ครั้งก่อนผมได้แนะนำ รวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น ไปแล้ว และได้การตอบรับดีมากๆ (ขอบคุณมากเลยครับ) วันนี้ผมเลยจะขอนำเสนอ รวม 5 เทคนิคการเขียนสูตรใน Excel ที่คุณอาจยังไม่รู้มาก่อน! ซึ่งเป็นเทคนิคการทำงานเกี่ยวกับการเขียนสูตรใน Excel ที่จะช่วยให้เพื่อนๆ เขียนสูตรได้เร็ว ถูกต้อง และตรวจสอบสูตรที่คนอื่นเขียนได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย

1. หากเจอสูตรที่ใช่ ให้กด Tab เลย เพื่อเลือกใช้

เวลาเขียนสูตรใน cell ด้วยเครื่องหมาย = แล้วเริ่มพิมพ์ชื่อสูตร เช่น จะพิมพ์สูตร VLOOKUP
เมื่อเราเริ่มพิมพ์ว่า =V ไปเพียงตัวเดียว มันจะขึ้นรายชื่อสูตรทุกตัวที่ขึ้นต้นด้วยตัว V มาให้เลือก…

  • ตรงนี้จริงๆเราสามารถดับเบิ้ลคลิ๊กเลือกที่ VLOOKUP ได้ หรือจะกดลูกศรขึ้นลงไปหาคำว่า VLOOKUP แล้วก็สามารถ กด Tab เพื่อเลือกได้เลย โดยไม่ต้องพิมพ์ให้จบ
    Excel formula writing tips
  • แต่ถ้าพิมพ์ L เพิ่มลงไปอีกตัวด้วยหลังจากตัว V มันก็จะกรองให้เลือกแต่สูตรที่มีคำว่า VL นำหน้า สูตรที่แสดงก็อาจจะเหลือแค่ VLOOKUP ตัวเดียว ก็สามารถกด Tab เลือกได้เลยเช่นกัน
    Excel formula writing tips
  • การกดเลือกแบบนี้มันจะใส่วงเล็บเปิดให้เองด้วย ดีกว่าพิมพ์เองเป็นไหนๆ
  • อ่อ เกือยลืม ก่อนจะพิมพ์สูตรเสร็จ ตัววงเล็บปิดตัวสุดท้ายของสูตรไม่จำเป็นต้องพิมพ์ใส่ก็ได้นะ เสียเวลาครับ!

2. F2, F3, F4, F9 จำไว้ให้ดี ใช้เขียนสูตรดีนักแล

  • กด F2 เพื่อเข้าสู่ Edit Mode (เข้าไปแก้สูตร เช่นเดียวกับการกดดับเบิ้ลคลิ๊กที่ Cell หรือกดที่ Formula Bar ข้างบน)
    Excel formula writing tips

หลังจากอยู่ใน Edit Mode เราจะสามารถ…

  • กด F3 เพื่อ Paste Name ที่ตั้งชื่อไว้แล้ว (ไม่ต้องจำชื่อ) โดยมันจะมีชื่อทั้งหมดที่เราตั้งเอาไว้มาให้เลือกอีกที
    Excel formula writing tips

    • แต่ถ้าใครไม่ชอบวิธีกด F3 ที่เขียนข้างบน จะใช้วิธีพิมพ์ Defined Name บางส่วนแล้วค่อยเลือกก็ได้ (คล้ายๆตอบพิมพ์ชื่อสูตร)
      Excel formula writing tips
  • กด F4 เพื่อ Lock Cell Reference (ไม่ต้องพิมพ์เครื่องหมาย $ เอง) โดยกดได้หลายรอบ มันจะวนไปวนมาระหว่างล๊อคทั้งคอลัมน์ถั้งแถว หรือล๊อคอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือไม่ล๊อคเลย โดยเลือกได้หลายแบบ ก่อนจะกด F4คือ
    • คลิ๊กที่ส่วนใดส่วนหนึ่งของ Cell Reference
    • ลากให้ครอบคลุมที่เครื่องหมาย :
    • ลากให้คลุมส่วนที่เราต้องการทั้งหมดเลยก็ได้ก็ได้
      Excel formula writing tips
    • การล๊อคสูตรด้วยการกด F4 เมื่อนำมาผนวกกับการวางตำแหน่งสูตรให้เหมาะสม จะช่วยให้เราลดเวลาและความผิดพลาดในการทำงานได้มาก โดยวางตำแหน่งให้สอดคล้องกับการ copy & paste ข้อมูลจำนวนมาก โดยต้องดูให้ดีว่าควรใช้การ Lock สูตรแบบไหนดี
  • กด F9 เพื่อ Convert สูตรที่กำลังลากแถบดำเลือกไว้อยู่ ให้กลายเป็น Value (ใช้ตรวจสอบการทำงานของสูตรว่าเป็นไปตามที่คิดหรือไม่ ตรงนี้มีประโยชน์สุดๆ โดยเฉพาะเวลาเราเขียนสูตรที่มันซับซ้อน)
    • กด F9 เสร็จกด Undo (Ctrl+Z) เพื่อให้ Value กลับมาเป็นสูตรเหมือนเดิม (แต่ทำได้ทีเดียว)
    • ถ้าจะ Cancel การแก้สูตรทั้งหมดให้กด Esc ออกไปเลย
      tips3-3

3. Tool Tips ของสูตร ก็มีลูกเล่นนะ

Tool Tips ก็คือสิ่งที่มันขึ้นมาหลังจากที่เราเขียนสูตรเข้าไปหลังเครื่องหมายเท่ากับ โดยมันจะบอกว่าสูตรนี้ต้องการ Argument อะไรบ้าง

  • หากมันวางเกะกะ สามารถคลิ๊กลากไปที่อื่นได้
    Excel formula writing tips
  • สามารถคลิ๊กที่ชื่อฟังก์ชั่น เพื่อเปิด Help
  • สามารถคลิ๊กที่แต่ละ Argument ใน Tool Tips เพื่อให้มัน Highlight สิ่งที่เขียนลงไปใน Formula แต่ละ Argument ได้เลย (ใช้คู่กับปุ่ม F9 ดีมากๆครับ แนะนำเลย)
    tips3-2

4. เทคนิค Divide & Conquer เขียนสูตรทดไว้อีกช่องก่อน ค่อยรวมทีหลังก็ได้

หากเราต้องการเขียนสูตรซ้อนสูตรแบบซับซ้อน แต่ยังไม่ค่อยชำนาญมากนัก เราสามารถใช้เทคนิค Divide & Conquer โดยเขียนสูตรแยก Cell กันก่อน แล้วให้มัน Link กัน จนมั่นใจว่ามันทำงานได้ถูกต้อง จากนั้นค่อยจับมารวมกันในช่องเดียวทีหลังก็ย่อมได้ (ถ้าอยากจะทำ) อีกอย่างยังทำให้ดูเราเก่งขึ้นหลายเท่าด้วย เพราะสูตรมักจะดูซับซ้อนเวลาเอามารวมกันหลายๆ ชั้น

วิธีทำง่ายๆ คือ

  • เขียนสูตรแยกช่องกันจนมั่นใจว่าทำงานได้ถูกต้อง
  • copy สูตรช่องนึงทั้งหมด (สมมติช่อง E18) ไปรวมในอีกช่องนึง (ช่อง E19) ในส่วนที่อ้างไปช่อง E18
  • ลบเครื่องหมายเท่ากับออก

ดูตัวอย่างได้ในรูป

Excel Formula Writing Tips

5. เมื่อคุณงง เครื่องมือ Formula Auditing ช่วยคุณได้

หากคุณเขียนสูตร หรือเห็นสูตรของคนอื่นแล้วเริ่มงง และหากลองลาก Selection บางส่วนของสูตรที่สงสัย แล้วกด F9 แล้ว ก็ยังช่วยอะไรคุณไม่ได้ ผมแนะนำให้ใช้เครื่องมือ Formula Auditing ที่อยู่ใน Ribbon แถบ Formula ครับ โดยเครื่องมือแต่ละอันเจ๋งๆ ทั้งนั้น ขอเริ่มจาก

  • Show Formula เอาไว้ปรับการแสดงผลบนชีทเป็นโชว์สูตร แทนการโชว์ผลลัพธ์จากสูตร
  • Evaluate Formula เอาไว้ให้ Excel แสดงวิธีการคำนวณช่องนั้นทีละ Step เลย
    Excel Formula Writing Tips
  • Trace Precedents เอาไว้หาว่า มีช่องอะไร Link มาหาช่องที่เรากำลังตรวจสอบบ้าง โดยจะมีลูกศรชี้ไปยังช่องนั้นๆ และสามารถกดซ้ำลงไปได้หลายๆ ครั้ง เพื่อให้มันย้อนกลับไปยังช่องที่ Link มาหาทอดถัดๆ ไปอีก
    • สามารถดับเบิ้ลคลิ๊กที่ลูกศรเพื่อให้มันเด้งไปยังช่องต้นทางได้เลย (ช่องปลายทางลูกศร)
  • Trace Dependents  เอาไว้หาว่าช่องที่เรากำลังตรวจสอบ Link ไปที่ไหนบ้าง  โดยจะมีลูกศรชี้ไปยังช่องนั้นๆ และกดซ้ำได้หลายๆรอบเหมือนกัน
    • สามารถดับเบิ้ลคลิ๊กที่ลูกศรเพื่อให้มันเด้งไปยังช่องปลายทางได้เลย
  • Remove Arrows เอาไว้ลบลูกศรที่เกิดจากการใช้ Trace ทั้งสองแบบ
  • Watch Windows เอาไว้ใส่ค่าว่าจะติดตามช่องไหนเป็นพิเศษ (ใส่ได้หลายช่อง) ว่ามีค่าอะไร สูตรอะไร เป็นต้น

เป็นยังไงบ้างครับกับเทคนิคการเขียนสูตร 5 อันที่นำเสนอในครั้งนี้ ใครชอบเทคนิคแบบนี้อย่าลืมมาพูดคุยกันได้ใน Facebook Page นะครับ