Import ข้อมูล/Text to Column

สารพัดวิธีแยกร่างข้อความ

สมมติว่าเรามีข้อความบางอย่าง แล้วเราอยากจะแยกส่วนข้อความนั้น เช่น ตัวอย่างข้างล่างนี้ มีคั่นด้วย – (แต่ว่าตำแหน่งของมันไม่แน่ไม่นอน) เราจะแยกข้อความออกมาเป็น 3 ส่วนได้ยังไง? มาดูกัน วิธีที่ 1 : Text to Column วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้เครื่องมือ Text to Column โดยให้ Copy ข้อมูลต้นฉบับออกมาก่อน แล้วเลือกข้อมูล แล้วไปที่ [Data]–> Data Tools –> Text to Column –> Delimited และให้ใส่เครื่องหมาย – Read more…

By Sira Ekabut, ago
Applied Knowledge

การทำ Keyword Analysis ด้วย Excel เพื่อจัดกลุ่มข้อมูล

เมื่อเร็วๆ นี้เองผมเพิ่งได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้า ให้หาเหตุผลที่พนักงานขายทำการขายสินค้า/บริการไม่สำเร็จ โดยจะต้องวิเคราะห์จากข้อความที่เป็นคำบรรยายที่พนักงานขายแต่ละคนเขียนมาให้ ซึ่งข้อมูลมีเยอะมาก ประมาณหลายหมื่นข้อความเลย (โอ้ แม่เจ้า!!) ดังนั้นจะให้ผมนั่งอ่านทีละอันคงไม่ไหวแน่นอน ผมจึงลองเขียนสูตรใน Excel เพื่อพยายามแบ่งกลุ่มเหตุผลขึ้นมาว่าน่าจะมีเหตุผลอะไรบ้าง แต่ละเหตุผลคิดเป็นสัดส่วนซักกี่ % ? ซึ่งก็ได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจพอสมควรครับ ^^ ดังนั้นผมจึงอยากนำแนวคิดนี้มาลองแบ่งปันกับเพื่อนๆ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับคนอื่นที่อาจต้องทำอะไรคล้ายๆ ผม และบางทีคุณอาจมีเทคนิคที่เจ๋งกว่าผมก็ได้ (ถ้ามีก็บอกกันด้วยนะ อิอิ) มาลองทำกันจริงๆ ผมขอสมมติสถานการณ์ใหม่ขึ้นมาว่าเราเป็นบริษัทขายของแห่งหนึ่ง แล้วเราได้รวบรวมคำบ่นที่ลูกค้าด่าเรามาไว้ได้หลายพันข้อความเลย (แต่ในไฟล์มีแค่ 15 ข้อความ เพื่อความง่าย) =>  keyword-analysis (โหลดไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ได้ที่นี้) หน้าที่ของคุณคือต้องวิเคราะห์ว่าลูกค้าบ่นเรื่องอะไรมามากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะได้หาทางแก้ปัญหาได้ถูกจุด ซึ่งหน้าตาข้อมูลเป็นแบบนี้ สิ่งที่เราต้องทำต่อคือ Read more…

By Sira Ekabut, ago
Text Functions

เทคนิคการใช้ Mail Merge ดึงข้อมูลจาก Excel โปรยลงแบบฟอร์มใน Word

จากที่ผมได้ post ใน Fanpage ไปว่า “มีใครอยากรู้เรื่องเทคนิคการใช้เครื่องมือ Mail Merge เพื่อดึงข้อมูลจาก Excel ไปโปรยลงแบบฟอร์มใน Microsoft Word มั้ยครับ? (แล้วเราก็ Print เอกสารออกมาหลายๆ ชุดได้ เช่น Print ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จให้ลูกค้า)” ปรากฏว่ามีคนสนใจเป็นจำนวนมาก แสดงว่ามีคนที่ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้อยู่พอสมควรเลย ซึ่งน่าเสียดายมากๆ เพราะมันมีประโยชน์สุดๆ ต้องบอกก่อนว่า เทคนิคนี้เป็นเครื่องมือใน Microsoft Word แต่ผมไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ Word ดังนั้น หากใครเห็นว่ามีวิธีที่ดีกว่าที่ผมแนะนำ ก็สามารถบอกมาเป็นวิทยาทานให้ผมและคนอื่นๆ ได้รู้ด้วยนะครับ เอาล่ะ Read more…

By Sira Ekabut, ago
Text Functions

จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT

co-create บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


  ก่อนจะนำข้อมูลไปสรุปผลในบทต่อๆ ไปได้ คุณอาจจำเป็นต้องจัดการข้อมูล ให้ออกมาอยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการก่อน เพื่อให้สามารถสรุปข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น แยกชื่อและนามสกุลออกจากกัน หรือมีการแปลงคำบางอย่าง เช่น แปลงตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่ หนึ่งในฟังก์ชั่นที่มีบทบาทในการแปลงข้อมูลหรือจัดการข้อมูลให้เรียบร้อยมากขึ้นมากที่สุดตัวหนึ่งก็คือ ฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT นั่นเอง ซึ่งคุณจะต้องรู้จักฟังก์ชั่นพื้นฐานเหล่านี้ก่อนครับ คุณอาจต้องใช้มันผสมผสานกันพอสมควรเลยล่ะ

สรุปฟังก์ชั่นกลุ่ม Text ที่ใช้บ่อย

LEN

นับจำนวนตัวอักษร (นับทั้งอักษร ช่องว่าง สระ และวรรณยุกต์ด้วย) len =LEN(text) =LEN(ข้อความที่จะนับอักษร) ผลลัพธ์ : เป็น Number ตัวอย่าง : =LEN("มดแดง") =5

LEFT

ตัดคำจากทางซ้าย (ระบุได้ว่าตัดกี่ตัวอักษร) left =LEFT(text, [fusion_builder_container hundred_percent="yes" overflow="visible"][fusion_builder_row][fusion_builder_column type="1_1" background_position="left top" background_color="" border_size="" border_color="" border_style="solid" spacing="yes" background_image="" background_repeat="no-repeat" padding="" margin_top="0px" margin_bottom="0px" class="" id="" animation_type="" animation_speed="0.3" animation_direction="left" hide_on_mobile="no" center_content="no" min_height="none"][num_chars]) =LEFT(ข้อความต้นฉบับ, [จำนวนอักษรที่จะตัด]) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =LEFT("มดแดง",2) =“มด”

MID

ตัดคำโดยระบุได้ว่าเริ่มตัดที่ตำแหน่งไหน เป็นจำนวนกี่ตัวอักษร mid-fix =MID(text,start_num,num_chars) =MID(ข้อความต้นฉบับ,อักษรที่เริ่มตัด,จำนวนอักษรที่จะตัด) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =MID("มดแดง",3,2) =“แด”

RIGHT

ตัดคำจากทางขวา (ระบุได้ว่าตัดกี่ตัวอักษร) right =RIGHT(text, [num_chars]) =RIGHT(ข้อความต้นฉบับ, [จำนวนอักษรที่จะตัด]) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =RIGHT("มดแดง",2) =“ดง”

TRIM

ตัดช่องว่างส่วนเกินออก (ลบช่องว่างที่อยู่หน้า หลัง รวมถึงช่องว่างตรงกลางที่เกิน 1 เคาะ) trim =TRIM(text) =TRIM(ข้อความที่จะตัด) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =TRIM("  inw  excel ") ="inw excel" (เหลือช่องว่างกลาง 1 space)

FIND 

ค้นหาคำที่ต้องการ ว่าอยู่ตำแหน่งที่เท่าไหร่ของข้อความที่กำหนด (สนใจตัวพิพม์เล็กพิมพ์ใหญ่) ระบุได้ว่าให้เริ่มหาตั้งแต่อักษรที่เท่าไหร่ find =FIND(find_text, within_text, [start_num]) =FIND(ส่วนของคำที่ต้องการหา, หาในคำไหน, [ตำแหน่งที่เริ่มหา]) ผลลัพธ์ : เป็น Number ตัวอย่าง : =FIND("Excel","inwexcel is Excellent") =13

SEARCH

ค้นหาคำที่ต้องการ ว่าอยู่ตำแหน่งที่เท่าไหร่ของข้อความที่กำหนด โดยใช้การหาแบบ Wildcard (ไม่สนใจตัวพิพม์เล็กพิมพ์ใหญ่) ระบุได้ว่าให้เริ่มหาตั้งแต่อักษรที่เท่าไหร่ search =SEARCH(find_text,within_text,[start_num]) =SEARCH(ส่วนของคำที่ต้องการหา, หาในคำไหน, [ตำแหน่งที่เริ่มหา]) ผลลัพธ์ : เป็น Number ตัวอย่าง : =SEARCH("Excel","inwexcel is Excellent") =4

SUBSTITUTE

แทนที่คำที่ต้องการด้วยอีกคำหนึ่ง ใช้เมื่อรู้คำที่จะถูกแทนที่ substitute =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num]) =SUBSTITUTE(คำที่ต้องการแทนที่, ส่วนของคำเดิมที่จะถูกแทนที่, ส่วนของคำใหม่ที่จะมาแทนที่, [เจาะจงอันที่ถูกแทนที่ได้]) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =SUBSTITUTE("ผม like มาก","like","ชอบ") = "ผม ชอบ มาก"

REPLACE

แทนที่ตำแหน่งที่ต้องการด้วยอีกคำหนึ่ง ใช้เมื่อรู้ตำแหน่งและจำนวนตัวอักษรที่จะถูกแทนที่ replace =REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text) =REPLACE(คำที่ต้องการแทนที่, ตำแหน่งเริ่มที่จะแทนที่, จำนวนอักษรที่จะแทนที่, คำใหม่ที่จะมาแทนที่) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =REPLACE("081-234-5678",5,3, "ไม่บอก") = "081-ไม่บอก-5678"

TEXT

เปลี่ยนรูปแบบ Number Format โดยใช้สูตร text =TEXT(value, format_text) ในช่อง format_text ให้ใส่รูปแบบคล้ายการทำ Custom Format ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทหลัง ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =TEXT(1234.5678,"0.00")= "1234.57"

UPPER

แปลงข้อความให้กลายเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด upper = UPPER(text) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =UPPER(“mOnKey”)= "MONKEY"

LOWER

แปลงข้อความให้กลายเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด lower = LOWER(text) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =LOWER(“mOnKey”)= "monkey"

PROPER

แปลงข้อความแต่ละคำให้ขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ นอกนั้นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด proper = PROPER(text) ผลลัพธ์ : เป็น Text ตัวอย่าง : =PROPER(“mOnKey”)= "Monkey" (more…)

By Sira Ekabut, ago
Date Functions

สุดยอดฟังก์ชั่นช่วยจัดการข้อมูลให้เป็นไปตามต้องการ

บทความนี้ถูกแยกเขียนใหม่เป็น 3 หัวข้อดังนี้ เข้าไปใน link ได้เลยครับ Level 14. จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT Level 15 : เดินทางข้ามเวลาด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม Date & Time Level 16 : VLOOKUP และ MATCH คู่ซี้ค้นหาข้อมูล

By Sira Ekabut, ago
Text Functions

มาดูกันว่า TRIM ตัดอะไรทิ้งบ้าง?

คุณคิดว่าฟังก์ชั่น TRIM เอาไว้ทำอะไร? หลายคนอาจคิดว่ามันแค่เอาไว้ตัด space หัวท้ายของคำเท่านั้น …. แต่จริงๆ มันตัด space โดยจะเหลือ space ระหว่างคำไว้ให้แค่สูงสุด 1 เคาะเท่านั้น space ตัวอื่นๆจะถูกตัดทิ้งทั้งหมดครับ ตามรูป

By Sira Ekabut, ago