หลังจากที่เราได้เรียนรู้การใช้งาน Microsoft Excel เบื้องต้นในตอนแรก กันไปแล้ว  ในตอนนี้เราจะมาต่อกันด้วยเนื้อหาที่จะทำให้คุณทำงานบน Excel ได้หลากหลายมากขึ้น โดยเฉพาะการ Copy แล้ว Paste ข้อมูลในรูปแบบต่างๆ

Video สอนการใช้งาน Excel ประจำตอน

การ Copy & Paste ข้อมูลเบื้องต้น และการใช้ Fill Handle

  • หาก Range ต้นฉบับมี Format อยู่ เวลา Paste ปกติ ปลายทางก็จะถูก Paste ทั้งข้อมูลสูตร และ Format
    • หากปลายทางมีจำนวนช่องมากกว่าต้นทาง สูตรและ Format จะถูก Copy และ Paste ไปด้วยในลักษณะวนซ้ำ Pattern ไปเรื่อยๆ
  • การใช้ Fill Handle หรือ การใช้เม้าส์เลือกที่มุมขวาล่างของ Range ที่เลือกไว้แล้วลากไปในทิศทางต่างๆ จะมีการทำงานดังนี้
    • หากเลือก Cell เดียวแล้วลาก Fill Handle จะเปรียบเสมือนการ Copy ช่องต้นฉบับแล้ว Paste
    • หาก Range ต้นฉบับเป็นเลขเรียงกัน เวลาลาก Fill Handle มันจะคาดการณ์เลขต่อไปให้โดยอัตโนมัติ

การ Paste ในรูปแบบต่างๆ (Paste Special)

Excel Paste Special

  • หากต้องการ Paste ข้อมูลแบบพิเศษ สามารถทำได้โดยเลือก Dropdown จากปุ่ม Paste หรือเลือก Paste Special
    • Paste Formula = Paste แต่สูตร
    • Paste Value = Paste แต่ค่าที่คำนวณแล้ว
    • Transpose = กลับแนวนอนให้เป็นแนวตั้ง แนวตั้งให้เป็นแนวนอน
    • Paste Special => Format = Paste แต่รูปแบบ ไม่เอาค่าหรือสูตรมา (ใช้ Format Painter แทนได้)
    • Paste Special => Column Width = เป็นการเลียนแบบความกว้างคอลัมน์จาก Cell ต้นฉบับ
    • เมนูอื่นๆ เดี๋ยวจะขออธิบายภายหลังนะครับ

การใช้ Format Painter ช่วย Copy รูปแบบ

  • เลือก Cell/Range ต้นฉบับ จากนั้นกด icon Format Painter แล้วค่อยเลือก Cell/Range ปลายทาง
  • หากต้องการ Paste Cell ปลายทางหลายช่องที่ต่อเนื่องกัน ตอนเลือก Cell หลายทางก็ลากเป็น Range ได้เลย
  • หากต้องการ Paste Cell ปลายทางที่มีช่องไม่ต่อเนื่องกัน ให้ทำการ Lock Format Painter ก่อนโดย Double Click ที่ Format Painter จากนั้นค่อยทำการเลือก Cell ปลายทาง สังเกตุว่าหากใช้วิธีนี้แล้วจะ Paste Cell หลายทางได้เรื่อยๆ โดยไม่ต้องคลิ๊กที่ Format Painter ใหม่ทุกครั้ง

การ Merge Cell

  • ให้เลือก Range ที่ต้องการจะ Merge Cell จากนั้นกดปุ่ม Merge & Center
  • หากเดิมเคยมีข้อมูลอยู่ทุกช่อง หลังจาก Merge แล้ว จะเลือกแค่ข้อมูลจากช่องซ้ายบนของ Range ที่ Merge เท่านั้น

Undo & Redo & Repeat Action

  • Undo (ยกเลิกการกระทำล่าสุด)= กด Ctrl+z
  • Redo (ลงมือกระทำงานที่เพิ่ง Undoไป) = กด Ctrl+y
  • Repeat Action (ทำซ้ำการกระทำล่าสุด) = กดปุ่ม F4

การลบข้อมูลทั้งแถว (Row) หรือทั้งคอลัมน์ (Column)

  • กรณีจะลบแถวให้เลือกข้อมูลทั้งแถว โดยเลือกที่เลขชื่อแถว
    • หากต้องการลบแต่ข้อมูล = ให้กดปุ่ม Del บน Keyboard หรือปุ่ม Clear บน Excel  ได้เลย
    • หากต้องการลบแถวออกไปเลยทั้งแถว (ลบแล้วแถวล่างถัดไปจะขึ้นมาแทนที่) = ให้กดเมนู Delete => Delete Sheet Rows
  • กรณีจะลบคอลัมน์ ให้เลือกข้อมูลทั้งคอลัมน์ โดยเลือกที่ชื่อคอลัมน์

การขึ้นเครื่องหมาย ## หมายความว่ายังไง

แปลว่าในช่องนั้นมีตัวเลขที่ยาวกว่าความกว้างคอลัมน์ เลยไม่สามารถแสดงค่าได้ (แต่ยังมีค่าอยู่) หากต้องการแก้ไข ให้ขยายความกว้างคอลัมน์

 

ตอนหน้า จะเป็นเรื่องของการใช้สูตรเบื้องต้นแล้วนะครับ อย่าลืมติดตามกันล่ะ!!