Basic Formula

ติวเข้มก่อนเข้าโรงเรียนเวทมนตร์ #2 : ข้อควรระวังในการเขียนวันที่ในสูตร

จากตอนที่แล้วที่ผมได้อธิบายเฉลยข้อสอบเข้าโรงเรียนจอมเวทเทพเอ็กเซล ไป 2 เรื่องแล้ว วันนี้มาต่ออีกเรื่องซึ่งเป็นข้อที่มีคนผิดมากที่สุดครับ โดยโจทย์ที่ถามคือ… 8) ตามรูป หากเขียนสูตรว่า =IF(A1<31/12/2016,”ยังไม่หมดเขต”,”หมดเขตแล้ว”) ผลลัพธ์จะได้ออกมาเป็นอะไร? (A1 คือ วันที่ 29 สิงหาคม ค.ศ. 2016) ข้อนี้หลายคนโดนหลอกอย่างจัง เพราะข้อนี้คำตอบคือ “หมดเขตแล้ว” สาเหตุคือ เวลาเราเขียนค่าที่เป็นวันที่ลงไปในสูตร หากเราดันไปเขียนว่า =A1<31/12/2016 มันจะกลายเป็น เอา 31 หารด้วย 12 แล้วหารด้วย 2016 แทน (ไม่เชื่อลองเขียนสูตรว่า =31/12/2016 Read more…

By Sira Ekabut, ago
00-เนื้อหาสำหรับผู้เริ่มต้น

ติวเข้มก่อนเข้าโรงเรียนเวทมนตร์ #1 : ค่าที่แท้จริง วันที่และเวลา

จากที่ผมได้ Post ข้อสอบเข้าโรงเรียนจอมเวทเทพเอ็กเซลให้ลองทำกันไปเมื่ออาทิตย์ก่อน  (ใครยังไม่ได้ลองทำ เชิญไปทำได้ที่นี่ จะได้รู้ว่าเนื้อหาตรงไหนที่เรายังไม่แม่นนะครับ https://goo.gl/forms/5hqxIOH7tGDk9F3D2 ) ข้อสอบที่มีคนผิดมากเป็นอันดับต้นๆ และเป็นเรื่องที่เกี่ยวเนื่องกัน นั่นคือเรื่องของ “ค่าที่แท้จริง วันที่ และเวลา” ซึ่งมีอยู่ 3 ข้อ นั่นคือ ข้อ 6) จากรูป หากเขียนสูตรใน A2 ว่า =A1+1 จะได้ค่าเท่าไหร่? ข้อ 8) ตามรูป หากเขียนสูตรว่า =IF(A1<31/12/2016,”ยังไม่หมดเขต”,”หมดเขตแล้ว”) ผลลัพธ์จะได้ออกมาเป็นอะไร? (A1 คือ วันที่ 29 สิงหาคม คศ. 2016) Read more…

By Sira Ekabut, ago
Uncategorized

การเปลี่ยนรูปแบบ (Formatting)

co-create บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


  บทนี้เป็นเรื่องของรูปแบบ หรือการเปลี่ยนรูปร่างหน้าตาให้กับข้อมูลของเราที่อยู่ใน Excel ... ไม่ว่าจะเป็นการใส่สี, ตีกรอบ, เปลี่ยน Fonts, การจัดชิดซ้ายขวา, รวมถึงเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลตัวเลข เช่น แสดงทศนิยมกี่ตำแหน่ง ถ้าให้เปรียบเทียบเพื่อให้เห็นภาพ ผมขอยกตัวอย่างด้วย Concept ของการเปลี่ยน Theme ของ app แชตสุดฮิตอย่าง Line ครับ (ใครไม่เคยใช้ ลองคิดถึงการเปลี่ยน Theme Widows หรือ เคสมือถือก็ได้) line-theme-shop หากคุณลองกดเปลี่ยน Theme ใน Line แล้ว แม้หน้าตาของ app จะเปลี่ยนไป แต่โครงสร้างทุกอย่าง รายชื่อเพื่อนๆ chat ที่มี sticker ต่างๆ และข้อมูลทุกอย่างยังคงอยู่เหมือนเดิมทุกประการ จะเห็นว่า สิ่งที่เปลี่ยนไปก็มีแต่เพียงรูปลักษณ์ภายนอกเท่านั้น พูดมาเนิ่นนาน Concept ของบทนี้จริงๆ คือจะบอกว่า เรื่องของการเปลี่ยน Format เป็นเรื่องของการเปลี่ยนแปลงเพียงเปลือกนอก (Format) ที่มองเห็นได้ด้วยตาเท่านั้น ค่าที่แท้จริงที่อยู่ข้างใน (Formula &Value) ไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปเลยนั่นเอง

ประเภทของ Formatting

ผมขอแบ่งประเภทของการเปลี่ยน Format ออกเป็น 2 ประเภท คือ
  1. การเปลี่ยนรูปแบบเพื่อความสวยงาม
  2. การเปลี่ยนรูปแบบตัวเลข (Number Format)

การเปลี่ยนรูปแบบเพื่อความสวยงาม (Appearance Formatting)

การเปลี่ยน Format แบบนี้ เป็นรูปแบบที่คนทั่วไปน่าจะนึกถึงเมื่อพูดเรื่องการเปลี่ยนรูปแบบใน Excel ซึ่งมักจะอยู่ที่ Ribbon [fusion_builder_container hundred_percent="yes" overflow="visible"][fusion_builder_row][fusion_builder_column type="1_1" background_position="left top" background_color="" border_size="" border_color="" border_style="solid" spacing="yes" background_image="" background_repeat="no-repeat" padding="" margin_top="0px" margin_bottom="0px" class="" id="" animation_type="" animation_speed="0.3" animation_direction="left" hide_on_mobile="no" center_content="no" min_height="none"][Home] --> Font ไม่ก็คลิ๊กขวาที่ Cell แล้วเลือก Format Cells… ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดๆ ก็คือ
  • การเปลี่ยนสี ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนสีได้ทั้ง เปลี่ยนสีตัวอักษร สีพื้นหลัง สีเส้นกรอบของ Cell เป็นต้น แถมยังไล่ Shade สีได้อีกด้วยนะ (ซึ่งผมขอสารภาพว่าไม่เคยใช้ Feature นี้ในชีวิตจริงเลย)
  • การปรับขนาด
    • เปลี่ยนขนาดของ Font ให้ใหญ่ขึ้น หรือเล็กลง
    • เปลี่ยนขนาดของเส้นกรอบของ Cell ให้ หนา หรือ บาง
    • เปลี่ยนขนาดของ Cell ให้ใหญ่ขึ้น โดยเปลี่ยน Column Width และ/หรือ Row Height โดยให้เอา Mouse ลากที่หัวคอลัมน์ตรงเส้นแบ่งคอลัมน์ หรือหัวแถวตรงเส้นแบ่งแถว ได้เลย แต่ถ้าหากไม่อยากลากเอง สามารถเลือก ทั้งแถว หรือ ทั้งคอลัมน์ แล้ว ดับเบิ้ลคลิ๊กที่เส้นแบ่งคอลัมน์หรือแถว เพื่อให้ Excel ปรับขนาดอัตโนมัติได้ column-width-add column-width2
  • การเปลี่ยนหน้าตา
    • เปลี่ยน Fonts ไปใช้รูปแบบตัวอักษรอื่นๆ
    • เปลี่ยน/ใส่ Pattern ให้กับพื้นหลัง
  • หมุน ปรับทิศทาง
    • ปรับทิศทางการวางตัวอักษร ให้แสดงในแนวนอน แนวดิ่ง หรือวางเอียงๆ ก็ยังได้
ผมจะไม่ขอลงรายละเอียดการปรับรูปแบบประเภทนี้ เพราะเป็นเรื่องที่ผมเชื่อว่าผู้อ่านสามารถลองกดเล่นด้วยตัวเองได้ โดยปลดปล่อยอารมณ์ศิลปินได้อย่างเต็มที่ แต่ผมจะขอเน้นถึงบางประเด็นที่เห็นว่าควรรู้ไว้เท่านั้น เช่น

การใส่กรอบ (Border)

เราสามารถใส่กรอบได้หลายรูปแบบ แต่แบบที่ Advance มากหน่อยอยู่ใน  คลิ๊กขวา --> Format Cells… --> แล้วเลือก Border ซึ่งจะมี Diagram ให้เราสามารถกดที่ตำแหน่งต่างๆ โดยเราสามารถกดเพื่อตีกรอบแบบเฉียงๆ ได้ด้วย แถมแต่ละเส้นสามารถใส่รูปแบบเส้น ความหนา และสีแตกต่างกันได้เช่นกัน (ให้เปลี่ยนสี และ ความหนาก่อน แล้วค่อยมากดที่ รูป Border ด้านขวา) border-formatcell ในตัวอย่างข้างล่าง ผมนำการตีกรอบแบบเฉียงๆ มาสร้างเป็นหัวตารางด้านบนซ้าย ซึ่งทำให้ดูเหมือนว่า Cell ถูกแบ่งข้อมูลเป็นสองซีก ทั้งที่จริงๆ แล้วข้อความข้างในเป็นการใส่ text 2 บรรทัด โดยที่บรรทัดแรกกด space เพื่อเว้นวรรคให้บรรทัดบนชิดไปทางขวา ส่วนบรรทัดล่างให้ชิดซ้ายตามปกติ border-line นอกจากนี้ยังมีวิธีตีกรอบอีกวิธีหนึ่งคือเมนูเพิ่มเติมบน [Home] --> Fonts --> Borders ดังรูป ซึ่งมีรูปแบบให้เลือกมากมาย คล้ายๆ กับใน Format Cells แต่ว่าสิ่งที่เพิ่มมาคือเมนู กลุ่ม Draw Borders บริเวณด้านล่าง ที่ให้เราสามารถลากกรอบในตำแหน่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

(more…)

By Sira Ekabut, ago
ปรับ Formatting

เทคนิค Merge Cell แบบหลอกๆ

หลายๆ คนคงรู้จักวิธีการ Merge Cell กันอยู่แล้ว และหลายๆ คนคงจะรู้ว่ามันมีข้อจำกัดมากมาย เช่น เวลาต้องการจะ Sort ข้อมูล หรือ ต้องการ Paste Special ข้อมูล ลงไปในบริวณที่มีการ Merge Cell แล้ว Excel จะไม่ยอมให้ทำ โดยมักจะขึ้นมาว่า "This Operation Requires the merged cells to be identically sized." สรุปง่ายๆ คือ Merged Cell แล้วปัญหาตามมาเพียบ... ผมมีเทคนิคมานำเสนอ ที่ทำให้ผลลัพธ์คล้ายกับการ Merge Cell มาก แต่จริงๆ Cell ไม่ได้ถูก Merged ครับ ดังนั้นข้อจำกัดจึงหายไปด้วย! มาดูกัน fake-merged-cell  

วิธีทำ

  1. เลือก Range ที่ต้องการจะทำให้การหลอกว่าทำ Merge Cell
  2. ไปที่ Format Cells => Alignment
  3. ตรง Text Alignment เลือก Center Across Selection (ใช้ได้กับ Horizontal เท่านั้น)
  4. จบ!! (ง่ายมะ)
(more…)

By Sira Ekabut, ago
ปรับ Formatting

เทคนิคการลบ Hyperlink และป้องกันไม่ให้ Excel ใส่ Hyperlink เองแบบอัตโนมัติ

บ่อยครั้งที่เราไม่อยากให้ Excel ใส่ Hyperlink ให้เราเองโดยอัตโนมัติ จริงๆ เราสามารถไป set ค่าได้ครับ และมีวิธีเอา Hyperlink ที่มีอยู่ออกแบบง่ายๆ ด้วย ทำยังไงมาดูกัน วิธีการป้องกันไม่ให้มี Auto Hyperlink สามารถไป set ค่าได้ใน Options => Proofing => Auto Correct Options => Auto Format As You Type จากนั้นเอาติ๊กถูกหน้าคำว่า Internet and Read more…

By Sira Ekabut, ago
Shape / Diagram

ลูกเล่นเกี่ยวกับ Gridlines

คำว่า Gridlines ในที่นี้คือ เส้นแบ่งช่อง ไม่ใช่กรอบของช่องแต่ละช่อง หรือ Border นะครับ การซ่อน Gridlines ให้มองไม่เห็นบนหน้าจอ เราสามารถซ่อนไม่ให้มองเห็นบนหน้าจอคอมพ์ได้ ซึ่งทำได้ 2 วิธี ซึ่งดีกว่าการใช้วิธีถม Fill Color ด้วยสีขาวแน่นอน ไปที่ Ribbon แถบ View แล้วติ๊ก Gridlines ออก ไปที่ Ribbon แถบ Page Layout => Sheet Options แล้วติ๊ก Read more…

By Sira Ekabut, ago