ขึ้นมาถามว่าจะเลื่อนช่องไปในทิศไหน เพราะมันถูกบังคับให้เลื่อนในทิศเดียว เช่น Copy ทั้งแถว ก็ต้องเลื่อนลง ส่วน Copy ทั้งคอลัมน์ ก็ต้องเลื่อนไปทางขวา เป็นต้น

การ Repeat Action ด้วยปุ่ม F4

หมายถึง ให้ Excel ทำซ้ำการกระทำล่าสุดที่เราทำลงไป มีคีย์ลัดแบบกดง่ายสุดๆ คือ กดปุ่ม F4 ซึ่งมีประโยชน์มากๆ ในการทำอะไรซ้ำๆ โดยเฉพาะเป็นเรื่องที่ปกติแล้วเป็นต้องกดหลาย step กว่าจะทำ action นั้นๆ ได้ เช่น Insert Column / Delete Row / ตีกรอบ

ตัวอย่าง 1 : การ Insert Row

  • ตอนแรกให้กด insert Row ตามปกติก่อน โดย เลือก row แล้วคลิ๊กขวา –> Insert จากนั้น Excel จะจำการกระทำนี้ไว้
  • ต่อมาเราสามารถไปเลือก Row อื่น แล้วกด F4 เพื่อให้ Excel Insert Row ได้เลย

f4-1

f4-2

 

ตัวอย่าง 2: การตีกรอบให้ Cell พร้อมถมสีพื้นหลังโดยใส่ Fill Color ด้วย

  • ตอนแรกให้คุณทำ Format Cell ด้วยการตีกรอบ แล้วใส่สี (ถ้าคุณทำขั้นตอนนี้เป็น 2 Step เช่น ตีกรอบก่อน แล้ว ค่อยใส่สี มันจะจำแต่ Action ใส่สีไว้)
    f4-3
  • ต่อมา คุณสามารถกด F4 เพื่อให้ Excel ตีกรอบ และ ใส่สีในปุ่มเดียวได้เลย
    f4-4

 

เทคนิคการใช้ Fill Handle ให้เราทำงานเร็วขึ้น

การใช้ Fill Handle คือการใช้ Mouse เลือกที่มุมขวาล่างของ Range ที่เลือกไว้แล้วลากไปในทิศทางต่างๆ ซึ่งคนทั่วไปมักจะรู้จักความสามารถของมันไม่กี่แบบเท่านั้น ทั้งๆ ที่ Fill Handle มีความสามารถหลายแบบมากๆ ดังนี้

เทคนิค 1 : เมื่อคลิ๊กซ้ายแล้วลาก Fill Handle ลงมา

กรณีที่ Excel ไม่คิดว่ามี Pattern (เช่นเป็นเลขช่องเดียว หรือเป็นสูตร หรือ ข้อความที่ไม่มีตัวเลข) :
จะเป็นการ Copy Cells นั่นคือ การ Copy ช่องต้นฉบับลงมา (ไม่ว่าจะเป็นค่า คงที่ หรือ สูตร)

web-fill-1

กรณีที่ Excel คิดว่ามี Pattern (เช่น เป็น Text ที่มีตัวเลข, เป็น เดือน, วันที่, เวลา , อันดับ, เป็นเลขตั้งแต่ 2 ช่องขึ้นไป)  : จะเป็นการ Fill Series หรือใส่เลขไล่ลำดับตาม Pattern ลงมา เช่น Run เลขต่อเนื่องให้ (หากเราลากขึ้น เลขจะลดลงแทน)

web-fill-2

หากเริ่มพิมพ์เลข 2 ลำดับขึ้นไป (มี Pattern) แล้วลาก Fill Handle มันจะเดาเลขต่อไปให้โดยอัตโนมัติ

web-fill-3

เทคนิค 2 : หากในเทคนิคที่ 1 เรามีการกด Ctrl ค้างไว้ด้วยจะให้ผลสลับกันจากปกติ นั่นคือ จากเดิมเป็น Copy Cells ก็จะกลายเป็น Fill Series หรือ จากเดิม Fill Series กลายเป็น Copy Cells

กรณีที่เดิม Excel ไม่คิดว่ามี Pattern : จะกลายเป็นการ Fill Series  โดยใส่ Series เลข Running ลงไปต่อจากเลขแรก (หากเราลากขึ้น เลขจะลดลงแทน)

web-fill-4

กรณีที่เดิม Excel คิดว่ามี Pattern : จะเป็นการ Copy Cells คือ บังคับให้ใช้ค่าต้นฉบับ

web-fill-5

ถ้ากรณีต้นฉบับมีมากกว่า 1 แถว จะเป็น Copy Cells โดยการวางข้อมูลแบบซ้ำ Pattern ไปเรื่อยๆ

 web-fill-6 

เทคนิค 3 : หากกดดับเบิ้ลคลิ๊กที่ Fill Handle จะเปรียบเสมือนการลากลงมาจนเท่ากับบรรทัดสุดท้ายที่มีข้อมูลข้างเคียงอยู่ ถ้ามีช่องว่างระหว่างทางมันจะไม่ Copy ต่อ (ใช้ได้กับเทคนิค 1 คือไม่สามารถกดคู่กับปุ่ม Ctrl หรือ Shift ได้)

web-fill-7

เทคนิค 4 : หากลาก Fill Handle ย้อนกลับขึ้นไป จะเป็นการลบข้อมูลออก

web-fill-8

เทคนิค 5 : หากกด Shift ค้างไว้แล้วลาก Fill Handle ลงมา จะเป็นการแทรก Cell

web-fill-9

เทคนิค 6 : หากกด Shift ค้างไว้แล้วลาก Fill Handle ย้อนกลับ จะ Delete Cell นั้นออกไปเลย

web-fill-10

เทคนิค 7 : เราสามารถกดคลิ๊กขวาแล้วลาก Fill Handle เพื่อระบุ Option การ Fill ได้หลายรูปแบบ

web-fill-11

การ Copy Cells กับ Fill Series เราได้มีการเรียนรู้กันไปแล้ว ส่วนเมนูที่เหลือ มีผลลัพธ์ดังนี้

  • ส่วนต่อไปนี้ใช้ได้กับข้อมูลทุกประเภท
    • Fill Formatting Only = Copy Format อย่างเดียว ไม่ได้เอาค่าหรือสูตรมาด้วย
    • Fill Without Formatting = Copy ค่าหรือสูตรอย่างเดียว ไม่เอา Format มาด้วย
  • ส่วนต่อไปนี้ใช้ได้กับข้อมูลประเภทวันที่เท่านั้น
    • Fill Days = ให้ผลเหมือนการลาก Fill Handle มาตามปกติ ถ้าเริ่มวันเดียวมันก็จะใส่วันถัดไปให้ แต่ถ้าเริ่มต้น 2 วันแล้วสมมติว่าห่างกัน มันก็จะ Fill เว้นวันให้
    • Fill Weekdays = จะใส่มาให้เฉพาะวันที่ไม่ใช่เสาร์หรืออาทิตย์
    • Fill Months = ใส่วันที่เหมือนต้นฉบับเดิมแต่เปลี่ยนเดือนไปเรื่อยๆ
    • Fill Years = ใส่วันที่และเดือนเหมือนต้นฉบับเดิมแต่เปลี่ยนปีไปเรื่อยๆ
  • ส่วนต่อไปใช้ได้กับข้อมูลประเภทตัวเลข
    • Linear Trend = ให้ผลเหมือนการลากปกติ จะหาผลต่างระหว่างเลขตั้งต้น แล้วใช้ทำนายเลขถัดไป
    • Growth Trend = จะหาผลหารระหว่างเลขตั้งต้น แล้วใช้ทำนายเลขถัดไป
    • Series… = เป็นการระบุแบบ Advance ขึ้นไปอีก เช่น ใส่ได้ว่าให้เริ่มและสิ้นสุดที่เลขไหน (หากมีการ ติ๊กเลือกช่อง Trend ด้วยมันจะหาเลขที่เหมาะกับแนวโน้มที่สุดมาใส่ให้แทน โดยไม่สนใจค่าเดิม)
      web-fill-12