Selection / Find / Replace / Go to

การค้นหาข้อมูล และ Wildcard เครื่องหมายมหัศจรรย์

co-create บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


  ปกติแล้วเวลาพูดถึงเรื่องการค้นหาข้อมูล คนส่วนใหญ่คงนึกถึงเครื่องมือ Find (Ctrl+F) ซึ่งผมก็ใช้มันบ่อยมากเช่นกัน แต่วันนี้ผมจะมาเปิดเผยความสามารถลับๆ ของมันที่หลายคนอาจยังไม่รู้ เป็นยังไงมาดูกันเลย!

การใช้เครื่องมือ Find เพื่อค้นหาข้อมูล

เครื่องมือนี้ เอาไว้ค้นหาสิ่งที่ต้องการ มีวิธีสั่งงานโดยให้ไปที่ [fusion_builder_container hundred_percent="yes" overflow="visible"][fusion_builder_row][fusion_builder_column type="1_1" background_position="left top" background_color="" border_size="" border_color="" border_style="solid" spacing="yes" background_image="" background_repeat="no-repeat" padding="" margin_top="0px" margin_bottom="0px" class="" id="" animation_type="" animation_speed="0.3" animation_direction="left" hide_on_mobile="no" center_content="no" min_height="none"][Home] --> Editing--> Find & Select --> Find… หรือ กด Ctrl+F ก็ได้ ง่ายกว่าเยอะ โดยที่ก่อนจะทำการค้นหา ถ้าเราเลือก Range เอาไว้ก่อน แล้วค่อยกด Ctrl+F มันจะหาเฉพาะ Range ที่เราเลือก (แต่ถ้าเลือกที่ Cell เดียว มันจะหาทั้งหมดเลย เพราะคงไม่มีใครหา Cell เดียวจริงมั๊ยครับ?) find จากนั้นใส่คำค้นหาที่ต้องการใน Find what: จากนั้นก็จะให้เลือกเอาว่าจะกด Find Next หรือ Find All Find Next ก็จะทำให้ Active Cell เด้งไปยังผลลัพธ์ที่อยู่ถัดไป ส่วน Find All ก็จะ List ผลลัพธ์ทั้งหมดที่เจอมาให้เลย โดยที่การค้นหาของเรา สามารถกำหนด Options >> เพิ่มเติมได้ ซึ่งจะมีเงื่อนไขให้เลือกเพิ่ม คือ
  • Format… ระบุรูปแบบที่ต้องการ ซึ่งหากขี้เกียจระบุเองก็สามารถกด Choose Format from cell แล้วจิ้มไปยัง Cell ที่มีรูปแบบที่ต้องการได้เลย
  • Within: เอาไว้ระบุว่าจะหาเฉพาะใน Sheet หรือใน Workbook
  • Look in: ตรงนี้มีให้เลือก 2 แบบ ซึ่งสำคัญมากๆๆ นั่นก็คือFormulasหรือValues
    • Formula : จะเป็นการค้นหาจากสิ่งที่อยู่ใน Formula Bar ของแต่ละช่อง
    • Value : เป็นการค้นหาจากผลลัพธ์ที่แสดงออกมาใน Cell แต่ละช่อง
  • Match Case : ติ๊กเลือกถ้าต้องการสนใจตัวพิมพ์เล็กตัวพิมพ์ใหญ่ว่าต้องตรงกัน
  • Match entire cell contents : ติ๊กเลือกอันนี้ ถ้าต้องการให้เจอทั้งคำใน Cell เท่านั้น

การใช้เครื่องมือ Find เพื่อเลือกข้อมูลหลายๆ Cell

ที่ผมบอกว่าเครื่องมือ Find มันเจ๋งก็คือตรงความสามารถ Find All นี่แหละ ปกติเวลาคนหาแล้วกด Find All มันจะ List ผลการค้นหาทั้งหมดที่เจอมาให้ แต่สังเกตว่ายังเลือกช่องเดียวอยู่ findall-1 ตรงนี้แหละ ให้กด Ctrl+A เพื่อเลือกผลลัพธ์ทุกอัน คุณจะเห็นว่า Cell ต่างๆ ใน Excel ก็จะถูกเลือกไปด้วย ซึ่งอันนี้แหละเป็นเทคนิคการ Select Cell ที่เจ๋งมาก findall-2 (more…)

By Sira Ekabut, ago
Selection / Find / Replace / Go to

การเลือก/กรอก/แก้ไขข้อมูล

co-create บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


 

การเลือกช่อง Cell/Range ที่เราจะทำงาน (Selection)

ก่อนที่เราจะทำงานใดๆ ก็ตามใน Excel ได้ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูล ลบข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบ หรือการกระทำอื่นๆ อีกมากมายใน Excel สิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ การ Select  หรือเลือก Cell/Range ที่เรากำลังจะทำงานนั่นเอง โดยที่การ เลือก Cell สามารถทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่คนส่วนใหญ่มักทำกัน ก็คือการใช้ Mouse และ/หรือ Keyboard ซึ่งก็ยังสามารถทำได้หลายวิธีอีกนั่นแหละ แต่ผมจะขอสรุปให้เห็นชัดๆ เป็นตารางดังนี้
ใช้ Mouse ใช้ Keyboard ใช้ Mouse ผสมกับ Keyboard
เลือก Cell เดียว คลิ๊กซ้าย ที่ Cell ที่ต้องการ ใช้ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ ทีละ 1 ช่อง กด Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ โดยมันจะเด้งไปทิศนั้นจนสุดขอบเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet)
เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องกัน คลิ๊กซ้าย ที่ Cell จุดเริ่มต้นค้างไว้ แล้วลากไปยัง Cell ปลายทาง กด Shift + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มทีละ 1 ช่อง กด Shift + Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มไปจนสุดขอบแต่ละทิศเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet) โดยคลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้ว กดปุ่ม Shift ค้าง ไว้ แล้วคลิ๊กซ้าย ที่ Cellปลายทาง
เลือกหลาย Cell แบบไม่ต่อเนื่องกัน ทำไม่ได้ ทำไม่ได้ คลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อๆ ไปได้เรื่อยๆ
เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องบ้างไปไม่ต่อเนื่องบ้าง ทำไม่ได้ ทำไม่ได้ คลิ๊กซ้าย ที่ cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อไป(ไม่ต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Ctrl จากนั้นเปลี่ยนเป็นกดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ปลายทาง (ช่วงต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Shift

การกรอกข้อมูล (Data Entry)

การกรอกข้อมูล เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการจะสั่งให้ Excel ทำงาน เราสามารถกรอกข้อมูลลงไปใน Excel ในแต่ละช่อง (Cell) โดยพิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไปได้เลย โดยให้เอา Mouse คลิ๊กไปที่ช่องนั้นๆ หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการ แล้วจึงพิมพ์สิ่งที่ต้องการแล้วกด Enter การกรอกข้อมูลลงไปใน Excel จะแบ่งได้เป็น 2 แบบใหญ่ๆ คือ
  1. การกรอกข้อมูลที่ไม่ใช่สูตรคำนวณ
คือ การกรอกข้อมูลปกติทั่วไป เช่น ตัวเลข วันที่ เวลา ตัวหนังสือ ค่า TRUE/FALSE เป็นต้น

data

จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar (ช่องแสดงสูตร) จะเป็นค่าเดียวกัน  แต่อาจมีรูปแบบต่างกันบ้าง ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดรูปแบบการแสดงผล หรือ Formatting ซึ่งจะพูดถึงในบทถัดๆ ไป
  1. การกรอกข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณ
จะนำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (= ) เสมอ โดย Excel จะทำการคำนวณผลลัพธ์ตามความสัมพันธ์ที่เรากรอกลงไป เช่น กรอกใน Cell ว่า =10+5

formula

จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar จะไม่เหมือนกัน นั่นคือ ผลลัพธ์ใน Cell จะออกมาเป็น 15 (ผลหลังการคำนวณ) แต่ใน Formula Bar จะยังขึ้นสูตรที่เราใส่ลงไป นั่นคือ =10+5 อยู่เช่นเดิม โดยเรื่องของการเขียนสูตรผมจะขออธิบายโดยละเอียดในบทหลังๆ อีกครั้งหนึ่งครับ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะกรอกข้อมูลปกติ หรือกรอกสูตรลงไป สุดท้ายแล้ว Excel จะตีความค่าผลลัพธ์ (Value) ของข้อมูลใน Cell นั้นๆ ออกมาเป็นข้อมูลซึ่งสามารถแบ่งได้ออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้ ข้อมูลอยู่ 5 ประเภทใน Excel สำหรับคนที่ใช้งาน Excel ใหม่ๆ รู้จักแค่ 2 ประเภทแรกก่อนก็พอครับ
ประเภท การใช้งาน การจัดวาง ตัวอย่างของข้อมูล
ตัวเลข (Number)  เอาไว้ใช้คำนวณค่าต่างๆ ทางคณิตศาสตร์ ชิดขวา
  • ตัวเลขปกติ เช่น 10, -55, 0.24, 1/3, 1.23 E+05
  • ตัวเลขที่เป็นวันที่และ/หรือ เวลา เช่น 21/03/2017, 13:50
ตัวหนังสือ (Text)  เป็นเพียงข้อความแสดงผล เอาไปคำนวณอะไรไม่ได้ ชิดซ้าย
  • ตัวหนังสือปกติ เช่น คำว่า แมว, girl
  • ตัวหนังสือที่รูปร่างเป็นตัวเลข เช่น 000352211
ตรรกะ หรือ เรื่องของการใช้เหตุผล (Logic) เอาไว้ใช้กับการใส่เงื่อนไข ว่าข้อมูลที่ใส่ลงไปนั้นเป็นจริงหรือเท็จ เช่น ฟังก์ชั่น IF หรือ Conditional Formatting กึ่งกลาง
  • TRUE (จริง)
  • FALSE (เท็จ)
ความผิดพลาด (Error) เอาไว้แสดงว่ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น มีหลายลักษณะ กึ่งกลาง (ดูรายละเอียดในLevel 7)
Array ชุดของข้อมูลหลายๆตัวประกอบอยู่ด้วยกัน เช่น {1,3,7,8} (ดูรายละเอียดในLevel 35)
 

ทิศทางเมื่อการกรอกข้อมูลเสร็จสิ้น

เมื่อพิมพ์เสร็จ จริงๆแล้ว เราสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Active Cell เลื่อนไปยังทิศทางไหนต่อไป ซึ่งหากรู้ไว้ก็จะช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าไม่คิดอะไรมาก ก็ใช้แค่กด Enter ไปตามปกติก็ได้ครับ data-direction สังเกต!
  • เมื่อกด Enter จะเด้งไปช่องข้างล่าง แต่จะไม่ได้เป็นการขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิมนะครับ
  • เมื่อกด Tab จะเด้งไปช่องขวา ไม่ได้เป็นการเว้นช่องว่าง (ใส่ Tab) ในช่องเดิมนะครับ
  • ใช้ปุ่มลูกศรบน Keyboard ก็จะเลื่อนไปในทิศเดียวกับลูกศรที่กดได้เช่นกัน
(more…)

By Sira Ekabut, ago