Conditional Formatting

Conditional Formatting เพื่อปรับรูปแบบตามเงื่อนไข

co-create บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่


  จะดีแค่ไหนหากเราสามารถกำหนดเงื่อนไขการใส่ Format ของ Cell ได้ตามที่ต้องการ เช่น
  • กำหนดให้สีในช่องเปลี่ยนไปโดยขึ้นอยู่กับตัวเลขที่อยู่ข้างในว่ามากหรือน้อย
  • กำหนดให้ตัวอักษรเปลี่ยนสีเป็นสีแดง เมื่อเลขในช่องน้อยกว่าค่าที่กำหนด
  • กำหนดให้เลข Top 20% ของข้อมูลทั้งหมด โดดเด่นออกมา
  • ทำให้ช่องที่มีคำว่า “แมว” เป็นสีส้ม
  • อื่นๆ อีกมากมาย
นี่เป็นตัวอย่างความสามารถของสิ่งที่เรียกว่า Conditional Formatting (การกำหนดรูปแบบตามเงื่อนไข) ที่ Excel มีให้เราใช้ครับ ซึ่งอยู่ใน [fusion_builder_container hundred_percent="yes" overflow="visible"][fusion_builder_row][fusion_builder_column type="1_1" background_position="left top" background_color="" border_size="" border_color="" border_style="solid" spacing="yes" background_image="" background_repeat="no-repeat" padding="" margin_top="0px" margin_bottom="0px" class="" id="" animation_type="" animation_speed="0.3" animation_direction="left" hide_on_mobile="no" center_content="no" min_height="none"][Home] --> Styles --> Conditional Formatting โดยสิ่งที่มีให้เลือกเป็นมาตรฐานมีดังนี้
  • Highlight Cells Rules : ช่องที่มีค่า มากกว่า/น้อยกว่า/มีคำที่กำหนด/หาค่าที่ซ้ำกัน
  • Top/Bottom Rules : ช่องที่เป็น Top 10 (เลขเปลี่ยนได้) ในเรื่องต่างๆ
  • Data Bars : ใส่กราฟแท่งเข้าไปเป็น Background ของช่องนั้นๆ ว่ามีค่ามากหรือน้อย
  • Color Scales ใส่สี Background ของช่องนั้นๆ ตามค่ามากน้อย
  • Icon Sets : ใส่เครื่องหมายต่างๆ เช่น ลูกศร ขึ้น/ลง ตามแต่ค่าที่อยู่ข้างในว่ามากหรือน้อย
  • New Rule…. : อันนี้ไว้กำหนดเงื่อนไขแบบ Advance ซึ่งจะพูดถึงในบทหลังๆ ครับ
connditional-formatting

วิธีการใช้งาน Conditional Formatting

  1. เลือก Cell/Range ที่ต้องการให้รูปแบบเปลี่ยนไปตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)
  2. เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น ผมเลือก Highlight Cells Rules --> Greater Than…-->
  • ใส่เลข 5000 ซึ่งหมายถึงจะใส่ Format ให้กับช่องที่มีค่ามากกว่า 5000 connditional-formatting-2
  • ตรงนี้จะใส่เป็นสูตรก็ได้นะครับ เช่น =sum($D$2:$D$3) แปลว่าให้ จะใส่ Format ให้กับช่องที่มีค่ามากกว่า D2+D3 ซึ่งคือ 1000+2000 หรือ 3000 นั่นเอง Tips : สังเกตว่า มีการใส่ $ เพื่อ Lock สูตรไว้ด้วย ไม่งั้นสูตรจะเลื่อน เดี๋ยวจะอธิบายต่อไปอีกทีว่าเมื่อไหร่ที่ต้องใส่ หรือไม่ต้องใส่เครื่องหมาย $ connditional-formatting-3
  1. เลือก Format ที่ต้องการว่าจะให้เปลี่ยน Format ไปเป็นรูปแบบใด ซึ่งจะมี Format เบื้องต้นให้เลือก ประมาณ 6 แบบ เช่น Light Red Fill with Dark Red Text ดังรูปข้างล่าง แต่ถ้าหากไม่พอใจ สามารถกด Custom Format… เพื่อกำหนดรูปแบบที่ต้องการได้
  2. หากต้องการใช้เงื่อนไขในขั้นตอนที่ 2 ที่ไม่มีให้เลือกในรูปแบบมาตรฐาน อ่านต่อในหัวข้อ การทำ Conditional Formatting ขั้นสูงได้เลย ครับ
(more…)

By Sira Ekabut, ago