Applied Knowledge

เจอคนใส่สูตรแบบนี้ =SUM(C7+D7+E7+F7+H7+I7) แปลกจริง

วันนึงผมเจอคนที่ทำงานเอาไฟล์ Excel อันนึงให้ดู ผมเจอสูตรที่แปลกมาก คือ อันนี้ครับ =SUM(C7+D7+E7+F7+H7+I7) คือมันเป็นสูตรที่ดูแล้วขัดหูขัดตามาก เพราะมีความแปลกในตัวเองหลายประการ แต่ก็เป็นสิ่งที่น่าสนใจเลยอยากจะเอามาแชร์กันครับ ประการแรก คนทั่วไปก็จะคิดว่า ทำไมไม่เขียนแบบนี้ =SUM(C7:I7) แน่นอนว่ามันไม่เหมือนกัน เพราะสูตรตั้งใจเว้น G7 เอาไว้ ดังนั้นควรจะเขียนแบบนี้มากกว่า =SUM(C7:F7)+SUM(H7:I7) แต่ว่าการเขียน =SUM(C7:F7)+SUM(H7:I7) อาจมีข้อจำกัดบางอย่างที่สู้สูตรแรกไม่ได้ เช่น ถ้าข้อมูลในช่องดันเป็นข้อมูล Text ที่หน้าตาเหมือนตัวเลข แต่เราดันอยากบวกมัน แบบนี้ SUM ไปตรงๆ จะบวกไม่ได้ เพราะว่าสูตร SUM จะหาผลรวมเฉพาะช่องที่มีประเภทข้อมูลเป็น Read more…

By Sira Ekabut, ago
Lookup / Reference Functions

VLOOKUP โหมด Approximate Match

อย่างที่เคยบอกไปแล้วว่า VLOOKUP มี 2 แบบ ซึ่งแบบพื้นฐานคือแบบ Exact Match ซึ่งจะ Map ข้อมูลได้ จะต้องเจอคำค้นหาอยู่ในคอลัมน์แรกของตารางอ้างอิงแบบเป๊ะๆ เท่านั้น แต่ในหลายๆ สถานการณ์ VLOOKUP แบบ Exact Match นั้นไม่สามารถตอบโจทย์ได้ เช่น กรณีที่มีเงื่อนไขในการใช้ตารางอ้างอิงเป็นช่วง เช่น การจัดเกรด การให้ commission เป็นต้น ตัวอย่างเช่น การจัดเกรดจากคะแนนแบบนี้ จะเห็นว่า ถ้าจะทำตารางเพื่อรองรับการหาแบบ Exact Match จะต้องสร้างตารางให้มี 100 Read more…

By Sira Ekabut, ago
Basic Formula

ฟังก์ชันปัดตัวเลข ปัดเศษทศนิยม

เวลาเราใช้ Excel คำนวณตัวเลข บ่อยครั้งผลลัพธ์จะออกมาเป็นตัวเลขที่หน้าตาน่าเกลียดหน่อยๆ เพราะมีทศนิยมเยอะเกินไป เช่น 1234.5465 ซึ่งในชีวิตจริงเราไม่ค่อยอยากเห็นทศนิยมเยอะขนาดนี้อยู่แล้ว ดังนั้นฟังก์ชันที่สามารถปัดตัวเลขได้จึงเป็นสิ่งจำเป็น ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN ฟังก์ชันที่ใช้บ่อยที่สุดในการปัดตัวเลขก็คือ ฟังก์ชันกลุ่ม ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN นั่นเอง ซึ่งผมขอพูดถึงตัวที่เข้าใจง่ายที่สุดก่อน นั่นก็คือ ROUNDDOWN ROUNDDOWN ฟังก์ชันนี้ มีวิธีใช้งาน คือ =ROUNDDOWN(number,num_digits) หรือแปลได้ว่า =ROUNDDOWN(ตัวเลขที่จะปัด,จำนวนทศนิยมที่จะให้คงไว้) เช่น =ROUNDDOWN(1234.5465 , 2) จะได้ 1234.54 เพราะต้องการทศนิยม 2 Read more…

By Sira Ekabut, ago
Function โดยภาพรวม

ฟังก์ชันสรุปข้อมูลพื้นฐาน

SUM : ฟังก์ชันแรกที่คุณรู้จัก…รู้จักดีรึยัง? หากถามว่า “อะไรคือฟังก์ชันใน Excel อันแรกที่คุณรู้จัก?” ผมคิดว่าหลายคนน่าจะตอบว่าฟังก์ชัน SUM แน่นอน แต่หารู้ไม่ว่า มันอาจมีบางเรื่องที่คุณอาจไม่รู้เกี่ยวกับฟังก์ชัน SUM ก็ได้ เช่น จากรูปนี้ ผม SUM ได้ผลลัพธ์ 6000 แทนที่จะเป็น 9000 สาเหตุเพราะว่า SUM จะทำการสรุปข้อมูล โดยหาผลรวมจาก Data ที่เป็นข้อมูลประเภทตัวเลข เท่านั้น!! (ถ้าใครไม่ระวัง เจอข้อมูลที่เน่าๆ มี Text ปนมาหน่อย อาจได้ผลลัพธ์ที่ผิดแบบไม่รู้ตัวก็ได้ครับ) ฟังก์ชันสรุปผลแบบพื้นฐาน Read more…

By Sira Ekabut, ago
00-เนื้อหาสำหรับผู้เริ่มต้น

ทำไมถึงต้องเก่ง Excel ?

ทำน้อย ได้มาก สุดยอด! ตัวผมเองเคยใช้งาน Excel ครั้งแรก น่าจะสมัยเรียนมัธยมต้น ไม่ก็มัธยมปลาย (จำเวลาแน่นอนไม่ได้จริงๆ ครับ รู้แต่นานมากแล้ว)… แต่ที่จำได้คือ ตอนใช้งานแรกๆ นั้น ผมไม่ได้มีความรู้สึกชอบ Excel เลยซักนิด ทำให้ผมทำได้แค่กรอกข้อมูลกับเขียนสูตรง่ายๆ และใช้เครื่องมือช่วยเหลือเป็นนิดหน่อยเท่านั้น ไม่ได้คิดจะฝึกฝนอะไรมากมาย เพราะไม่รู้ว่าจะใช้ Excel เก่งๆ ไปทำไม… ผมยังคงความสามารถระดับเดิมอยู่จนเรียนจบปริญญาตรีวิศวะ จุฬาฯ และได้มีโอกาสไปทำงานเป็นวิศวกรที่บริษัทแห่งหนึ่ง ผมได้เห็นรุ่นพี่คนหนึ่งใช้ Excel เก่งมาก ซึ่งทำให้เค้าทำงานได้เร็ว (และดูสบายๆ ชิลๆ ด้วย) และที่สำคัญเขายังเขียนโปรแกรมบน Read more…

By Sira Ekabut, ago
00-เนื้อหาสำหรับผู้เริ่มต้น

การทำ Data Validation ขั้นพื้นฐาน

บังคับให้กรอกข้อมูลตามที่กำหนดด้วย Data Validation บางครั้งเราต้องมีการให้คนอื่นมากรอกข้อมูลในไฟล์ Excel ที่เราทำขึ้น เช่น ทำแบบฟอร์มช่วยคำนวณบางอย่างให้ ซึ่งเราเขียนสูตรไว้อย่างดี แต่สุดท้ายฟอร์มกลับใช้ไม่ได้เพราะคนกรอก กรอกข้อมูลไม่ตรงกับที่เราคิด เช่น กรอกผิดประเภท ผิดรูปแบบ ปัญหานี้สามารถลดให้เหลือน้อยลงได้โดยการใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า Data Validation องค์ประกอบของ Data Validation ในแต่ละช่องจะยอมให้กรอกข้อมูลอะไรได้บ้าง (Settings) เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข วันที่ โดยกำหนดละเอียดได้ด้วยว่า จะยอมให้กรอกได้กี่ตัวอักษร กรอกห้ามเกินค่าเท่าไหร่ ไม่ต่ำกว่าเท่าไหร่ ข้อความแนะนำ เมื่อมีการเลือก Cell (Input Message) เมื่อกรอกผิดจะให้ขึ้นเตือนว่าอะไร?? Read more…

By Sira Ekabut, ago