Date Functions

แนวทางจัดการวันที่สุดมั่ว (ผิดไปแล้วทำไงดี)

างที่ผมพยายามเตือนเรื่องการกรอกข้อมูลวันที่ไปแล้ว 2 ตอนด้วยกัน สมมติว่าคุณแก้ไขตามที่ผมบอกไปแล้ว แปลว่าการกรอกวันที่ในอนาคตไม่น่าจะผิดอีกแล้ว แต่ของในอดีตที่เคยผิดไปแล้วจะทำไงดีล่ะ? วันนี้ผมเลยทดลองกรอกวันที่มั่วๆ ลงไปในหลายๆ รูปแบบ แล้วลองเขียนสูตรดูซิว่าจะช่วยจัดการให้เข้าร่องเข้ารอยได้หรือไม่? แบบว่าอัดสูตรแบบ combo เข้าไปแบบเดียวกันดูเลยว่ามีใครรอดมั้ย? ดาวน์โหลดไฟล์ ไฟล์ที่ผมลองทำ => mess-up-date2 Screenshot การทำ มีหลายขั้นตอนมาก หลักๆ คือ ผมก็คิดก่อนว่า ตัวเองรู้ได้ไงว่าวันที่อันไหนผิด ด้วยวิธีอะไร แล้วจะแก้ให้ถูกต้องได้ยังไง? แล้วเอาสิ่งนั้นแหละมาเขียนเป็นสูตร ผมก็เลยพยายามแยก ปี เดือน วัน ออกมา แล้วลอง adjust เช่น ลบ Read more…

By Sira Ekabut, ago
กรอกข้อมูล

อะไรจะเกิดขึ้น? เมื่อใส่วันที่ใน Excel ด้วยปี พ.ศ. แทนที่จะใส่ ค.ศ.

หลังจากบทความที่แล้ว ผมได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งค่าวันที่ให้ถูกต้องแล้ว (เรื่อง วัน/เดือน/ปี หรือ เดือน/วัน/ปี ) มาวันนี้ ผมจะขอย้ำอีกเรื่องนึงซึ่งเกี่ยวกับวันที่เช่นเดียวกัน (ซึ่งจริงๆ ได้พยายามย้ำหลายครั้งแล้ว) นั่นก็คือ… การทำงานเกี่ยวกับวันที่ใน Excel เราจะต้องใส่ปีเป็น ค.ศ. ไม่ใช่ พ.ศ.  เช่น หากต้องการใส่วันที่ 27 เมษายน พ.ศ. 2560 ให้ใส่ว่า 27/4/2017 ไม่ใช่ 27/4/2560 ! เพราะถ้าใส่เป็น 27/4/2560 …Excel จะคิดว่าเราหมายถึง 27 เมษายน ค.ศ. 2560 ซึ่งเป็นวันในอนาคตอีก 543 ปี!! (บ้าไปแล้ว) Read more…

By Sira Ekabut, ago
กรอกข้อมูล

การตั้งค่าให้ Excel รู้จักวันที่ในรูปแบบที่ต้องการ เช่น วัน/เดือน/ปี ไม่ใช่ เดือน/วัน/ปี

ต้องบอกก่อนเลยว่าเรื่องวันที่และเวลา เป็นเรื่องที่หลายคนไม่เข้าใจ และอาจจะกำลังปวดหัวกับมันอย่างมาก ซึ่งสิ่งหนึ่งที่ทำให้หลายท่านปวดหัวแบบสุดๆ ไปเลยก็คือเรื่องของ “รูปแบบวันที่” นี่คือตัวอย่างกรณีที่ตั้งค่าผิด สิ่งที่เกิดขึ้นคือ เราตั้งใจพิมพ์รูปแบบวันที่ในรูปแบบ วัน/เดือน/ปี แต่หารู้ไม่ว่าคอมพิวเตอร์ที่เรากำลังใช้อยู่ดันถูกตั้งค่าใน Control Panel ให้เป็น เดือน/วัน/ปี ผลลัพธ์ที่ได้เลยมั่วนิ่มเลย!! อธิบายความผิดพลาด 13/4/2017 ถูกจัดชิดซ้าย (เป็น Text) เพราะมันไม่รู้จัก เดือนที่ 13 นั่นเอง (วันที่ 4 เดือน 13 ค.ศ. 2017 ???) แปลว่าเลข 10/4/2017 ที่เราเข้าใจว่าถูกต้อง Read more…

By Sira Ekabut, ago
Featured

งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill

คุณเคยมั้ย? ที่ต้องจัดการข้อมูลบางอย่างอย่างเร่งด่วน และไม่ใช่งาน Routine จะเอาเวลาไปเขียนสูตรก็คงไม่คุ้ม ถ้าเคย ผมมีเครื่องมือที่ชื่อว่า Flash Fill มาแนะนำสำหรับคนที่ยังไม่รู้จักครับ ซึ่งเครื่องมือนี้มามาตั้งแต่ Excel 2013 แล้วล่ะ มีแล้วก็ใช้ให้คุ้มหน่อยย หลักการทำงานของ Flash Fill หากคุณต้องการผลลัพธ์แบบไหน ก็พิมพ์บอก Excel ไปซะ แล้ว Excel จะพยายามหารูปแบบ (Pattern) จากสิ่งที่คุณพิมพ์ลงไปเอง ! (ถ้ายังหา Pattern ไม่ได้ ก็พิมพ์สอนเพิ่มไปอีก แล้วมันจะฉลาดขึ้น) Step การทำงานของ Flash Read more…

By Sira Ekabut, ago
Sort / Filter

ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List

แต่ก่อนตอนผมใช้ Excel ใหม่ๆ มีปัญหาอย่างหนึ่งที่ผมหงุดหงิดมาก นั่นคือ ผมต้องการลาก Fill Handle แล้วให้ Excel สร้างตัวอักษร A-Z หรือ ก-ฮ โดยอัตโนมัติ แต่สิ่งที่ Excel ทำให้มันกลับแค่เป็นการ Copy ตัว A หรือ ก ที่ผมพิมพ์ลงมาให้ซะงั้น! ผมงงมากเลย เพราะขนาด series ที่เป็นตัวเลขดูเหมือนว่าจะยากๆ เช่น 1,4,7,10,… มันยังฉลาดใส่มาให้ได้ แต่ทำไมแค่ A-Z หรือ ก-ฮ Read more…

By Sira Ekabut, ago
Selection / Find / Replace / Go to

การเลือก/กรอก/แก้ไขข้อมูล

co-create บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


 

การเลือกช่อง Cell/Range ที่เราจะทำงาน (Selection)

ก่อนที่เราจะทำงานใดๆ ก็ตามใน Excel ได้ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูล ลบข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบ หรือการกระทำอื่นๆ อีกมากมายใน Excel สิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ การ Select  หรือเลือก Cell/Range ที่เรากำลังจะทำงานนั่นเอง โดยที่การ เลือก Cell สามารถทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่คนส่วนใหญ่มักทำกัน ก็คือการใช้ Mouse และ/หรือ Keyboard ซึ่งก็ยังสามารถทำได้หลายวิธีอีกนั่นแหละ แต่ผมจะขอสรุปให้เห็นชัดๆ เป็นตารางดังนี้
ใช้ Mouse ใช้ Keyboard ใช้ Mouse ผสมกับ Keyboard
เลือก Cell เดียว คลิ๊กซ้าย ที่ Cell ที่ต้องการ ใช้ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ ทีละ 1 ช่อง กด Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ โดยมันจะเด้งไปทิศนั้นจนสุดขอบเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet)
เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องกัน คลิ๊กซ้าย ที่ Cell จุดเริ่มต้นค้างไว้ แล้วลากไปยัง Cell ปลายทาง กด Shift + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มทีละ 1 ช่อง กด Shift + Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มไปจนสุดขอบแต่ละทิศเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet) โดยคลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้ว กดปุ่ม Shift ค้าง ไว้ แล้วคลิ๊กซ้าย ที่ Cellปลายทาง
เลือกหลาย Cell แบบไม่ต่อเนื่องกัน ทำไม่ได้ ทำไม่ได้ คลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อๆ ไปได้เรื่อยๆ
เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องบ้างไปไม่ต่อเนื่องบ้าง ทำไม่ได้ ทำไม่ได้ คลิ๊กซ้าย ที่ cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อไป(ไม่ต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Ctrl จากนั้นเปลี่ยนเป็นกดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ปลายทาง (ช่วงต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Shift

การกรอกข้อมูล (Data Entry)

การกรอกข้อมูล เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการจะสั่งให้ Excel ทำงาน เราสามารถกรอกข้อมูลลงไปใน Excel ในแต่ละช่อง (Cell) โดยพิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไปได้เลย โดยให้เอา Mouse คลิ๊กไปที่ช่องนั้นๆ หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการ แล้วจึงพิมพ์สิ่งที่ต้องการแล้วกด Enter การกรอกข้อมูลลงไปใน Excel จะแบ่งได้เป็น 2 แบบใหญ่ๆ คือ
  1. การกรอกข้อมูลที่ไม่ใช่สูตรคำนวณ
คือ การกรอกข้อมูลปกติทั่วไป เช่น ตัวเลข วันที่ เวลา ตัวหนังสือ ค่า TRUE/FALSE เป็นต้น

data

จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar (ช่องแสดงสูตร) จะเป็นค่าเดียวกัน  แต่อาจมีรูปแบบต่างกันบ้าง ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดรูปแบบการแสดงผล หรือ Formatting ซึ่งจะพูดถึงในบทถัดๆ ไป
  1. การกรอกข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณ
จะนำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (= ) เสมอ โดย Excel จะทำการคำนวณผลลัพธ์ตามความสัมพันธ์ที่เรากรอกลงไป เช่น กรอกใน Cell ว่า =10+5

formula

จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar จะไม่เหมือนกัน นั่นคือ ผลลัพธ์ใน Cell จะออกมาเป็น 15 (ผลหลังการคำนวณ) แต่ใน Formula Bar จะยังขึ้นสูตรที่เราใส่ลงไป นั่นคือ =10+5 อยู่เช่นเดิม โดยเรื่องของการเขียนสูตรผมจะขออธิบายโดยละเอียดในบทหลังๆ อีกครั้งหนึ่งครับ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะกรอกข้อมูลปกติ หรือกรอกสูตรลงไป สุดท้ายแล้ว Excel จะตีความค่าผลลัพธ์ (Value) ของข้อมูลใน Cell นั้นๆ ออกมาเป็นข้อมูลซึ่งสามารถแบ่งได้ออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้ ข้อมูลอยู่ 5 ประเภทใน Excel สำหรับคนที่ใช้งาน Excel ใหม่ๆ รู้จักแค่ 2 ประเภทแรกก่อนก็พอครับ
ประเภท การใช้งาน การจัดวาง ตัวอย่างของข้อมูล
ตัวเลข (Number)  เอาไว้ใช้คำนวณค่าต่างๆ ทางคณิตศาสตร์ ชิดขวา
  • ตัวเลขปกติ เช่น 10, -55, 0.24, 1/3, 1.23 E+05
  • ตัวเลขที่เป็นวันที่และ/หรือ เวลา เช่น 21/03/2017, 13:50
ตัวหนังสือ (Text)  เป็นเพียงข้อความแสดงผล เอาไปคำนวณอะไรไม่ได้ ชิดซ้าย
  • ตัวหนังสือปกติ เช่น คำว่า แมว, girl
  • ตัวหนังสือที่รูปร่างเป็นตัวเลข เช่น 000352211
ตรรกะ หรือ เรื่องของการใช้เหตุผล (Logic) เอาไว้ใช้กับการใส่เงื่อนไข ว่าข้อมูลที่ใส่ลงไปนั้นเป็นจริงหรือเท็จ เช่น ฟังก์ชั่น IF หรือ Conditional Formatting กึ่งกลาง
  • TRUE (จริง)
  • FALSE (เท็จ)
ความผิดพลาด (Error) เอาไว้แสดงว่ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น มีหลายลักษณะ กึ่งกลาง (ดูรายละเอียดในLevel 7)
Array ชุดของข้อมูลหลายๆตัวประกอบอยู่ด้วยกัน เช่น {1,3,7,8} (ดูรายละเอียดในLevel 35)
 

ทิศทางเมื่อการกรอกข้อมูลเสร็จสิ้น

เมื่อพิมพ์เสร็จ จริงๆแล้ว เราสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Active Cell เลื่อนไปยังทิศทางไหนต่อไป ซึ่งหากรู้ไว้ก็จะช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าไม่คิดอะไรมาก ก็ใช้แค่กด Enter ไปตามปกติก็ได้ครับ data-direction สังเกต!
  • เมื่อกด Enter จะเด้งไปช่องข้างล่าง แต่จะไม่ได้เป็นการขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิมนะครับ
  • เมื่อกด Tab จะเด้งไปช่องขวา ไม่ได้เป็นการเว้นช่องว่าง (ใส่ Tab) ในช่องเดิมนะครับ
  • ใช้ปุ่มลูกศรบน Keyboard ก็จะเลื่อนไปในทิศเดียวกับลูกศรที่กดได้เช่นกัน
(more…)

By Sira Ekabut, ago